水利工程档案建设期间的档案管理策略探讨

任艳春

摘要：在水利工程建设活动中，档案建设是指对工程建设期间所形成的一些具有归纳保存价值的文件、历史记录等进行整理与归纳，这是一项非常重要的建设任务，不仅能够对工程建设、生产管理、日常维护等进行指导，而且对项目的今后改建、扩建等发挥着一定的指导作用。本文着重探讨了水利工程档案建设期间的档案管理策略，希望能够为相关业内人士提供科学、有效的参考意见。

关键词：水利工程;档案建设;档案管理;策略

引言：

从概念上来看，水利工程档案建设是指在工程建设期间中形成的一些具有归纳、保存等价值的文档、表格、录像、光盘、电子文件等。这一项工作与工程建设的整个过程相融合，不但对工程立项、过程勘察、策略整理、施工建设、竣工验收等带来直接的影响，而且还是工程后期正常运行、追究事故责任、排除安全隐患的一个重要凭据。由此来看，水利工程档案建设工作具有一定的重要性及必要性。

不过，从现实角度来看，一些水利工程建设单位并不重视档案建设工作，在水利工程档案资料的前期整理开始，就存在相关人员配置紧缺、档案建设制度不完善等问题，造成档案管理工作存在滞后性、无序性和盲目性，这必然会导致一些重要、关键的资料被丢失或受损等，这会对档案管理的完整性、有效性、精准性等造成一定的破坏，也会对工程的竣工验收、项目维护、工程扩建等任务造成一定的阻碍。

一、影响水利工程档案建设质量的因素探究

（一）参建单位多，各单位档案管理水平高低不一

在水利工程特别是重点水利项目中，涉及到的参建部门比较多，通常包括：工程法人部门、设计部门、监理部门、施工部门等。针对一些点多线上面广的项目来说，通常需要分段、分期施工建设，所以在不同环节中，标的设计、监理、施工部门是比較多。工程法人部门为了对项目进行高效管理，需要针对不同的任务及工期设置不同的法人分支部门，导致参建部门数量繁多。各个部门对文档数据、资料管理等方面的标准不统一，尤其是一些施工部门在项目档案管理方面不够重视，档案管理体系不完善，并未创建完善、成熟的管理条例，再加上档案管理人员频繁调动等，造成一些资料疏于管理，这必然会使工程档案稳健管理工作远远落后于工程建设的进度，乃至发生工程竣工之后需要重新补齐档案的问题，这必然会对档案工作的有效开展造成一定的限制。

（二）建设时间长，文件覆盖内容广泛

在水利工程进行立项开始，则需要进行可行性研究、勘察设计、施工调试等，在整个环节中，所耗用的时间比较长，建设期间会形成大量的档案资料，其具有内容复杂、类型繁多等特点。例如：项目准备环节文件、监理资料、施工资料、竣工验收文件、施工图、竣工图等。由于其数量繁多、内容复杂，并且需要不定期地变更与调整，若没有第一时间进行归纳、整理，往往会造成档案资料的错放、丢失、受损等，带来一些不能弥补的负面影响[1]。

（三）缺乏重视意识，档案管理人员专业能力亟待提升

虽然各级政府在工程档案管理工作中明确了一些相应的规定及政策，不过一直以来，在水利工程建设中，依旧存在“重建设、轻管理”的现象，这对于档案文件的规范化管理造成不利的影响。基于此，个别领导在档案管理工作中存在走形式的问题，对相关人员的配置标准低下，把关松懈，档案管理人员大部分是刚毕业的学生或其它部门的兼职人员，导致专业不对口、经验缺乏等，这无法保障档案管理工作质量，甚至会带来一些负面影响。并且，因为历史及现实等因素的限制，档案管理通常被认定是一项不含技术的简单工作，虽然个别单位比较重视，且引入了一些优秀的专业人才，不过因为高级岗位设置量少，导致员工的工作成就感缺乏，不能挽留优秀人才，从而出现人才高流失的现象。

（四）投入紧缺，水利工程档案管理硬件设施不完善

档案管理工作的形成与工程立项有着直接的相关性，大部分项目之前并未正式的办公地点，缺少专用的库房等。为了便于施工建设及现场管理，水利工程施工建设需要确保指挥部设立在距离施工现场不远之处，这里的环境相对恶劣，相关的配套设施缺乏，尤其是一些与办公用房相关的档案库房建设存在很大的漏洞及短板，无法满足隔热、防火、防潮、防虫等方面的要求。在宏观环境的影响下，档案设备也会出现不符合规范要求的情况。再加上存放周期的延长，导致大部分纸质版文件被摧毁、损坏等，而且一些电子文件由于保存不及时等出现不能识别等问题。

