大数据背景下企业档案管理工作的创新模式解析

丛迪阳

摘  要：档案管理工作是企业各项管理工作的重要组成部分，往往包括着大量有价值的信息，通过对信息进行有效的挖掘处理，能够为企业的生产进行提供支撑。近年来，随着以大数据、物联网、云计算等信息技术在各个领域的成熟应用，我们逐渐步入到大数据时代。大数据背景之下，对档案管理工作提出了全新要求，需要我们转变创新管理模式，适应大数据环境下对企业各项管理方面提出的新要求。本文主要结合实际工作经验，首先探讨了大数据对企业档案管理产生的影响，然后论述了企业档案管理工作面临的问题，最后提出了大数据背景下企业档案管理工作的创新模式，希望通过研究对广大同行有所帮助。

关键词：大数据技术  企业档案管理  工作模式  创新

中图分类号：G27          文献标识码：A                  文章编号：1674-098X（2021）02（c）-0167-03

Analyzing the Innovative Mode of Enterprise Archives Management under the Background of Big Data

CONG  Diyang

（Mudanjiang Normal University，  Mudanjiang，  Heilongjiang  Province， 157011 China）

Abstract： Archives management is an important part of the enterprise's various management work， often including a lot of valuable information， through the effective mining and processing of information， can provide support for the production of enterprises. In recent years， with the mature application of big data， Internet of Things， cloud computing and other information technologies in various fields， we have gradually stepped into the era of big data.Under the background of big data， archives management has put forward new requirements， which requires us to change the new management mode and adapt to the new requirements of enterprise management under the environment of big data. Based on practical work experience， this paper firstly discusses the impact of big data on enterprise archives management， then discusses the problems faced by enterprise archives management， and finally puts forward the innovative mode of enterprise archives management under the background of big data， hoping to help the majority of peers through the research.

Key Words： Big data technology; Enterprise archives management; Work pattern; Innovation

时代在发展，科技在进步，以互联网为代表的信息技术，转变了我们传统的生产生活模式，我们逐渐步入到大数据时代。在时代发展进程中，任何事物循规蹈矩，不思进取都可能被时代所淘汰，档案管理工作也是如此。近年来，随着我国经济不断向前发展，改革开放不断加快，一方面为企业发展拓展天地的同时也面临着较大的竞争压力，如何在竞争激烈的市场环境当中赢得一席之地，就成为很多企业需要重点攻克的难题。企业档案资源包含了丰富有价值的信息，通过对各种有价值的信息进行深度的挖掘和处理，能够更好地满足企业的生产发展所需。大数据技术能够妥善地解决对海量档案资源进行深度挖掘处理的要求，从而为企业的各项管理工作提供信息支撑[1]。作为档案管理人员，应该从本质角度入手，紧跟时代发展进程，在观念体制和服务机制、服务手段等方面大胆创新，真正做到与时俱进，把握时代脉搏，使档案管理更好地推动企业的健康发展，使企业在市场竞争当中永立不败之地。

1  大数据技术对企业档案管理工作产生的深刻影响

1.1 各种数据信息的非结构化特征

大数据背景下所涉及到的各种信息数据包括了结构性数据、非结构性数据和半结构化数据，其中非结构性数据和半结构性数据是海量信息当中十分常见的数据显示，占据到各种数据信息的很大一部分，数据内容繁杂，处理难度较大。大数据背景之下做好非结构数据的处理工作，就成为档案管理人员需要重点解决的问题。作为企业的档案管理部门，可以利用大數据技术对海量数据当中的非结构化信息数据进行有效的处理，并对非结构化数据进行有效的整合和输出，方便企业查询，提高非结构化数据的利用效率。

