大数据时代的档案管理信息安全问题分析

商圣坤

【摘要】    处于大数据环境下，更新升级迅速的信息技术在推动各行各业发展上做出杰出贡献。在当前档案信息管理工作中，信息技术在其中的运用呈现出不少优势，但也在档案信息安全管理方面暴露出不少问题，使得当前信息安全遭受巨大威胁，相关工作人员必须结合实际情况，积极推进健全的档案信息安全管理机制建设，强化在档案管理信息安全方面的管理力度。本文将基于大数据背景，分析档案信息安全问题，并研究如何有效应对相关问题的对策。

【关键词】    大数据    档案信息    安全管理

引言：

信息化在大数据时代得到普及，在档案信息管理环节得到有效运用，给档案管理工作的开展带来不少便利，有效突破了地域和时间的局限，让跨地区信息传递成为现实。然而，在承认档案信息管理信息化的同时，不可忽视其中存在的问题。例如，受电子档案性质的影响，不法分子可能窃取、篡改或销毁相关档案信息，出现档案信息不全、泄露等多个问题，故而如何保障档案信息安全管理已经成为当前重要任务，妥善处理在安全管理方面的不足。为此，相关工作人员必须立足实际，分析影响档案信息管理安全的因素，以此为基础制定具有针对性的应对措施。

一、大数据时代档案管理的改变

1.1档案管理的工作效率大幅度提升

在传统档案管理模式中，工作人员需要依据档案管理规则对档案信息进行分类管理，这些工作主要依靠人工进行。在对档案进行整理时，需要依靠人工找出档案源头，这个过程花费的时间相对较多，工作效率较为低下。在大数据时代下，现代技术在档案管理中得到有效运用，基于档案管理的特点制定了个性化管理系统，具有整个管理流程清晰完整的特点，适用于档案信息接收、归纳整理、储存等多个环节，能够有效减少工作人员的工作负荷，大幅度提升档案管理效率，还能够有效减少失误。

1.2档案管理成本得到有效优化

在传统档案管理模式中，档案主要为纸质档案，管理需要大量运用到档案袋、档案盒等，且對管理场地具有一定要求，管理成本相对较高。在大数据时代下，云盘、硬盘等储存软件在档案管理工作中得到广泛运用，让档案信息存储的空间得到科学管理，具有占用空间小的优势，且在一定程度上减少了纸张的使用，可以起到保护环境的作用，对优化档案管理成本具有积极意义。

1.3档案数据的利用率得到提升

由于传统档案数据在查阅时耗费时间相对较长，要想获取所需信息的工作量相对较大。在大数据环境下，档案信息储存方式出现改变，人们可以利用计算机快速查询和筛选所需信息数据，深入挖掘数据信息的价值，让信息共享成为现实。在现代化档案管理模式中，档案数据的利用率得到改善，让人们获取所需信息的效率得到显著提升，能够更好地体现档案信息的价值，对档案管理工作开展具有良好的指导意义。

二、大数据时代档案管理信息的安全问题

2.1具有遭受网络攻击的安全隐患

在现代化信息技术日新月异的背景下，档案管理面对的安全隐患也有所增多。人们在使用智能设备时，时常莫名其妙地受到不知名的网站链接、信息、邮件等，若没有注意点击进去，可能让设备感染病毒，或遭受黑客攻击，使得智能设备中储存的信息泄露或窃取，使得档案信息的安全性难以保障。这种问题不论是对个人还是对企业，乃至从国家层面来说，都是极大的安全隐患。企业档案信息关系到企业经营发展的关键信息，若企业机密信息出现泄露，可能危及到整个企业的生死存亡。在当前档案管理工作中，如何立足实际切实保障档案信息数据安全，提高档案管理系统抵御不法攻击的能力，已然成为当前档案管理工作人员的重要课题。在当今时代发展形势下，信息技术犹如一把双刃剑，在档案管理工作中，相关管理人员要充分认识到档案管理中的安全问题，提高抵御网络攻击及风险的能力，积极推进健全的安全隐患防御系统建设。

2.2受档案管理人员信息技术水平的影响

在我国现代化档案管理模式中，信息化在档案管理中得到普及，档案管理人员需要熟练操作电脑系统，对档案信息数据开展管理工作。在实际管理工作中，如果档案管理人员不能熟练操作电脑系统，面对网络入侵或攻击时不知所措，这些对会影响管理效果。此外，从事档案管理的工作人员信息技术能力不尽相同，实际操作水平存在差异，这些要素都会严重影响到档案管理安全及效果，而这也是当前档案管理中必须有效处理的问题。

2.3受安全管理意识的影响

在信息技术飞速发展的时代背景下，档案管理信息化已经成为现实，实体档案管理不再是档案管理的主要内容，通过将纸质档案转化为电子档案，能够让信息数据档案管理成为现实。在这种发展背景下，档案信息管理的安全性被越来越重要，但不少人缺乏安全管理意识。一方面，不少人本身对信息安全缺乏安全意识，没有认识到信息泄露的严重性;另一方面，负责数据管理的人员不具备明确的安全意识，面对安全隐患缺乏良好的管理措施，使得在对安全问题症结追根溯源方面存在阻碍，加大了档案信息泄露的风险。在传统档案管理模式中，档案信息数据主要为纸质档案，在管理中主要需要考虑到自然灾害、病虫害等问题。然而，大数据时代下的档案管理面对的安全隐患出现改变，需要考虑到如何抵御网络威胁、黑客攻击等，防止出现数据丢失等严重问题，切实保障档案信息管理安全。通过分析当前档案管理面临的安全隐患，可知主要涉及到档案数据资料本身和储存档案信息数据的载体这两部分。

