档案电子信息认证平台设计方法及其功能实现

枣庄科技职业学院 胡向颖 张峰连

本文首先分析了当下档案管理工作的发展现状，随后分析了档案电子信息认证平台的开发背景，最后提出了档案电子信息认证平台的设计方法和具体功能。

随着我国经济水平的快速进步与升级，我国信息化技术建设工作正在迅猛发展的过程中。在当下，我国各行各业都处于从原本纸质办公转向成为电子办公的时代，而电子档案系统则是其中认证的关键步骤。电子档案系统具体来说是指使用计算机信息系统结合信息数据库，采用软件工程的实际思想，将纸质档案存储为电子档案信息的一个过程。在这一基础上，电子档案信息系统的准确性和保密性成为了非常关键和非常重要的内容，未来需要针对于这方面来进行加强。

1 目前档案管理的发展现状

档案管理制度依旧不够完善，对于一些老旧档案的管理效果不佳，很多老旧档案丢失或者损毁的情况屡禁不止。造成这类情况的原因就是档案管理存在漏洞，很多单位人员在管理的过程中并不专业或者缺乏相关的责任心，很多单位领导也没有重视这方面的工作没有注意对文书保存系统进行系统化的执行与加强，这导致档案在实际应用的过程中丢失、错误的情况非常常见。

管理人员的素质也需要进行提升，当下档案管理已经成为了一门专门的技术型工作，工作人员在开展工作的过程中不仅仅需要掌握档案管理的相关知识，同时也需要掌握现代科技手段，学会如何使用计算机信息系统来进行档案管理。

2 档案电子信息认证平台开发背景

档案电子信息认证平台，在实际开发的过程中使用了先进的PHP语言利用模板，在B/S的基础上进行开发，可以说整个网站的系统结构都可以进行灵活的自由配置以及信息发布，因此具有良好的灵活性和可扩展性。系统在实际设计的过程中，服务器使用了APACHE、数据库则是使用了MYSQL5.6，整个网站系统使用这种后台管理系统相对来说更加简单，也更加容易进行维护。表1所示为档案电子信息认证平台的简单功能模块。

表1 档案电子信息认证平台功能模块

整个系统都需要使用更加人性化的操作方式进行操作，所有的操作模块操作方法基本相同，各类操作界面的布局以及各类按钮的形状位置也基本固定，用户在这样的情况下能够在较短的时间内掌握各个功能模块的操作方式以及操作方法。

3 档案电子信息认证平台系统应用

3.1 系统登录

打开浏览器，此时浏览器并不限制版本，可以在浏览器的地址栏当中输入访问地址，比如说网络前缀加上服务器的IP地址，就能够进入网站的管理系统。如果不了解系统的实际访问地址，那么可以找到系统管理员来进行咨询。

第一步骤就是登陆系统，在进入系统登录界面之后，需要输入正确的用户名以及密码，此时就能够进入系统当中。系统拥有最初的管理员用户名和密码，使用这一用户名和密码，才能够进行系统管理，同时管理员在系统当中拥有最大的使用权限。管理员进入系统之后，可以根据系统的实际使用需求来添加不同的访问名和访问密码，对于不同的用户需要设置不同的使用权限，登录成功之后，系统将会显示当下的登录用户名以及登录信息，这一登录信息会被记录在系统日志当中。

3.2 系统主要功能

3.2.1 管理员添加账号

在管理员登录成功之后，管理员就可以在系统的后台添加相关账号。具体步骤就是选择账号的名称，随后划分账号的所属部门，并且点击确定，此时相关部门就可以使用这一账号。如果账号的使用人员，也就是用户出现了忘记密码等等问题，那么可以通过管理员账号来将密码重置到初始密码。此时用户进入个人中心，就能够重新重置个人密码，管理员在这一过程中可以删除用户的账号，因此管理员具有管理账号的能力。

3.2.2 普通用户登录

除了管理员在后台添加的账号之外，还可以通过普通登录的方式来注册登录账号，用户可以通过自己的个人信息来建立一个专属的个人账号，用于存储档案信息。这一账号主要的建立依据可以是手机号、微信号、qq号等等来注册账号，用户如果使用这一账号出现了问题，那么就可以后台申请通过账号恢复的方式来进行重新设置密码，找回账户。普通用户登录之后，可以在首页查看当下认证的明细列表以及实际情况，从而更好的掌握实际状态。

3.3 发起申请

普通用户登录之后，管理员可以在后台进行账号分配，也就是引导用户登录具体方式。比如说普通用户可以通过账号密码登录，也可以通过验证码登录。登录之后，系统功能菜单分类列出当下登录用户所拥有的的功能内容，并且进行详细的列举。如果用户需要使用这一功能，那么就可以点击这一功能来进行申请，选择事故原因、当事人姓名、身份证，申请查询相关信息，之后就可以选择发送的部门。点击发送按钮，就可以将相关档案发送到相关单位。比如说普通用户想要结婚，那么就可以向民政局发送申请，民政局同意之后，就可以前往民政局领取结婚证。

3.4 响应申请回复

档案局在收到用户的申请之后，就可以看到申请的实际情况，点击详情，相关部门就可以查询实际文件是否齐全，检查具体的文件内容。如果这一用户不符合实际情况，那么就可以不予受理，可以进行拒绝。如果当事人符合申请条件，那么就可以根据事实原因这一点来与当事人进行沟通，深入了解实际情况之后，点击确认即可。

3.4.1 申请列表

普通用户在点击申请之后，能够看到所有申请这一内容的用户列表，并且用户还可以点击用户的实际情况来查看相关信息。当下用户能够看到已经收到认证和没有收到认证的信息，用户可以对这两者进行查看，了解实际情况。

3.4.2 未认证列表

如果普通用户没有认证信息，那么就需要根据部门的查询需求来输入相关回执信息，点击确认，发送给申请方。相关附件在上传的过程中允许多个附件一同上传，点击加号就能够不断的上传附件，其中包括文本、图片、PDF等等格式的内容，点击附件之后就能够查询原图。

3.5 系统框架功能

3.5.1 个人设定

普通用户在登录之后，可以在个人设定功能页，也就是弹出的个人设定功能页面，系统中每个用户具体来说可以根据自己的实际习惯，这能够对系统的显示样式进行设定。个人设定功能具体来说，包括用户密码、用户名、用户信息等等相关内容。

3.5.2 退出系统

用户可以使用个人设定功能来随之退出系统菜单。退出系统菜单之后，用户可以选择安全退出的方式来保护账号的安全水平。

3.5.3 数据维护

用户在个人端口可以进行文档数据的备份以及恢复，而不用使用服务器上的数据库系统，这能够更好的进行数据导图以及数据导出，同时对于文档数据的保存提供了安全性方面的支持与帮助。这一功能可以将系统当中的文档信息备份成为文件，从而形成相关的内容以及数据。用户在实际需求的过程中，可以通过备份文件来恢复文档信息，从而在用户需求的时候通过备份文件来恢复文档信息。

结束语：经过分析之后，本文列举了未来档案电子信息认证平台设计过程中的开发背景，提出未来的设计与开发需要针对于个人用户的实际需求来进行，从而更好的保证开发质量以及开发效果。而在功能方面，其中包括系统登录、系统主功能、申请功能、框架功能等几部分。可以说未来的档案电子信息认证平台当中，主要的方向就是让个人用户的认证更加简便、安全，保护用户的电子信息档案不会被盗取，同时也让用户在各个部门辗转办事过程中的效率实现了速率的提升与增长，让办事更加简单与轻松。