1.2 用户对档案服务质量提出了更高的要求

大数据时代是信息爆发的时代，是科学技术快速发展快速进步的时代，各种数据表现形式、处理模式都在无时无刻地发生着变化。并且在网络世界当中每天会产生数量庞大的信息资源，这些信息资源超过了过去几千年的总和，并且不断处于增加的过程。针对数量庞大的数据信息，如何在海量数据当中寻找到客户最需要的有价值数据信息，就成为现阶段档案管理人员需要重点解决的难题，也成为制约档案管理人员提供优质档案服务的关键。传统档案服务工作开展过程中还存在着认知方面的误区，有些档案管理人员只是将档案管理工作作为一些数据信息的获取收集和整理，认为任何人都可以做该项工作。而有些人认为档案管理工作是一个机密性较强的工作，各种数据信息不能够向外提供，也不能够被利用。实际上档案管理工作是一个技术性和专业性要求很高的工作，加上各种数据信息的融入，对档案管理人员的综合要求越来越高。除了要具备档案管理方面的专业知识之外，还应该具备计算机操作网络技术知识。当今世界是一个共享开放的世界，大众对信息的共享程度越来越高[2]，连我国的政府机关也开展了政务公开和政府信息公开。这就要求企业的档案管理部门做到与时俱进，要充分处理好保密档案和档案利用公开之间的关系，保障用户能够随时随地地获取自己想要的有价值的档案信息。

2  大数据背景下档案管理工作面临的问题

2.1 档案管理意识有待进一步加强

近年来，随着我国市场经济不断向前发展，开放程度不断加大，一些企业档案管理人员对档案管理的意识没有紧跟时代发展进程。企业内部的很多档案管理部门在达到年度的档案管理目标之后，出现滑坡现象，工作中不积极、不主动、不求进取，对档案管理工作监督力度不足，档案管理放任自流。由于企业内部的档案管理工作并不能够直接产生较高的经济效益，所以很多档案的管理部门就连企业的领导人员都认为档案管理工作是一个可有可无的工作，往往只是嘴上说重要，不能够做到认真细致地执行，并不能够立足企业的实际情况加强对档案信息的高效收集、高效整理，也不能够从企业的长远发展角度入手，在档案管理方面投入资金和人力不足。由于企业领导人员对档案管理工作的认知不足，各项档案管理的议程排不上，档案管理工作得不到有效的重视，没有明确相应的工作地位，档案管理机构的职能被大大削弱，档案工作队伍专业素质普遍较差[3]，很多企业内部的档案管理工作制度形同虚设，一旦出现问题将面临较大损失。

2.2 档案管理手段落后

现阶段很多企业内部的档案管理部门，一直沿用纸质和人工操作模式，投入了大量的人力、物力，管理效率普遍较差，不仅占用了空间，而且纸质档案的保存要求较高，一旦保存不当就会造成档案存在发霉变质，有价值的档案信息无法得到恢复，企业面临较大经济损失。另外传统的档案管理模式之下，不利于对信息的高效收集整理和有效检索，在档案利用和档案获取过程中增加了档案管理人员查找的任务。对这种情况就需要依托大数据技术，加快档案管理的信息化和网络化建设进程，将纸质档案转变成数字档案或者电子档案[4]，减少纸质资源的使用，减少档案储存空间，提高档案的查阅效率。

2.3 档案管理专业知识有待进一步提升

当前在很多企业内部档案管理人员的职能作用主要包括了档案的收发、整理、保管三个方面。即使在档案管理部门内部构建了现代化的技术体系，加强对信息数据的有效收集整理，但是很多档案人员的操作熟练程度不足。这种情况主要是企业管理部门对档案管理工作的重视程度不高，传统的思想认识造成自上而下对档案管理人员的专业要求不高，使得现有的工作队伍老龄化严重，专业素质普遍较差。而且在很多企业内部的档案管理人员都是兼职行为，并非是档案专业出身。很多工作人员认为只要完成了数据的收集整理和保存工作就可以。缺乏后续培训，严重阻碍了档案管理工作的发展。

