浅析供电企业电网项目建设档案管理

马斐

摘要：供电企业将项目档案管理工作纳入电网建设工程项目日常管理工作中，组织监理、施工、设计等相关单位进行工程资料档案策划，将档案管理纳入整个工程现场管理，坚持归档与工程同步进行，严把技术审核关和工程竣工验收关，全面应用计算机管理技术，把文、图、声、像录入电子档案数据库，实行工程档案网络远程传输、查阅、保管，实现公司部门之间实现信息互通、资源共享。

关键词：供电企业;档案管理;电网建设;创新;管理;效率

1 档企合作协同推进档案管理的背景

电网建设工程档案管理是一项以项目管理为中心内容的专业性和服务性工作，是实现电网建设科学管理不可缺少的技术基础工作。它随电网建设项目的开始而建立，又随电网建设项目的竣工投产、交付使用而告终，应与工程项目建设的进度同步。一份真实、完整的工程档案是工程全过程的反映，是一项可以利用的宝贵资源。电网建设工程档案质量是电网建设工程档案的生命线，提供完整、准确、系统的电网建设工程档案，能充分发挥工程档案的凭证作用和科技储备作用。电网建设工程档案是电网建设的历史记录和反映，是工程建设和竣工验收的必备条件，更是投产后管理、运行、维护、检修、改建和扩建的重要依据。因此，只有加强工程档案的过程管控，提高归档资料的质量，才能真实的体现工程的建设史，更好的维护供电企业的经济效益、合法权益。

2 档企合作协同推进档案管理的有效对策

2.1突出管理网络建设

成立了电网项目项目档案管理领导小组，由分管副经理任组长，办公室、发展建设部主任任副组长，办公室档案管理专工、发展建设部项目管理专工、业主项目部专责、施工单位专责、监理单位专责、设计单位专责、调试、运行单位专责等组成工程档案管理领导小组，负责电网项目项目档案资料的收集、整理、归档工作。分管副经理：负责电网项目项目档案管理的领导协调工作，负责定期审批项目档案管理相关工作。办公室主任：负责电网项目项目档案的管理審批。发展建设部主任：负责电网项目项目档案管理的组织工作，定期组织召开项目档案管理调度会议，协调解决档案管理中存在的问题。办公室档案管理专工：负责电网项目项目档案归档资料的审核。负责电网项目项目档案的接收、保管工作。发展建设部专工：负责组织制定工程项目档案的编制办法、标准、规定及要求;负责工程项目立项及前期文件、项目竣工验收文件的收集、整理;负责对工程项目各参建单位的项目档案专责人进行档案管理培训，统一归档要求;根据工程项目建设进展情况，分阶段对各参建单位工程项目文件、资料进行检查;负责工程项目文件、资料收集、整理及归档的监督、检查、指导、考核等有关管理工作;组织并参加建设项目竣工档案的验收工作。业主项目部专责：负责工程项目文件的管理工作，并对工程项目文件进行收集、整理和归档;负责项目档案的汇总，自行或组织有关单位对所有应归档项目文件材料按照档案管理要求进行整理、组卷、编目、归档。负责组织、协调工程各参建单位收集、整理各自在工程建设全过程中形成的文件材料和工程竣工图、工程竣工报告、质量监督检查报告和记录、项目结算、工程竣工签证书、启委会文件等，并组织向运行单位移交。

2.2优化三阶段工作流程

公司以档案标准倒逼基础管理，以档案管理促工程建设，电网建设工程的资料档案质量有了大幅度的提高，公司所建工程全部达到了优质工程标准。为确保全面完成电网项目项目档案管理的目标，全面实现工完、料净、场地清、档案毕。一是在电网项目项目建设开始同时抓项目档案建设。电网项目项目档案是工程项目的重要组成部分，是项目管理的重要基础和依据。海阳公司将项目档案管理要求与项目管理要求有机结合、融为一体，将项目档案的质量控制纳入到项目建设质量保证体系，并在项目前期策划管理文件中明确项目档案管理目标，将项目档案管理目标签订到设计、施工、监理建设合同中，占用工程款的1%的费用做为项目档案质保金，保证项目档案完整、准确、系统、成套。二是电网项目项目建设过程同时抓项目档案积累、收集和形成。项目档案是直接反映施工过程和项目真实面貌的工程文件，海阳公司通过实行前期策划、前端介入、过程控制、同步归档、实时监督、分阶段移交归档原则，实行项目档案与项目建设同计划、同布置、同检查、同考核。

2.3实现部门联动落实到位

一是按照《山东电力集团公司电网项目建设项目档案管理办法》，结合实际在《建设管理纲要》等策划文件中对项目档案档案管理进行全面的规定和要求。二是工程项目立项时就开始编制工程项目档案归档目录和“一指导书、两清单” 即：《电网建设工程项目档案整理指导书》和《施工现场资料同步收集清单》、《施工现场数码照片同步收集清单》，工程项目开工建设前下发至各参建单位，提前将项目前期、工程前期等资料进行归档，实行每周一调度、每周一检查的办法，确保工程档案资料的及时性、准确性和真实性。三是在开工前与各参建单位签订合同时将电网项目项目档案归档质量、时间、要求嵌入设计、施工、监理合同，用工程合同款1%的费用作为项目档案质保金，确保项目档案归档移交时间并完整、系统。资料档案的编制、收集、归档工作与工程建设同步进行是提高电网建设工程档案质量的关键，必须把档案管理工作纳入电网建设工程管理环节，与工程建设同步进行，并贯穿工程建设的始终。

3 结束语

电网建设工程档案内容真实的反映了项目竣工时的实际情况和建设过程，文件原件归档，做到了图实相符、技术数据准确可靠、签字盖章手续齐全，文件材料形成的日期与工程建设同步，确保了电网项目档案建立、回溯的真实有效，真实的体现工程的建设史，充分的反映了工程从设计、施工、监理到竣工、生产的历史面貌，对未来有依据可查，为电力企业进行正常的生产运营、维护、扩建、改进等工作提供了必不可少的技术依据，提高公司核心竞争力，促进国有资产保值增值具有不可替代的作用。

参考文献

[1]王偲璇.创新档案管理理念实现档案管理信息化[J].办公自动化，2021，26（05）：55-56+38.

[2]张静.基于理念创新的档案管理信息化建设[J].办公室业务，2020（18）：84-85.