人工智能技术在日常办公系统的应用前景

乔晓琳

摘  要：随着人工智能技术的飞跃式发展，人类社会生活的诸多领域面临着前所未有的变革。近几年来，人工智能技术与日常办公系统不断深度融合，大幅度增加了办公系统对数据资源的应用与管理效率，日常办公流程化、办公环境个性化、服务保障便捷化，将有望在人工智能技术的支持下实现。基于此，本文将简要介绍日常办公系统中人工智能技术的典型应用，并在此基础上展望AI时代下人工智能技术在日常办公系统的应用前景。

关键词：人工智能技术  日常办公系统  智能管理  应用前景

中图分类号：TP317           文献标识码：A             文章编号：1674-098X（2021）04（c）-0149-04

Application Prospect of Artificial Intelligence Technology in Daily Office System

QIAO  Xiaolin

（Shenzhen Polytechnic， Shenzhen， Guangdong Province， 518055 China）

Abstract： With the rapid development of artificial intelligence technology， many fields of human social life are facing unprecedented changes. In recent years， artificial intelligence technology and daily office system continue to be deeply integrated， which greatly increases the application and management efficiency of office system for data resources. Daily office process， personalized office environment and convenient service guarantee are expected to be realized with the support of artificial intelligence technology. Based on this， this paper will briefly introduce the typical application of artificial intelligence technology in daily office system， and on this basis， prospect the application prospect of artificial intelligence technology in daily office system in AI era.

Key Words： Artificial intelligence technology; Daily office system; Intelligent management; Application prospect

近几年来，“人工智能+大数据”技术为诸多领域的创新发展注入了新鲜血液，人工智能技术在日常办公系统中的应用使得新型无纸化办公模式逐渐成型。从某种角度来说，AI时代的来临依然是一种必然趋势。这在新的时代背景下，相关部门及人员应理性看待人工智能技术带来的机遇和挑战，妥善安排日常业务活动，实现人工智能技术的最大化效用。

1  日常办公系统中人工智能技术的典型应用

从学科角度来说，人工智能技术融合数学、计算机科学、信息科学等多门学科，主张运用设计好的规则展开基础运算，利用计算机的强大运算能力寻找解决问题的最优方案。近几年来，人工智能技术不仅在高新领域得到广泛运用，同时也在潜移默化中渗入社会生活的方方面面。事实上，伴随科学技术更新迭代速度逐渐加快，微处理器、内存以及网络组件等人工智能技术的基本产品成本逐渐下滑，为大数据乃至人工智能技术的大范围普及奠定了前提基础，使得“智慧设备”的人机交互能力、数据感知能力乃至自主学习升级能力得到全面发展。从人脸识别到智能搜索，从程序设计到智能控制，人工智能可依据算法模型解决人类日常生活中的系列问题，在特定场景下发挥显著效益。下文将对人工智能技术在日常办公系统中的典型应用进行介绍。

1.1 智能机器人

智能机器人是人工智能技术发展升级的产物，就现有技术手段而言，其主要有软件机器人和硬件机器人两种构成。其中，前者以阿尔法狗、微软小娜为代表，主要负责数据、语言、图像以及逻辑分析。后者比之前者智能水平更高，同时在机械操控下可以进行简单的体力劳动，能够代替人们解决日常生活中的系列问题。比较具有代表性的硬件机器人是前几年阿拉伯未来投资倡议大会上被授予沙特公民身份的女性机器人索菲亚，其也是历史上被授予公民身份的第1个机器人，彰显着人工智能技术无限的发展潜力。

1.2 专家系统

和人脑相比，人工智能的快速分析能力更胜一筹。因此，在近几年的研究中，专家学者主张将人工智能技术应用于系统分析学科领域，借助人工智能的大量经验对变量数据展开分析。随着人口老龄化时代的来临，老龄化社会所面临的教育问题、养老问题、医疗问题、城市运行与司法服务问题都将会是一项严峻的挑战，而人工智能技术或许能抓住这一机遇得到广泛发展。以社会医疗为例，人类的大脑容量和学习经历毕竟是有限的，医学知识发展的步伐却是持续推进的，面对日益庞大的患者数据以及爆炸式增长的医疗信息，医生或许会稍显力不从心。但是，人工智能技术的应用，也许可以帮助医疗体系解决这一问题。事实上，早在20世纪70年代，斯坦福大学专家学者就已经开始着手打造医用人工智能专家系统并取得显著成效。假以时日，医用人工智能专家系統并将会得到发展和完善。如此，患者可以在医用专家系统的诊断下获知病情结果以及医疗方案，从而更好地满足患者的个性化诊疗需求，为社会民众提供良好的健康保障以及先进的医疗服务[1]。

