企业档案保密工作思考

朱英

【摘  要】论文阐述了企业档案保密管理工作存在的问题，并结合工作实际，针对问题提出企业档案保密工作的建议。

【Abstract】This paper expounds the problems existing in the secrecy management work of enterprise archives， and puts forward some suggestions on the secrecy work of enterprise archives according to the actual work.

【关键词】企业档案;保密工作;问题建议

【Keywords】enterprise archives; secrecy work; problems and suggestions

【中图分类号】G273;F272                                             【文献标志码】A                                                 【文章编号】1673-1069（2021）06-0022-02

1 引言

企业档案是企业在社会活动中直接形成的，保存备查的文字、图表、声像及其他各种方式和载体的历史记录，是企业知识资产和信息资源的重要组成部分。由于企业社会活动具有连续性，因此，无论是企业还是社会都会因某种需要而产生追溯产品和服务的过程，如法律责任、产品质量、事故调查、效益分析、改进提高、维护保养、业绩考核等。企业档案工作以满足企业证据、法律责任和信息的需求为目标，然而企业档案资料多涉及国家秘密或企业的商业秘密，如何把握好档案保密管理的尺度，使企业档案在安全范畴内最大限度发挥档案的价值，是企业档案部门必将面临的问题。

2 企业档案保密工作存在的問题

2.1 档案基础设施布局不科学，存在较多安全隐患

档案库房是档案保密的重点，JGJ 25—2000《档案馆建筑设计规范》规定档案馆的建筑布局应按照功能区分原则，布置各类用房位置，力求达到功能合理、流程便捷，解决内外相互联系与分隔，避免交叉，各部分之间档案传送不应通过露天通道。库区内部应设置其他用房，阅览室应设置自动防盗监控系统，档案工作要求达到库房、阅览室、办公室彼此分开。但不少企业未做到库房、阅览室、办公室三分开，在库房里设置办公区域导致非工作人员进入档案库区，非密档案库与涉密档案库未分开，而将所有库房整体设为保密要害部位，未坚持保密要害部位最小化原则，各门类档案未设置单独库房，多门类档案混在一个库房，以上现状，均存在管理漏洞和安全隐患。

2.2 档案保管职责理解不到位，档案保护重实体轻内容

档案管理员有保护档案完整与安全的职责，做到档案保管完好、不因工作疏忽大意而使档案遗失或不丢失，不仅要保证档案实体安全，还要保证档案内容的安全，实际工作中，档案管理人员更关注档案实体的安全，而忽略了档案内容的安全，例如，对档案内容的摘抄和拍照监管不严，阅览利用场所无明确限制，阅览室缺乏监控设施等都存在档案内容得不到保护的隐患。

2.3 知悉范围划分不准确，利用者身份不易识别

企业涉密档案利用一般都能严格履行涉密载体借阅审批手续，但由于企业档案保密的对象广泛，环节众多，增加了涉密档案知悉范围划分的难度，出现涉密档案的知悉范围划分粗略操作性不强，不利于企业涉密档案利用审批人和企业档案部门工作人员方便、快捷、准确地识别档案利用者的权限，存在涉密档案利用虽有审批手续，但未准确识别利用者的用档范围而借出超知悉范围档案的风险，含企业商业秘密的档案资料归档前未划分知悉范围，导致应保护的档案未得到保护。另外，大型企业中企业员工多，员工岗位变动频率高，每年新入职员工也相对较多，如果识别标识不直观，档案员很难准确识别利用者的合法用档身份，存在很大安全隐患。

2.4 密级变更不及时，影响档案提供利用

企业档案资料的定密依据来源不同，可分为原始定密和派生定密。原始定密是指企业根据国家定密事项对企业所生产的档案资料予以确定密级、保密期限、知悉范围;派生定密是指依据外来涉密文件资料的密级对企业形成的档案资料予以确定密级、保密期限、知悉范围。中小型企业派生定密较多，秘密不是一成不变的，而档案资料的密级变更由原确定密级和保密期限的机关、单位或者其上级机关确定决定，如果来文单位或其上级单位未及时办理密级变更手续，必将导致企业档案资料不能及时变更，从而影响档案的利用。