三、大数据时代的档案管理信息安全保障措施

3.1加大网络防御建设，优化网络环境

在当今时代发展背景下，档案信息储存途径多种多样，不再局限于传统纸质档案储存模式，硬盘、U盘、云盘等都是储存信息数据的有效途径。网络储存具有储存空间小、方便快捷等突出优势，但外界环境对其造成的影响仍存在，且可能遭受网络黑客攻击，面临着不少安全隐患。在开展信息化档案管理时，必须充分考虑到储存温度、湿度、磁场等多个要素，避免让信息数据出现改变。在大力开展信息化档案管理工作时，必须将如何维护网络安全放在首位，加强系统防御网络攻击的能力，并定期对防御系统进行更新升级，为保障信息储存系统的稳定运行奠定基础，致力于保障档案信息数据的安全性和稳定性。另外，相关管理人员还需关注环境因素对档案管理工作的影响，科学利用现代化技术软件，注重防火墙等抵御安全隐患的运用和设置，为档案管理营造良好的网络环境。

3.2完善档案管理人员培训机制，强化安全意识

在档案管理工作中，受档案管理人员工作能力的影响，档案管理信息化的开展情况受到制约。为此，组织档案管理人员开展信息技术培训十分重要和关键。在开展信息技术培训活动时，可以适当拓展培训活动的开展方式，以调动员工的参与热情。

首先，可以采取邀请信息技术方面的专家学者开展专项技术培训，提高管理人员信息技术运用能力;其次，可以组织管理人员开展实践操作活动，让管理人员在实践操作中锻炼自己的信息技术处理能力，并针对参与情况进行交流讨论;此外，组织管理人员开展有关网络安全意识的讲座，结合具体案例让管理人员认识到档案管理信息安全的重要性，从而起到提高管理人员安全意识的目标，让管理人员在实际工作中提高安全性。除此之外，可以适当引进专业的技术人才加入到档案管理队伍中，以便于更好地维护网络安全，及时处理网络攻击等情况，并定期检查系统安全系数，致力于为档案管理营造安全稳定的管理环境。

为防止档案信息数据管理出现安全隐患，档案管理必须立足实际，制定健全的管理制度，要求管理人员依据相关流程及细则开展管理工作，定期考察管理人员的工作情况，要求档案管理工作严格依据相关规定有条不紊地开展，并对档案管理的基础设施建设予以重视，为促进档案管理工作顺利开展提供必要的技术支持，配置管理所需的设备，例如监控设备、信息采集设备等。

3.3加強档案数据库建设，健全相关管理制度

在落实档案信息安全管理工作时，必须将强化档案数据库建设工作落到实处，全面考虑到档案数据信息的特点，例如：信息数据量大、信息数据类型多种多样，等等。相关工作人员在开展数据库建设工作时，必须正确认识到档案数据信息的特点及类型，提高数据筛选的精确度，加大对档案数据的保护力度，科学应对由于档案数据信息量增大而导致的数据问题，让传统档案数据中心的弊端得到妥善处理，切实保障数据库能够保障信息数据安全所需。为此，为保障档案信息中心的有序安全运行，相关工作人员必须优化安全防护机制建设，严格依据现代技术的相关标准，全面分析档案信息化过程中可能出现的问题，并定期对档案数据库进行维护和升级管理，为避免信息丢失，定期开展档案信息备份工作，让档案信息管理得以顺利发展。

为了将档案信息安全建设落到实处，必须从管理制度层面入手，结合实际情况健全相关管理机制建设，分析在实际管理工作中可能面对的问题及风险，对管理制度进行合理调整，并将相关制度落到实处。为保障档案信息安全，管理人员要做好数据信息备份工作，在储存管理时需要全面分析影响信息数据管理效果的因素，确保储存环境的适宜性，并加强控制系统、监控设备等的建设，实施标准化档案管理工作，并定期检查档案管理的实际情况，及时找出档案管理中的安全隐患，从而及时处理相关问题。

四、结束语

在当今时代发展背景下，快速发展的信息技术对现代化档案管理的实现予以技术支持，对提高档案数据的利用率及价值具有积极意义，对档案管理发展犹如一把双刃剑。为此，档案管理人员必须正确对待现代档案管理模式，高度重视其中的安全隐患，科学处理其中的安全问题，基于技术手段、管理方式等多个角度入手，研究科学有效的档案管理方式，在保障档案信息数据安全的基础上加以研发利用，从而切实保障档案信息的安全性和价值。总而言之，档案管理安全与维护属于档案管理中的重中之重，必须立足实际建立良好的信息安全防御制度，并优化在后期维护上的投入，为推进健全完善的档案信息管理机制建设提供所需的人力物力财力支持，充分发挥档案信息安全维护系统的作用，让档案信息安全的作用得到有效发挥，为促进档案管理工作健康发展做出积极贡献。

参  考  文  献

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