1.3 智能交通系统

随着我们现在交通事业的繁荣发展，汽车几乎已经成为家家户户出行的基本代步工具。但与此同时，汽车数量的骤增也带来了交通堵塞、交通事故频发的问题，在一定程度上威胁到了城市安全。因此，近几年来，相关部门高度注重智能交通系统的构建问题，主张利用先进科学技术，如GPS以及传感器等对路面车辆流动状态展开实时追踪与监测，从而降低行驶路线中交通事故的发生概率。而随着人工智能技术的逐渐发展成熟，以该技术为核心的无人驾驶、拥堵趋势分析以及行车规划等工作均取得显著突破，车载感知、车联网、物联网的技术集成为城市交通问题的解决指明了方向，交通智能感知系统的开发与完善具有良好发展前景[2]。

2  日常办公系统中人工智能技术的应用前景

2.1 智能办公室

办公室是日常办公系统的基本硬件构成，绝大多数工作都需要人在办公室中完成。随着人工智能技术的普及与发展，物联网在日常办公系统得到广泛运用。在遵循相关约定协议的基础上，借助对应的感应设备，即可实现物体与互联网的连接。由此，办公室人员方可进行信息交互和通信，并实现对物体的智能化识别和监控，大幅度减轻了工作人员的压力。与此同时，智能办公室中蕴含电器以及其他现代科技产物，人工智能技术的应用能够强化上述物品的感知和连通能力，这也是近几年来智能家居研究与智慧城市建设过程中经验证的成果。如此以来，各大日常办公系统可以结合其自身需要，实现人工智能技术和物联网技术的渗透融合，将办公场所的水电光、温度联系起来，实现智能化控制，进而提升智能办公室的舒适性和便捷性。值得注意的是，在日常办公系统中，人始终处于核心地位，对办公室各应用终端操控的工作是由人来执行的。在人工智能技术辅助下，人与办公室各应用终端的交互将会更加密切频繁，经物联网连接的设备将会更加契合人的活动需求。在不远的未来，随着技术日趋完善成熟，智能办公室中的联网设备只会更加灵敏、智能，人与物的互联互通、物与物的互联互通都将成为一种现实。在这种情况下，办公室工作人员或许采取最为基础的语言、手势以及触控等交互形式，就可以灵活操控办公室内的设备，以满足自身工作需求，实现我的办公室我做主，提升工作效率水平。除此以外，人工智能具有较强的学习能力，随着办公室相关数据的不断累积，在云端服务和大数据分析的支持下，其有可能在细节方面更加完善，更好地为办公人员提供便利。比如说，在办公人员进入办公室之前，办公室智能系统能自动磨好咖啡，开启空调以及加湿器，为办公人员提供舒适的办公环境，同时随时间变化，对办公室内的照明、窗户开关情况进行调整，从而确保办公室人员全身心投入到工作中[3]。

2.2 智能管理

结合人工智能技术现阶段的研究方向来看，日常办公系统对于智能管理模式的构想主要集中于人员管理、车辆管理、设备管理以及商业机密安全管理等维度。首先，在人员管理角度，人工智能技术的加入将会优化人员考勤模式，降低人员管理成本。现阶段绝大多数单位已经开始采用视频监控系统或指纹虹膜采集器设计门禁系统。在这种情况下，主要对数据中心进行授权管理，由上述仪器设备所采集的视频图像信息及生物信息会自动与人员信息库信息进行比对，将其作为人员考勤考核标准，并按权限有效分离不同用户。在人员构成相对较为复杂、工作地点分散的区域，人员的活动信息将会被智能监控系统采集，同时确保对人员活动的监控被控制在合理范围内，大幅度降低了单位的人员管控成本，同时避免了传统监管模式下员工的逆反心理。其次，在车辆管理角度，借助人工智能技术可精准记录单位的派车、出车以及行车路线记录情况。通过GPS以及智能管理系统，单位车辆的具体使用信息将会上传到相关信息平台上，从而从根本上规避公车私用行为，保障单位利益。近几年来，无人驾驶技术是一项热门话题，无人驾驶车辆终有一日会走进人们的日常生活，当那一日真的到来，单位出行人员可以实现手机APP的自动导航以及行车数据的自动回传，相关数据采用与分析工作将会更加便捷。再次，在设备管理角度，人工智能技术的应用主要体现在业务综合管理模块的开发。办公设备的采购、分配、报废信息将会上传装备业务综合管理模块，相关工作人员只需定期查看平台数据，就可实现对设备的全寿命、全周期管理，实现对设备使用状况的动态追踪，做到进出有数。与此同时，随着智能管理范畴的不断延伸，单位方面还可借助业务综合管理模块，统计各部门人员以及各岗位固定设备的数量及使用情况，及时对出现问题的设备进行更换或检修，提升设备运行效率。最后，在商业机密安全角度，通过人工智能技术的融入，办公单位方面将会全面强化公网终端安全，优化基础技术手段，完善行业规范标准，强化专业力量及人员管理，实现多种要素的有机融合，杜绝商业泄密问题。

