地方高校特色档案管理问题与对策研究

黄玉花

摘  要：特色档案是地方高校档案资源重要的组成部分，是学校十分珍贵且具有独特色彩的宝贵资源。加强高校特色档案资源建设，对于涵养校园人文价值，提升学校精神文化软实力，助推学校各项事业的发展具有重要意义。本文从地方高校特色档案概念以及高校特色档案资源建设的意义入手，分析总结了地方高校特色档案管理现状，并提出了完善地方高校特色档案管理工作的措施，以促进档案管理水平的提升。

关键词：地方高校  特色档案  档案管理  工作措施

中图分类号：G27                                文献标识码：A                    文章编号：1674-098X（2021）02（b）-0165-03

Research on Problems and Countermeasures of Characteristic Archives Management in Local Colleges and Universities

HUANG  Yuhua

（Jinggangshan University， Ji'an ， Jiangxi Province， 343009  China）

Abstract： The characteristic archives are an important part of the archives resources of local colleges and universities， which are very precious and unique.It is of great significance to strengthen the construction of characteristic archives resources in colleges and universities for the cultivation of humanistic values on campus， the promotion of the soft strength of spiritual culture and the promotion of the development of various undertakings.Starting with the concept of characteristic archives in local universities and the significance of characteristic archives resource construction in universities， this paper analyzes and summarizes the current situation of characteristic archives management in local universities， and advances some measures for perfecting characteristic archives management in local universities， in order to promote the level of file management.

Key Words： Local colleges; Special archives; Records management; Working measures

特色档案是地方高校档案资源重要的组成部分，是学校十分珍贵且具有独特色彩的宝贵资源，它真实客观地记录了学校的发展历程和脉络，凸显了学校的办学成就和文化服务特色，对弘扬办学理念，传承校园精神文化，提高社会影响力，助推地方高校高质量发展具有非凡的意义。

1  地方高校特色档案的概念及意义

1.1 地方高校特色档案的概念

地方高校特色档案是指高校在教育教学、科研以及各项管理事物活动中直接形成的，反映高校独特文化内涵和学校办学特色，并具有查考利用价值的各类历史记录[1]。地方高校特色档案是高校在其独特地区的自然环境、历史背景和校园人文精神的影响下而形成的，它是高校逐渐积淀下来的优秀的、具有浓郁高校特色的档案资源。它具有档案的一般属性和特殊属性，其中原始记录性、历史性、社会性为其档案的一般属性，相对性、动态性和区域性为其特殊属性[2]。

地方高校特色档案主要包括五大类：一是特色人物档案，主要是高校杰出人才，如闻名的教职工、科研人员和著名校友档案;二是重大特色活动档案，高校举办隆重庆典、承办的重要国内外学术会议、重大外事活動、学校对外交流等形成的档案;三是特色成果档案，学校在教学科研、比赛等活动中形成的重要成果档案，上级、外单位颁发或者赠予高校的各种实物等;四是历史档案，记录学校办学发展变迁、反映学校办学特色与理念等的档案;五是其他特色档案，如国内外各级领导参观考察学校等形成的档案[3]。

1.2 地方高校特色档案资源建设意义

1.2.1 丰富馆藏结构 ，提升档案馆服务能力

在地方高校独特的区域，历史背景和校园文化精神影响下形成的高校特色档案，具有年代特征和历史烙印，不仅是档案馆的资源优势，也是学校的宝贵财富。特色档案的收集，可进一步丰富馆藏结构、补充馆藏档案不足，对提高档案馆服务能力、提升地方高校精神文化软实力具有重要意义。

1.2.2 加强特色档案资源建设，有利于地方高校各项事业的发展

随着地方高校内涵式改革不断发展，学校各部门，包括档案馆要紧密围绕学校的中心工作与重点任务开展工作。档案馆在注重收集、整理、利用等日常工作的同时，系统深入挖掘高校特色档案资源，展示高校独特文化的特色学科教学、教学科研成果，以及高校名人及知名校友等资料，凸显地方高校的人才优势等，最大限度发挥特色档案的价值，促进学校资源与社会资源的相互融合，助推高校的管理与发展。

1.2.3 加强特色档案资源建设，涵养校园人文价值

地方高校档案馆馆藏特色档案集中展现了学校的办学宗旨，发展沿革、办学特色、校园精神文化等，蕴含育人价值，对启迪、陶冶、塑造人具有极其重要的意义。通过对地方高校特色档案资源进行多角度、深层次挖掘开发，形成学校特色的优秀编研成果，展示地方高校办学历史、特色学科、杰出人才、优秀科研成果、各项荣誉奖项等，激励师生爱校敬业、奋发向上，增强学校归属感和认同感，提升文化自信、民族自豪感。

2  地方高校特色档案管理现状分析

2.1 特色档案管理意识落后

近几年，地方高校向应用型转型的大背景下，学校主要精力都投入到了优化教师队伍建设、深化教学体系转型、促进校企深度合作等工作中[4]。档案管理方面投入相对薄弱，档案管理不够规范。学校从领导到普通师生普遍存在档案意识薄弱，对档案工作认知欠缺，缺乏档案意识。

2.2 特色档案管理制度不健全

开展特色档案收集管理工作，涉及到多个校属单位，在实际工作中，档案馆介入困难，监督指导缺乏力度。特别是对于学校重要活动，档案馆介入活动，通常不被相关校属单位认可，档案馆不熟悉整个活动动态，无法对形成的特色档案材料进行有效的跟进、指导、督促、检查。特色档案归档范围界定不明，通常缺乏科学的衡量标准和归档管理要求，管理体制机制不健全，严重影响特色档案归档管理工作的有效开展。

