关于重点项目固定资产档案管理

周晓辉

为有效提高重点项目固定资产的档案管理工作效率，文中对其管理工作进行了详细研究，文中先分析了重点项目固定资产档案的特点和项目档案管理的现状，并指出了当前存在的主要问题，然后通过对原因的分析，针对性提出加强档案管理的有效策略。

重点项目固定资产档案是投资项目管理中不可或缺的一部分，是对项目整个过程的相关行为的原始记录，可以为责任的验证以及追溯提供依据。当前重点项目固定资产投资工作在不断的进行中，国家也十分注重档案工作，对档案管理提出了更高的要求，然而在重点项目固定资产档案管理中还存在较多的问题，这就需要采取有效的措施进行改善和解决，依据有关的规定，合法、规范的开展管理工作，提升档案管理的水平。

一、重点项目固定资产项目档案的特点

（一）复杂性

项目建设中的各个环节都会形成档案文件和资料，可以体现出项目各环节的过程。且重点项目工程有很强的组织性，包含很多的部门，各种专业领域不一样，但是相互之间也具有紧密的联系，这就导致管理工作比较困难，经常会出现归属不明确的情况，要求每个环节的人员都能积极的配合以及协调。

（二）高标准性

档案是项目验收中的一个重要依据，和普通工程档案相比，重点项目固定资产档案的要求要更高，主要体现在完整性、全面性、真实性、系统性方面，针对归档提出了过程资料是不符合标准要求，以保证档案资料齐全、系统、准确、安全、可靠。

（三）保密性

重点项目固定资产投资一般是为了满足国家重点工程武器装备的研制要求开展的，包含较多的内容，如，投资计划、建设内容以及任务型号等等，有很多敏感的信息，所以，在档案中也会有涉资料或敏感内容部资料，需要在确保正常建设的基础上，根据保密要求，凡是涉密档案的工作，都要配备涉密人员参加，严格按涉密资料的借阅以及传递的要求进行管控，避免信息丢失或泄漏。

二、重点项目固定资产档案管理中的问题

（一）档案质量差距较大

在档案归档整理中，发现有很多的复印件，虽然其和原件一样都能够用作备查，然而却无法发挥原始凭证的功能。设备仪器档案开箱验收文件不够完整，存在丢失的问题，一些重要的档案资料归档不够齐全，如，随箱检验报告、开箱单、合格证等，特别是重大设备，有一些价值较高的设备仪器的归档资料严重缺失。基建档案的专业性比较强，主动权在施工方，导致一些监理和施工过程的资料提交不够完整，很多内容并未主动的归档，如，施工日志、备忘录、图纸调整、监理人员变化记录等等。有的记录虽然记录了但存在记录内容不一致现象，重大设备以及基建文件资料中，普遍存在缺乏隐蔽工程以及声像档案的情况，另外，一些归档文件不符合要求，存在铅笔和圆珠笔的字迹。

（二）档案工作不及时

固定项目建设中包含很多的环节，跨越时间较长，这就容易出现档案工作和项目建设不统一的问题，一些重大的专项会议，档案部门并未被要求参与，在重大设备开箱验收时，档案人员也未第一时间到现场收集相关的资料，现场人员的归档意识较弱，这就使得很多重要的资料和文件出现丢失的问题，后期想要弥补存在很大难度。在固定资产项目工作中，一般重视的是立项、招投标、论证等环节，而对于档案工作则缺乏重视，普遍存在项目结束时突击归档，临时收集的情况，在验收之前单位对档案编目以及自查的时间有限，自然无法确保档案归档的质量。

（三）档案编目缺乏合理性

在重点项目固定资产档案管理中，档案是依据“谁形成、谁归档”这一原则归档的，然而兼职档案人员提交的档案文件中存在较多的问题，比如，卷内文件不够连贯;案卷封面、脊背标签、备考表、卷内文件目录不符合要求;组卷缺乏规范性;设备仪器并没有依据单台套归档;文件以及案卷排列和时间形成顺序不相符，和规定要求不一致;特殊载体档案保管存在问题等。

（四）档案过程文件不完整

在档案管理中，时常会发现过程文件不完整的问题，使得项目脱节，无法全面的体现出项目的过程。比如，招投标文件收集的不够完整，缺乏中标通知书、评标报告等内容;没有整改结果反馈材料、设计变更文件缺乏闭环;没有决策性的过程文件;设备仪器文件不完整，缺少使用、交付以及安装中形成的文件;安全保密的证明文件、保密承诺书等缺失。

三、重点项目固定资产档案管理问题的原因

（一）缺乏明确的职责分工

项目档案主要包括几类，分别是设备仪器、基建、文书档案，各种档案之间都是相互联系的，项目建设的整个过程中，所有原始资料以及文件都可以体现出项目建设的实际情况。在施工环节，因为有很多的工作节点，在衔接中可能会出现档案文件交接配合不足的问题，或是人员缺乏责任心，使得档案资料出现丢失的问题;还有一些人员出于方便自己利用的目的，把一些重要的资料留下来，并没有提交给档案部门实施归档，影响了归档的完整性。

（二）项目实施缺乏规范性

在档案归档中，很多材料都不够齐全，这和施工方、供货商前期未明确规定归档要求有很大的關系。例如，委托招标代理公司并未明确提出招投标环节要归档的文件，没有列出清单，导致出现缺失;对监理和施工企业并未提出明确的过程文件归档规范;设备厂商签合同中，也未清楚提出交货验收环节要提供的相关资料以及文件，在验收时再想要找出相应的资料，很难实现。

（三）档案培训不到位

项目档案有很多的门类，包含较多的人员，要想确保档案管理的效果，就需要提高对档案管理人员的要求，同时部门也要积极的组织人员实施培训。然而一些部门对于档案管理人员的培训不够，并未及时的将有关法律法规、政策等传达给档案管理人员，使得其无法形成较强的归档意识，尤其是兼职档案人员在归档中会出现不规范的情况，没有掌握相应的工作规范，限制了管理的效果。

四、加强重点项目固定资产档案管理的策略