高校档案信息管理系统中计算机数据挖掘技术应用分析

鲁馨月

摘要：随着现代科技的发展与进步，计算机数据挖掘技术在不断创新与完善的基础上，不仅强化了档案信息管理的综合水平，还提高了工作质量与效率，为有关数据收集、分析、整理提供了技术保障。本文分析了数据挖掘技术的概念与用途，并从提炼有效信息、提高档案服务水平、降低鉴定工作成本等几方面分析了数据挖掘技术实际应用情况，以为社会的进步和发展提供一定的理论指导依据。

关键词：档案信息管理系统;计算机;数据挖掘技术;应用

中图分类号：TP311      文献标识码：A

文章编号：1009-3044（2021）15-0041-02

数据挖掘技术是指以计算机系统为平台，对系统中的大量随机数据进行分析、整理，从而提取出对商业发展有用的数据。既提高了企业档案信息管理工作的质量与效率， 又完善了信息化整合机制，对基本数据进行深入、差异化分析，为下一步工作奠定了坚实的基础。

1 数据挖掘技术的实际应用

当前社会，计算机信息技术在各行各业应用十分广泛，并且受到了社会各界的高度肯定和认可。以数据挖掘技术为例，在档案信息管理工作中该技术发挥了较大的优势，较好的完善了现有档案工作中的不足与问题，应用计算机平台可以在保证信息安全的基础上，做到了資源信息优化管理，提炼出有意义的数据;在医疗档案管理上，计算机平台可以自主分析档案的基本情况，医生在就诊时需，要利用计算机平台对患者进行档案记录，以建立完善的档案管理系统;对档案信息管理而言，数据循环需要通过计算机对目标进行不断的循环处理，以达到信息、筛选提取的目的。

计算机数据挖掘技术以数学方法为主，在一定条件下，工作人员通过计算机用一种具有高度概括性和逻辑性的语言，将事物的状态过程关系表达出来。同时，在实际运算过程中，还会涉及演绎法和归纳法，以保证所收集数据的准确性，并且符合信息管理领域的基本原则。

2 数据挖掘技术的形式

数据挖掘技术所包含的知识十分广阔，包括机器学知识、统计学知识、人工智能等相关技能，进一步通过计算机平台对企业数据库内的数据进行自动化分析，并且总结出潜在规律，以辅助工作人员做出合理的决策。针对计算机数据挖掘技术的类型，本文做了以下三点分析：

2.1 过程与分类

2.1.1基本过程

系统在运行之前需要根据实际解决的问题，合理安排任务，以明确挖掘目标和基本程序，基本分为三个阶段：准备阶段、挖掘阶段、解释和评价筛选阶段。首先，企业所提供的无序数据库具有随机性、模糊性，系统需要自主筛选并删除其中重复的数据，根据得到的规律与异常原因做进一步筛选，最终选择对应的方法清理数据。其次，对于所收集的数据系统，可以通过物理或者逻辑的方法分析其特点，并根据系统、软件等差异性完成数据收集工作。最后，根据数据源自身的特点，系统筛选数据的方法是多种多样的，包括线性分析、非线性分析、聚类分析等方法，再利用数学知识与统计学对其进行分析，挖掘内在联系，找出隐藏的规律。

数据处理的最终目的是帮助企业找到有价值的数据信息，并且应用到实际生产中，每次技术分析所得到的数据结果，不一定一四到位，需要工作人员对数据源进行反复甄别、提取，直到得到满意的结果为止。并且数据处理的过程是十分复杂的，工作人员需保证每一步操作的结果，满足预期要求，在此基础上进行下一步操作，以获得有价值的档案信息资源。

2.1.2 分类

传统的数据挖掘技术，在操作过程中存在一定的不足与问题，因此需要不断发展融合新的知识和元素，以为用户提供最实用简单的数据归类方法。首先，计算机系统需要对数据库内庞大的信息源进行甄别、分析，并将其按不同的属性进行分类、处理、划分。在此基础上，对所得数据进行处理、划分、测试，对满足要求达到指定目标的数据进行下一步分类。

2.2 相关规则

相关规则是计算机数据挖掘技术运行的基本原则，不仅要准确描述出系统中相关数据，而且要利用数学归纳法对所得的信息进行针对性分析，以用数学的语言描述出相同属性的事物状态、过程与关系。相关规则可以加大系统处理庞大数据库的效率，利用有效的记录方式，降低数据占用空间，进而分析总结出对企业发展有益的规律与信息。

2.3 粗糙集

在数据挖掘技术中，粗糙集具有重要的意义和作用，是数据挖掘的最实用方法，是用来专门研究不具有稳定性的数据源的基本工具，不仅运算方法简洁，而且无须知晓额外信息，可操作性强。

3 数据挖掘技术在档案管理中应用的可行性

传统的档案管理水平已经不能满足时代发展的需求，需在技术上不断创新，以提高档案服务水平、效率与质量。因此，现代档案管理系统结合计算机挖掘技术，既节省了人力资源，又提取了海量数据源中的实质信息，实现了网络化、数字化的无缝对接。数据挖掘技术并不仅仅是一种信息处理技术，还可以使档案信息更加科学化、合理化，提高了在档案应用中的可行性。

4 计算机挖掘技术在档案信息管理系统中的应用意义

档案信息资源在我们的生活中具有重要的地位，不仅涉及个人信息，还包括了历史奖励问题、处罚问题，根据内容不同，密级等级也不同。当前档案信息管理系统充分发挥计算机挖掘技术的优势，从根本上提高了服务管理水平，优化了档案管理模式，为档案的收集、整理、归纳提供了一定的便利。本文就挖掘技术在档案信息管理系统中的应用做了以下四点分析：

