建设项目印章管理风险及其防范策略

汤斌 傅贤强

【摘要】很多建设项目因为疏于管理，存在很多不合规、不合法的地方，包括对项目印章的管理，一些中小项目的管理人员没有树立防范意识，没有意识到印章的重要性。这样的行为不仅让建设项目处于巨大的风险中，而且在遇到突发事件时无法及时应对，拖延项目的进程，给公司带来人力、物力和财力方面的损失。本文将针对建设项目印章管理存在的风险，提出有效规避与防范印章管理风险的措施，希望能为相关工作人员提供参考和借鉴。

【关键词】建设项目;印章管理;风险;防范措施

【DOI】10.12334/j.issn.1002-8536.2021.19.090

印章具有法律效力，能够作为公司的代表，是建设项目能够顺利进行的重要保障。印章可分为行政印章、合同专用章、项目部印章、个人名章等，对于印章的管理是建设项目管理的重要内容，相关人员应当引起足够的重视，看到印章管理不当给项目带来的风险。建设项目具有工期长的特殊性，建筑工程管理人员可能会同时参与多个项目，具有流动性，这就增加了印章丢失的风险。

1、建设项目印章管理存在的风险

1.1舞弊风险

建设项目印章具备重要的功能，可用于通过和实施很多具体施工条例，若出现管理不当的情况，心术不正之人就会利用管理漏洞窃取印章，为自己谋取私利。个别印章管理人员违反法律和职业道德，不遵守印章的管理条例，利用职务之便，预先在空白的合同、凭证或者文件上加盖印章，让许多施工事项未经过审核就可以实行，使得相应的施工建设过程脱离掌控，造成了印章的舞弊风险，给建设项目埋下了极大的隐患和风险。这就是法律法规要求印章不能脱离保管人员的原因，因为一旦人章分离，项目出现舞弊情况的概率会大大增加。

1.2流程风险

印章在日常的管理中不仅存在舞弊风险，还会由于不遵守管理流程而出现流程风险，给建设项目带来巨大的损失。任何人要想使用印章，都需要按照专门的流程，提前申请印章的使用权，在经过上级主管的审核之后才能够使用，不允许有人无视规章制度、未经申请擅自使用印章或者先使用后申请。由此可见，长期以来印章使用已经形成了一套连续的、完整的流程和体系，若不严格按照流程使用印章就会造成风险。

1.3岗位风险

按照相关的法律和规章制度，应当安排两个人同时管理印章，不允许印章长期由一人管理，且要求这两人处于不同的岗位、无直接利益关系，保障一人在使用印章时另一人负责监督。但是部分建设项目不重视对印章的管理，让一人同时担任用印人和监印人，不利于对印章的内部监管，造成严重的岗位风险。另外，不仅要求双人管理印章，还要限制其对印章的管理时长，定期安排印章管理人员进行轮换，避免岗位风险发生。

1.4保管风险

管理人员必须对印章进行严格管理，按照规定应当把未处于使用状态的印章放置在保险柜或其他安全系数高的地方，还要对放置印章的保险柜二十四小时无间断监控。如果相关部门和管理人员未按照规定执行，没有及时将使用后的印章归于原位，妥善保管，就会带来保管风险。同时，管理人员应当注意检查印章放置处的监控情况，保证监控系统正常运行，在发现监控受损后要及时安排售后人员进行维修或更换，避免出现保管风险。

1.5经济与声誉风险

与金银珠宝、现金等实物型的财物不同，印章丢失后造成的损失难以准确估量，这是因为对印章的滥用不仅会带来经济损失，还会对建筑公司的声誉造成影响，给公司的形象带来不利影响，发生无形资产的损失，金钱的损失容易估计，但声誉的损失无法精确估计。如果印章使用或者监管不当，就容易带来经济与声誉风险，甚至造成项目停工，影响整个建设项目的进度。

2、如何有效规避与防范印章管理风险

2.1建立岗位风险防控体系

要想规避和防范上述印章管理風险，相关部门必须严格按照法律规定建立岗位风险防控体系，制定具体的管理条例和制度，要求建筑部门设置监管小组，安排专人监督对印章的使用过程，确保管理制度深入落实到印章使用的每个环节，确保岗位风险防控体系能够正常运行，避免发生岗位风险。建筑公司必须要求印章管理人员签订具有法律效力的岗位承诺书，严格遵守职业道德规范，明确其在使用印章的过程中需要面对的风险以及需要承担的职责。同时，公司还应定期组织印章管理人员学习相关的法律知识，不断提高管理人员自身的素质和管理技能。

2.2制定与完善印章管理制度

为了规范印章的日常使用，公司还需要制定和完善印章管理制度，明确印章管理人员的使命和责任，让其在工作时可以有制度可依。

2.3严格管理对印章的刻制和销毁

公司在初次注册领取营业执照后，可按照法律规定于行政服务中心对印章进行刻制，在备案后即可领取。而下属的项目部需要印章，则需要向相关部门报备，在经过各项审查后才能进行刻制，不仅如此，经过公安机关审查后才可以把印章正式投入使用。相应地，与对印章的刻制一样，对印章的销毁也应该严格遵守法律制度，报备后才可以销毁印章。

2.4遇到仿冒本单位或项目部印章时要通报法律部门

公司在本单位或项目部印章遭到仿冒时必须通报法律部门，严格按照规定进行登记，交给司法机关处理。其次，相关工作人员还需要对近期的合同、文件等进行排查，看是否有利用仿冒印章达成的合同，有的话要及时解除。除此之外，在印章出现问题后，公司还需要及时通知客户或者在公开的平台发布声明，避免再出现不合规的合同。

结语：

综上所述，印章是建设项目管理的重要对象，对于规范项目管理具有重要意义。要想保证建设项目的正常运行，就必须遵守相关的法律法规和企业的制度，重视对印章的保管工作，严格监督印章的使用情况，建设专门的监管体系，落实印章的管理制度，对印章的刻制、使用、销毁都需要按规定进行，防范印章在使用过程中可能出现的各种风险，包括舞弊风险、流程风险、岗位风险、保管风险和经济与声誉风险。在遇到仿冒情况时，印章管理人员必须及时向上级报告，采取各项补救措施，通报公安机关和司法部门解决。

参考文献：

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