2.3 智能助手

就现阶段的人工智能发展情况而言，其已经在客服领域得到广泛运用。但随着技术的发展进步，以人工智能技术为基础的智能助手或将在方案提议、决策支持以及行程安排等方面发挥重要作用。在日常办公系统中，人工智能可以在一定程度上充当工作人员的助手，帮助人员合理完成公告通知、工作计划、文件报送以及会议管理等服务，甚至可以根据办公人员的实际需求进行机场订票、出行预约以及解决出差住宿等问题，帮助工作人员免除杂物烦恼，预留出更多的精力集中解决工作问题。在未来几十年中，智能助手的后台计算能力将会取得突破式进展，甚至有望实现通过自然语言与人沟通交流，实现人机的深度互动与交流[4]。

2.4 智能会议

在通信技术飞速发展的时代背景下，远程会议、网上办公已经成为一种极其普遍的工作模式。但是，现有的视频会议模式，虽然在便捷性方面比较令人满意，却在感知体验以及协作交互方面存在短板问题。与之相比，沉浸式的会议系统能增强会议用户的直观体验，产生临场感与真实感。在人工智能技术的支持下，智能会议的发展方向是打造沉浸式会议系统，提供虚拟现实显示功能。智能会议系统会融合视频显示、大数据信息处理以及认知计算语音计算等技术手段，专注提升视频的沉浸式体验，从而令会议用户拓展临场感知、增强多维感知、实现交互感知，确保多方人员的协同交互，达成多用户的一体联动。以多维感知为例，智慧会议系统或将会引入增强现实技术，将每次会议中所产生的视频、音频、图像以及数据信息进行汇聚，经后台精确运算后叠加到现实空间，从而利用广大用户的感知更加具体、全面，輔助人员作出相关决策。近几年研发的最新代战机头盔显示系统已经具备相关功能，强化了飞行员的战场感知能力，而伴随人工智能技术的创新发展，这一技术在日常办公领域也将会实现[5]。

2.5 智能移动办公

地区和地区的界线随互联网的发展而逐渐模糊，视频会议在很大一定程度上取代了传统的跨区甚至跨国会议。随着现代办公事业体系的逐渐成熟，各项办公事务时间紧、任务重，同时对保密要求也会有所提升。在这种情况下，智能移动办公便成为一种必然选择。智能移动办公强调以岗位角色为中心，认为应结合工作具体要求，对岗位进行灵活定义与权力赋予。和现阶段的办公平台不同，智能移动办公平台具备强大的云端处理功能，经由此平台，相关的工作信息和流程将会被极大程度上简化，甚至对一些常见的、走流程的工作可实现一键处理，大幅度解放了办公人员的工作压力。而随着移动端APP的定制开发提升日程，办公人员只需借助移动端设备，即便脱离办公室，也可以进行工作业务处理，帮助人员节省乘坐各种交通工具的时间，对自身时间进行合理规划，从而更高效地处理业务。除此以外，智能移动办公系统会配备应急处置平台，从而实现信息情报资料的共享，当单位遇到重大紧急问题时，应急小组以及相关部门人员可在第一时间制定方案，提升问题解决效率[6]。

3  结语

综上所述，人工智能技术在日常办公系统的更新与发展中起到催化剂作用。在人工智能技术的支持下，传统办公模式将会一去不复返，人员办公效率将会实现质的突破。因此，相关部门和人员应加快人工智能办公系统的开发与升级，提升智能办公的整体效能。

参考文献

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[2] 周宇涛，陈阳，刘佳，等.人工智能技术在日常办公系统的应用前景[C].中国指挥与控制学会.第六届中国指挥控制大会论文集（上册）中国指挥与控制学会，2018：3.

[3] 李明春，肖军.基于人工智能技术的智能值班管理系统[C].中国指挥与控制学会.第六届中国指挥控制大会论文集（上册）中国指挥与控制学会，2018：4.

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[11]邓文红，周忠丽.人脸签名在智能化办公系统中的身份认证应用[J].计算机应用，2014，34（5）：1373-1377.