浅谈现代档案信息化管理中的应用

李亚峰

摘要：近年来，随着我国社会经济的快速发展和计算机网络技术的不断进步，当前各个领域都有网络技术的应用，现代档案信息化管理活动也不例外。从当前国内档案管理实践现状来看，通过合理地应用与推广计算机网络技术，一方面可以有效地节省人力、物力和财力，另一方面对于全面提升当前我国档案工作效率及其科学性具有非常重要的作用。本文将对网络技术在现代档案信息化管理中的应用意义、档案信息化管理现状及相关问题进行研究，并在此基础上提出一些建设性建议，以供参考。

关键词：现代档案管理;信息化;应用

随着网络技术应用深度和范围的不断增加，虽然现代档案信息化管理工作已经取得了显著的成绩，但实践中因管理软件、标准等因素的影响，网络技术应用过程中存在着很多的问题。因此，在当前的形势下，加强对网络技术在现代档案信息化管理中的应用问题研究，具有非常重大的现实意义。

1、现代檔案信息化管理中的网络技术应用价值分析

随着社会经济的快速发展，现代档案资源管理工作应当面向社会，表现出特殊的人性化服务特点，同时它也是一种非常重要的社会信息资源。在当前网络时代背景下，为有效提高档案管理工作机器服务的实效性、针对性以及及时性，档案管理部门应当从根本上改变传统的管理理念、管理模式，对相关服务机制进行改进和完善，并将计算机网络技术有效地引入到实际工作之中，以此为基础来构建新时期的档案应用管理网络系统;同时以上操作，可充分发挥档案管理工作的服务功能，并在此基础上实现档案信息化管理工作快速发展。现代档案工作过程中，广泛应用了计算机网络技术，从实际效果来看，它有效地实现了社会信息资源的共享。从实践来看，档案管理过程中应用网络技术，不仅可以有效地节约管理过程中的人力、物力以及成本投入，而且较之于传统档案管理工作而言，它可以有效地减少中间工作环节，对于全面提高工作效率具有非常重要的作用。基于此，笔者认为在现代档案信息化管理过程中应用网络技术，有效地实现了档案管理工作的智能化，同时还使得社会公共信息资源能够得以共享，推动现代档案管理工作逐渐走向成熟。

2、当前档案信息管理工作现状及问题分析

实践中我们可以看到，当前国内档案管理工作中已经开始应用网络技术，并且也基本上可以保证档案信息化管理措施的落实，但实践中因诸多方面的因素影响，计算机网络技术在实际应用过程中依然存在着一些问题和不足，总结之，主要表现在以下方面：

2.1现代档案信息化管理过程中所应用的软件通用性、兼容性比较差

从实践来看，当前国内市场上所流通的大量档案管理软件种类非常的多，而且特点也各异，但每一种软件都基于档案基本管理要求出发进行创新和改进。但从当前我国档案信息化管理及其发展现状与趋势来看，办公自动化（OA）、档案管理以及电子政务系统正在走向一体化的道路。基于此，在系统平台选择过程中，通常要考虑非常多的影响因素，因此也就导致档案管理部门实际工作中所应用的计算机网络存在着一定的差异性，尤其是软件规格、型号差别较大，市场上流通的软件难以实现兼容。在这样背景条件下，很难利用计算机来完成相关档案信息的有效管理，同时也很难方便、快捷地编辑相关成果以实现资源的共享，因此严重制约了当前档案信息管理工作的现代化发展进程。

2.2档案管理缺乏统一的标准和规范

实践中我们可以看到，现代档案信息管理工作的一个公共基础就是规范化与标准化，如果没有这一条件约束，将很难保证档案管理工作的秩序性。但实践中却并非如此，很多档案信息系统以及网络的建设形式呈现出一定的差异性、各行其是，缺乏规范性、服务性以及共享性，因此很难适应当前我国档案信息资源的共享之要求。同时，基于历史原因的影响，尤其是各档案著录标准与细节规范不相容，导致档案管理系统软件缺乏可移植性。

2.3加强网络技术在现代档案信息化管理中应用策略

基于以上对当前我国网络技术在现代档案信息化管理中的应用现状及存在的问题分析，笔者认为要从根本上解决之，并提高应用效率，可从以下几个方面着手：

2.3.1建立网络化的档案管理信息系统

建立局域网，实现办公自动化网络带动档案管理信息人网。建设行业系统的跨地区大型网络，比如国家电网公司建立的网络化计算机档案管理信息系统，是个跨行业、跨部门、跨地区的大规模计算机网络，它不仅可以使本行业各级各类档案部门联网，而且可以与有关行业的档案部门联网，并使档案信息与图书情报资料等信息一起构成综合性信息网。在建立内部局域网的同时，还可以通过各种方式接入互联网。

2.3.2加强信息资源的共享

随着信息时代的发展，人类的知识和信息总量在急剧增长，面对浩瀚繁杂的文献情报，任何一个文献部门都不可能将所有知识和信息全部加以收集、整理、加工、保存和利用。因此，必须建立一个完整的社会信息系统。实行一体化管理。充分发挥整体优势。

2.3.3选择适用的档案管理系统

档案部门是一个重要的社会信息资源管理和服务部门，应该开发出自己的专门数据库或选择适用的档案管理系统，这是实现档案信息上网的前提和基础，也是对档案数字资源建设的基本要求。档案数字化资源的开发目的就是为了实现利用，数字化资源经过档案人员的开发和管理，通过网络满足企业各个部门及方方面面的远程查询和各种利用要求。

2.3.4逐步完善档案信息的安全保障体系

网络技术为档案的管理和利用提供了高效、快捷的手段和方法。但也给档案管理带来了新的安全隐患。通过在信息化建设过程中必须制定针对性强、操作性好的档案信息安全保密规定，确保档案信息安全、完整，充分应用信息安全保密技术，解决好档案信息的保密和存储备份问题。

结语

较之于传统档案管理理念和模式来看，在现代档案信息化管理过程中利用网络技术可有效提高工作效率，同时也方便查阅、提高安全性，因此在当前档案管理过程中网络技术已经被广泛地应用到实践之中。

参考文献：

[1]范叶国.浅谈计算机技术在事业单位档案管理中的应用[J].中国科技投资，2018.

[2]全先灏.计算机技术在现代档案管理中的应用[J].计算机产品与流通，2020.

[3]钱亚军.网络环境下档案工作的思考[J].科技资讯，2018.