4.1 提高了档案信息的安全性

档案信息所包含的信息源不仅复杂，而且内容含量大，是对过去信息的分类、总结性记录，是十分珍贵的文字资源。一方面这些资源为人们的工作、学习提供了专业的信息，需要尽可能长久保存，然而在实际使用储存过程中，由于计算机系统或者人为因素造成了一定的信息损失。另一方面，档案信息的资源牵涉广泛，包括人员的教育背景、生活背景、工作背景，所接受奖励情况、惩罚情况等等，是需要机密保存的，如果在档案借阅过程中监督不到位，会造成信息泄露，而数据挖掘技术可以协助档案信息管理系统统计档案的借阅次数与内容，从而监督不恰当的借阅行为，并且统计分析恶意损害、利用档案的情况，提高档案的保密程度与安全性。

4.2 提高了档案信息的使用效率

档案内容不仅信息量大，而且所涉及的领域也十分复杂，大多带有一定密级的，在借阅过程中需要严格遵守相关规定，以保障档案信息的安全。随着时代的发展，国家也在一定程度上降低了档案借阅的标准，提高了档案信息的可利用性。但是在实际操作过程中，档案借阅行为依然在法律法规的调控范围内，实际借阅效率并不是很高。

利用数据挖掘技术，档案信息管理系统可以通过计算机平台与借阅者进行沟通，了解其需求的基础上，建立双向档案供需渠道，既提高了档案部门的服务水平，提升了档案信息利用效率，又保证了档案信息在就业过程中的安全性，从而发挥了答案信息的最宝贵价值。

4.3 为档案鉴定工作提供了便利

档案鉴定工作是档案管理系统中难度系数最高的一道流程。在传统的档案管理系统中，档案鉴定需要人为操作，受有个人能力与客观因素的影响，容易受到人为失误的影响，造成档案资源的浪费，甚至某些有价值的档案信息，也会由于人为偷的失误未被保存下来。此时利用计算机数据挖掘技术的优势，可以从庞大的數据源中筛选、分析、比对出完整、清晰、有潜在价值的信息，已被系统提供有力的支撑依据，防止档案信息丢失。其次，计算机系统可以弥补人为失误与疏忽，在广泛模糊的信息数据源中，挖掘出有一定规律的实质信息，从而保护有关人员的隐私，对借阅者提供有针对性的帮助。

4.4 降低档案鉴定工作成本

档案鉴定是档案工作中的一项重要内容，贯穿档案工作的每一个环节，通过档案鉴定对已知内容信息的作用与用途进行研究，有价值的会交给档案馆永久保存，没有价值的会被送进销毁炉进行档案的销毁。因此，相关部门应加强工作人员的责任心，通过行政监督指导，引导档案鉴定人员高效、高质地开展归档、保管、利用、统计等工作。通过计算机数据挖掘技术，可以有效降低档案鉴定的工作成本，通过科学合理的筛选，保证答案的真实程度。利用计算机系统的信息分析能力，对海量信息资源进行量化处理，从而为鉴定、归纳等环节提供基本依据。除此之外，计算机系统在实际运行过程中，可以针对信息资源进行管理维护，保障筛选工作的有效进行，避免出现档案信息丢失等人为失误。

5 数据挖掘技术在档案管理中的详细运用

数据挖掘技术在20世纪80年代就已经被开发利用，并逐渐应用于各个领域，但在档案信息管理中还处于实验阶段，实际运用主要体现在以下三点：

5.1 档案信息的收集

档案管理工作的第一步是对信息资源的收集，进而利用数据挖掘技术以数学角度分析数据的类型、属性，最终获得准确的模型。对海量数据资源进行分类是信息收集的第一步，也是档案管理工作的基础。比如，档案管理员利用计算机平台向借阅者发布问卷调查，并将所得结果整理、归纳，录入数据库中。档案管理平台通过借阅者提供的数据信息对其档案需求进行分析，提供针对性较强的信息，提高数据管理的个性化服务性能。

5.2 档案的分类与预测

数据挖掘技术，将整个区域划分为不同的工作流程类别，进而按照挖掘系数与信息属性进行分类和分析。提供一组不同属性的数据，通过筛选将其分成良好的训练集，建立模型，帮助用户利用计算机系统提取最原始的查询信息，从而总结出用户的特征。比如，借阅者利用网络平台对档案类别进行查询，档案信息管理系统可以通过用户访问网页的情况，了解用户的需求，进而推测出用户的特征和喜好，包括搜索内容、停留时间、访问次数等。

5.3 档案信息的整合

档案馆内储存了海量的信息，但是部分档案内容属于此档案，虽然占用了一定的信息资源，却并未被开发利用，游离在中心工作以外。因此档案工作人员利用数据挖掘技术处理“死档案”，提取其中有用的信息，开发成新的档案资源，以为借阅者服务。比如，未被利用的信息资源是静态的，已经被开发、归纳的信息资源是动态的，具有可传播和被利用性。然而传统的纸质档案资源利用率较低，通过数据挖掘技术开发成数字化档案资源后，可以利用网络平台和信息检索系统，为借阅者提供高质高效的服务，发挥了资源整合优势。

6 结束语

综上所述，随着科学技术的发展，计算机科学技术不仅为我们的生活带来了便利，还为档案信息管理提供了一定的技术保障，节省了人力投入，提高了工作效率和服务水平。另外，提高档案人员的信息意识，还可以延长资源信息的保留时长，避免相关档案信息的流失，优化了查询方式，信息学的发展奠定了一定的基础。

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【通联编辑：光文玲】