2.3 特色档案资源编研开发不足

地方高校办学底子薄弱，对特色档案资源建设重视投入不足。馆藏特色档案也就寥寥无几、缺乏亮点。特色档案资源开发需要丰富、完善的档案资源库。文献编纂是一项复杂性且系统性强的工作，受馆藏匮乏的特色档案资源影响，档案编纂工作也就无法展开。特色档案收集与编研相辅相成，相互影响，只有加强特色档案建设，丰富馆藏，才能形成良性循环。

3  做好高校特色档案管理工作的措施

3.1 制定科学的归档范围

3.1.1 明确部门职责

按照《中华人民共和国档案法》的要求，参照本省实施的特色档案管理办法，制定完善地方高校特色档案管理办法，明确档案管理部门的地位，有权提前或直接参与特色活动档案收集与管理过程，具有统筹、协调、指导、督促的职能，对各归档单位行使检查、考核和评估的权限，各归档单位的学年度考核或任期考核文件也要确立档案归档管理考核指标。学校还可出台校内政策，如申报国家或省部级科研项目，经档案馆审核，项目档案归档齐全，才能报送;重点或特色学科专业的教师申报高级职称，需要把申报科研成果原件或复印件交案馆归档保存等等。

3.1.2 明确特色档案归档范围

围绕学校中心工作、重点任务、重大活动以及校属各单位的特色档案资源，结合高校特色档案分类方法，对全校特色档案进行详细梳理，对反映地方高校特色的各类档案，归档范围界定切忌过宽或者千篇一律，拟定具体可操作的整理规范和标准[5]。档案馆要不断完善收集管理措施，确保特色档案在收集、整理、保管和利用各环节顺畅，使归档管理更科学规范。

3.1.3 强化特色档案规范化管理

高校档案馆要按照规范要求，做好特色檔案纸质档案、电子档案、声像档案、实物档案的收集、整理工作。制作特色档案目录以方便查找利用，由专库专人放置保管。并逐步建立高校特色档案信息资源数据库，不仅对特色档案进行专门的保护，而且有助于档案管理向档案开发、档案应用转变。

3.2 多角度提升档案意识

3.2.1 加强档案人才培养

高素质档案工作队伍是加速高校特色档案建设发展的关键。高校特色档案在收集、整理、鉴定、保管等方法途径方面，与传统档案相比有一定的特殊性。其需要根据档案的历史时期、价值的大小、产生的影响力等进行鉴别、收集、整理、保存、编研。档案馆要建立并落实特色档案人才培训机制，重点强化档案队伍对特色档案价值的认识、特别是历史价值[6]。通过理论和实物操作培训，提升档案者工作队伍的知识水平和基本技能，有助于更全面地保存特色档案。

3.2.2 全面广泛宣传

良好的宣传对于增强地方高校师生特色档案意识、推动特色档案的收集与保护具有重要的意义，围绕学校重点工作、重大纪念活动等，抓住有利契机，结合馆藏，开发、编研特色档案产品，重点宣传，达到事半功倍的效果;档案讲座、论坛，增强档案文化传播深度和广度;借助档案馆主页、校内电子屏、高校校园网站以及校外网络媒体发布高校特色档案的信息，扩大校内影响，让特色档案深入人心，从而为特色档案管理工作营造有利的外部环境。

3.3 创新工作模式

3.3.1 加强特色档案编研

地方高校加强特色档案规范化管理的同时，注重利用与开发特色档案文化传承的功能。树立档案开发意识，着眼校园精神文化传承。找准特色，形成专题对特色档案进行编研开发[7]。围绕学校、重点、重要工作并结合高校档案利用需求趋势、社会发展热点为主题，深度开发、提炼形成具有较高利用价值的学校特色档案“品牌”编研成果，赋予学校特色的档案新的价值与生命力。形成档案的收集与编研珠联璧合的良性循环[8]。

3.3.2 联合开发特色档案资源

加强档案馆与校属单位、其他高校档案馆以及社会团体合作交流，联合开发特色档案资源并形成制度。通过校内横向联合、校外跨区域合作等形式，盘活馆藏特色档案资源，将“死档案”变为“活信息”。整合、优化各高校档案馆的特色档案资源，实现资源的优势互补。借助社会力量，对馆藏资源进行综合开发，打造高质量的档案文化产品，增强档案产品社会效益和经济效益。

参考文献

[1] 程栋梁.高校档案信息资源深度开发利用工作探析[J].兰台世界，2017（8）：19-22.

[2] 夏秀丽.地方特色档案资源开发[J].中国档案，2017（6）：38-39.

[3] 徐静娟.高校特色档案建设的实践与思考——以江南大学为例[J].太原理工大学学报：社会科学版，2012，30（4）：72-75.

[4] 张应强.地方本科高校转型发展：可能效应与主要问题[J].大学教育科学，2014（6）：29-34.

[5] 程栋梁.谈高校特色档案功能的发挥[J].北京档案，2019（1）：28-30.

[6] 叶萌萌.杨冬权档案价值鉴定观研究[J].档案与建设，2019（11）：6-9，14.

[7] 邓东燕，姚伦.创新档案编研  弘扬档案文化  提升服务能力——江西省档案馆开展编研工作的实践与思考[J].档案学研究，2018（1）：71-74.

[8] 张玉.构建高校特色档案提升档案文化影响力[J].吉林广播电视大学学报，2016（6）：81-82.