二、增强水利工程档案管理质量的具体策略

（一）创建完善的水利工程档案管理制度且有效落实

按照我国《档案法》《水利工程建设项目档案管理条例》等方面的规定，在实施工程档案管理过程中，必须要结合具体建设要求，制定科学、合理的水利工程档案管理制度、标准、条例，且全面落实及执行[2]。并且，还需要成立档案管理工作小组，明确其具体的工作职责，例如：工程档案的收集、整理、转移、保存、利用、验收、识别等，同时还需要对工程档案工程实施统一的监管、审查等，且指导相关参建部门能够规范、高效、专业地参与档案管理工作。并结合统一领导、逐级管理的原因，确保水利工程档案管理工作能够实现横纵向的无缝对接，并设置统一的对接标准，以便于不断地优化档案管理机制。

（二）全面加强水利工程档案管理人员的专业素质

①由于现代水利项目的不断发展，水利工程档案管理标准、管理设备、管理技术等方面也实现不断变革及升级，尤其是档案管理智能化、电子化的发展，需要档案管理人员必须要掌握现代化办公技术，并加强相关知识的更新与升级。所以，需要加强档案管理人员的业务培训，利用一些专业培训活动，帮助档案人员掌握先进的档案管理制度与方法，尤其是在水利工程档案管理政策不断更新及完善的背景下，一定要掌握新规定、新标准、新要求、新技术，并且持续增强档案管理人员运用计算机等现代化办公用品的能力。基于培训现有档案人员的前提下，还需要加强高素质优秀人才的选拔与引入，并创设能够挽留优秀人才的管理制度，确保企业能够引进、挽留一些高素质的优秀人才。

②水利工程档案管理工作需要面对很多参建部门，所以在与这些部门及单位进行交涉及联系的过程中，一定要注意设置统一的档案管理制度，只有这样，才能够确保水利工程档案材料的全面收集、高效传递、精准利用、科学存档等，对此，水利工程档案管理人员一定要具备较强的协调能力、沟通能力等，以便于能够与相关参建单位及领导能够有效地沟通与互动，为促进水利工程档案管理工作的有效推进做铺垫。

（三）全面完善水利工程档案的硬件设施机制

水利项目档案管理工作的形成与项目立项有着直接的相关性，大部分项目之前并未创设固定的办公室。那么在水利工程档案建设中，存放档案的场所是非常重要的，库房建设一定要严格遵循《档案馆建设标准》的相关要求，尽可能地符合档案库房的建设标准，且配置一系列完善的防护设备，例如：灭火器、有害生物防治机制、防静电、避雷设备等。特别是装置档案文件的一些设备等必须要满足规范标准，不但要具备隔热、防潮等性能，而且还需要一定的抗挤压、抗冲击等性质。档案室内需要定期清理、殺虫且定期检查，确保纸质档案保持的完整性、电子档案的可读性等。持续强化水利工程档案的硬件设施，并对其不断优化，这对于加强档案安全管理具有一定的实践作用。

（四）落实水利工程档案文件异地异质备份条例

从概念上来看，档案异地异质备份是指把原有的档案资料利用一些专业的计算将其复原到其它载体或介质上，由此能够实现多份档案存储的目的，确保能够将其和原始档案稳健在各个地点通过 不同方式进行保管与储存。现今，西方国家的一些企业已经将一些核心业务数据通过异地异质保存的方式进行管理，由此能够大大地降低一些意外事故所造成的风险。我国一些档案馆也逐渐创建了核心文件的异地异质备份机制[4]。不过对于一些水利工程的档案稳健而言，在实施异地异质备份制度方面并未在国内广泛普及。一般而言，水利工程特别是重点水利工程具备较强的保密性要求，再加上之前大部分部门在档案管理工作中的投入有限，在全方位考虑的基础上，需要把一些关键的档案文件定期备份到不同的介质上，同时需要将电子文件由专人对其进行异地存储与管理，由此能够避免一些意外事故、自然灾害等对档案资料带来的破坏及威胁。

三、结束语

随着现代水利事业的不断发展，在水利工程档案建设方面也实现了跨越式的变革与升级。在此背景下，档案管理工作的任务量必然会不断提升，例如：档案收集、传递管理、归纳利用等工作量非常大，档案存放的场地面积也在持续扩大，而且档案管理人员的数量也需要不断增加等。基于此，水利工程档案管理工作的重要地位也在持续提升，这需要相关领导给予高度的重视及关注，且严格落实相关规章制度方面的要求，积极促进水利工程档案建设的现代化、规范化、高标准管理等，为促进水利事业的全面改革等提供支撑。

参考文献

[1]李晓刚. 施工单位水利工程档案管理的强化策略研究[J]. 工程技术（文摘版）， 2016（12）：00152-00152.

[2]胡艳波. 探析水利工程档案的管理现状和应对策略[J]. 区域治理， 2019， 000（006）：133.

[3]侯燕飞， 刘贵生， 江岩篪. 水利工程档案管理工作中的不足及相关改进策略[J]. 城市建设理论研究：电子版， 2014， 000（031）：286-287.

（安徽省茨淮新河工程管理局 安徽 蚌埠 233010）