3 企业档案保密工作建议

3.1 规范企业档案库房等基础设施

首先，应保证档案库房、阅览室、办公区、技术用房分开独立，不存在交叉用房的现象，避免不同类档案交叉用库房，做到专人专管，尽量避免档案部门内部人员交叉进入库房。其次，档案库房应配备铁门、铁窗、铁柜和报警器等安全设施，同时，应将涉密档案较集中地放在一定区域，将该区域设置为保密要害部位，尽量缩小保密要害部位范围，在保密要害部位适当位置安装视频监控系统，非授权人员进入保密要害部位应严格履行审批手续，明确进入事由，记录进出时间段，禁止携带有摄录功能的设备，保密要害部位负责人做到全程陪同。档案阅览室应划分涉密档案阅览区或专门设置涉密档案阅览室，安装视频监控系统，禁止使用手机，防止档案使用人员摘抄档案、撕毁档案、对照档案拍照等。

3.2 加强档案管理岗位职责培训

做好企业档案保密工作的关键在人，除企业领导、各级中层管理人员、各职能部门工作人员以及一线生产作业人员应牢固树立“档案安全事关企业利益”的档案保密意识外，应重点加强对档案工作人员的培训，首先应明确档案管理岗位的保密责任，签订《岗位安全保密责任书》，档案工作人员自觉养成良好的档案保密职业素养和高度的职业敏感性，档案工作人员不仅应熟知各项档案管理制度、保密管理制度，还应熟知不同密级档案资料的保管、借阅利用审批程序、知悉范围、利用场所、利用期限要求，不仅保证档案实体的安全，还要保证档案内容信息的安全。

3.3 准确划分涉密档案知悉范围，改进档案利用者识别方式

企业涉密档案知悉范围是指可以合法知悉企业各类档案的部门或人员，准确、适当地限定企业各类档案的知悉范围，和确定档案的密级和保密期限一样，都属于档案资料定密工作的重要内容。对企业涉密档案知悉部门或人员进行严格管控，是确保企业涉密档案处于可控范围之内并采取相应保护措施的重要手段。在划分涉密档案知悉范围时，可邀请形成档案的各业务部门负责人、专家顾问、项目负责人参与，坚持工作需要、最小化、具体化原则，即不属于工作需要必须知悉的，不应纳入知悉范围，尽量减少企业涉密档案流转环节，把企业秘密的知悉范围尽量限定在最小人员范围，能够直接将企业涉密档案知悉范围限定到具体人员的，应当限定到个人，确实无法限定到具体人员的，才限定到各职能部门，但各职能部门应再根据工作需要，限定到具体人员，并保证对每位知悉人员作出记载，准确划分知悉范围的同时还要根据岗位、职责变动及时调整知悉范围，并通知到用档审批人员和档案部门工作人员。企業可为员工佩带包含部门、姓名、头像、工号等信息的工牌，方便档案部门工作人员直观、快捷地识别档案使用者的身份。

3.4 及时调整密级，充分发挥档案利用价值

根据《保守国家秘密法》第16条“国家秘密事项在保密期限内不需要继续保密的，原确定密级和保密期限的机关、单位或者上级机关应当及时解密”，企业定密归口管理部门对在保密期限内不需要继续保密的档案应及时办理变更密级手续。对于企业原始定密产生的档案，档案部门每年可对已到保密期限的档案进行逐份审查，登记造册提供给单位定密归口管理部门，定密归口管理部门组织相关专业技术人员对已到保密期限的档案进行判定和取舍，由企业保密工作领导小组作最后审查，对于需要解密降密的及时办理解密、降密手续。对于派生定密产生的档案，企业定密归口管理部门应积极与上级单位沟通协调，最大限度地保证派生定密产生的档案资料及时调整密级，避免出现“重保轻用，利用不足”的现象。

4 结语

档案工作的目的是最大化地实现档案的作用，发挥档案的价值。企业档案以为企业研发、生产、经营、管理和持续发展提供服务为工作任务，企业档案以满足企业证据、法律责任和信息的需求为工作目标，保守国家秘密是每个公民应尽的义务，更是档案工作者的最基本的职责，日常工作中，档案工作者在严格做好保密工作的同时，应切实完善工作职责，为企业研发、生产、经营、管理和持续发展服务好，涉密的档案资料应当保密，但保密的目的之一是有效利用，是有条件地利用，保而不用只会失去保管的意义，失去档案自身的价值，无限制地利用又会给国家安全带来威胁、对企业的利益造成损失。对企业档案工作而言，保密和利用都很重要，缺一不可。

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