3  大数据背景下，企业档案管理工作创新模式分析

3.1 加快推进企业档案管理信息化建设

大数据时代，企业管理层是应该认识到数据收集整理深度挖掘的重要作用，要重视档案的各项基础业务，通过各种途径加快构建信息化的操作体系，推进档案信息化建设的广度和深度，提升档案管理的工作质量和管理效率，并在短时间内构建一套真正意义上的档案信息数据库[5]。一方面应该加强对档案信息资源的高效收集整理，在信息化建设过程中，档案数量会直接制约企业档案信息化的建设成效。因此就要求档案管理部门注重加强企业生产经营等各个方面的数据信息收集，为企业实现档案管理信息化奠定坚实基础。另一方面应该加快构建统一化的数据库。企业档案管理信息化建设过程中，就需要明确具体的建设标准，规范数据格式，构建有效且丰富的档案信息资源共享系统。另外，还应该做好文字档案电子化储存工作，及时将企业的各种纸质档案信息轉变成电子化，并上传到共享平台系统当中，实现高效共享、高效利用。最后一个方面应该加强软件和硬件支持。企业领导应该提高重视程度，在档案信息化建设过程中配置充足的资金，最大限度地满足信息化建设的硬件需求。此外，在具体的信息化体系建设过程中，还应该加强与OA系统的紧密联系[6]，严格遵循档案管理行业标准和法律法规，实现档案管理的信息化。

3.2 注重提升档案管理服务质量

大数据背景之下，为了切实提高档案管理的工作水平和服务质量，需要对档案管理模式作出有效的优化。综合运用信息技术和企业内部的数据，建立数据化的档案管理服务平台。另外在整个平台构建过程中，还应该将安全性、规范性纳入其中，加强对档案信息的高效管理、规范化管理。企业内部通过构建档案管理服务平台，可以借助平台的拓展性，将档案管理工作和企业的自动化办公系统有效集成应用，提高电子档案的处置效率，真正实现自动归档。另外企业内部还应该积极推广应用数字化、数据化的档案管理模式[7]，加快构建档案信息管理系统，该系统用于详细记录各项数据信息，并根据数据信息的来源和利用方式作出有效的分类。

3.3 注重提升档案管理人员专业素质

企业的管理层应该认识到大数据背景下档案管理工作的重要性并给予充足的重视，另外还应该加大高素质人才的培养力度，通过定期、不定期地组织专业技能培训，不断提升档案管理人员的信息化操作意识和操作能力。另外档案管理人员在日常工作当中也需要发挥自身的主观能动性，改变认知，配合大数据信息技术在档案管理中的应用[8]。管理人员也需要充分认识的传统档案管理模式的弊端，日常工作中要不断转变传统的管理模式，提升自身的专业素质[9-10]。

4  结语

综上所述，科学技术的迅猛发展，信息技术的更新换代，让我们逐渐认识到企业生产经营创新的重要性。尤其是在大数据背景下，我们也充分感受到先进信息技术的重要作用以及数据时代的伟大性。大数据背景下，企业档案管理工作面临着较大工作压力和工作挑战，对此就要求档案管理部门从自身工作角度入手，不断加强工作经验总结，勇于面对问题解决问题，确保档案管理工作能够与时代同发展共命运。

参考文献

[1] 关允静.大数据背景下企业档案管理工作的创新模式解析[J].中外企业家，2020（10）：142-143.

[2] 罗清恋.大数据背景下高校期刊档案管理工作的创新模式解析[J].大众标准化，2020（4）：195-196.

[3] 袁时雨.大数据背景下企业档案管理工作的创新模式研究[J].中国商论，2019（19）：107-108.

[4] 赵晨旭.对外贸易企业档案管理调研分析[D].哈尔滨：黑龙江大学，2019.

[5] 童心.XB企业档案管理信息化建设研究[D].西安：西北大学，2018.

[6] 孙莉.现代企业制度下企业档案管理探析[J].科技经济市场，2016（2）：155-156.

[7] 陈霞.新形势下企业档案管理问題探究[J].智库时代，2020（10）：44-45.

[8] 王秀娟.信息时代企业档案管理研究[J].办公室业务，2019（18）：126.

[9] 李进鹏.提高档案管理科学化水平的路径选择[J].行政事业资产与财务，2020（14）：123-124.

[10] 雷洁.基于知识图谱的科研档案管理研究[D].北京：中国农业科学院，2020.