行政事业单位档案管理与应用

包福祥

摘要：我国事业单位档案管理随着经济的高速发展也在不断革新，具体在精简机构以及人事管理部分都作出了重大的发展，同时，行政体制建立的各个方面也有较大改革，但随之而来的问题也层出不穷。本篇文章通过对大量文献的整理与研究，总结出近些年来我国事业单位档案管理工作的诸多问题，并且将会为读者们提供一些全新的解决思路以及方法，希望可以为有关工作者提供帮助。

关键词：事业单位;档案管理;创新思考

引言：

随着我国科技信息化产业的高速发展，基层行政事业单位抓住机遇，跟进时代脚步，积极推进档案管理的信息化建设，充分发挥信息化档案管理的优势。各单位必须结合本单位的特点，努力探索，开辟出一条适合本单位的信息化管理档案的有效办法。要事先了解信息化档案管理的风险、机遇以及挑战，做好统筹规划，借助国家推行改革制度的风尚，开辟和发展出一条推动基层行政事业发展的道路。

1、档案管理信息化建设的意义及现状

事业单位的档案管理模式进行信息化建设之后，自动化的管理模式将取代传统的人工管理模式，进行这样的转变之后，其中一个巨大的优点就是可以极大丰富档案资料中的内容。在对档案管理进行信息化建设之后，不仅可以一改传统模式下单一的文字收集，增添诸如图片、音频、视频等资料，还可以对这些资料进行实时备份，以免丢失。并且在信息化档案管理模式之下，所有资料将实现数字化保存，这样不仅可以丰富档案收集的原始内容，还可以极大提升档案的管理效率。同时，该管理模式不仅降低了人力资源的无意义损耗，还可以方便进行单位之间的档案资源进行共享。

但是据资料显示，目前为止我国基层事业单位的檔案管理信息化工作尚未落实到位，究其根本是因为各单位在思想上没有引起足够重视，同时资金方面也并没有给予足够的投入。信息化档案管理的优点不仅体现在高效率上，同时它还可以弥补传统管理模式下管理质量差的缺点，可以全方位的提升事业单位的档案管理水平。由于一些单位的档案管理部门不愿意做出改革创新，致使档案管理信息化的发展进程延迟、滞后，阻塞了档案管理创新发展的道路，很显然，这些部门并没有了解到档案管理信息化所带来的诸多优点。

此处特别指出一些事业单位的基础设施还没有进行更新，导致信息技术无法全面引入，这就直接导致了这些事业单位资料管理信息化的改革进程迟缓。笔者特别关注了这部分事业单位，总结出原因，主要是因为我国一些地区由于经济发展不平衡，导致对于基础设备的投资资金无法到位，无法购入较为先进的设备。或者是因为人才资源不充足，有设备但是没有可以进行相应操作的技术人员，或者档案管理平台没有同步发展导致模式更新滞后。同时，由于档案管理信息化平台的应用软件存在局限性，导致资料管理始终无法实现较大规模的资源共享，这直接影响了档案资源开发的进程。

2、信息化档案管理改革的目的

2.1、实现文档一体化管理

我国现行的事业单位管理体制仍存在很多弊端，在实际工作中文书部门以及档案管理部门之间由于缺乏交流，无法共同进行工作，导致重复劳动的问题存在已久，人力资源浪费严重，资金以及物力的投入的考虑很多时候也欠妥。因此，积极推动信息化建设迫在眉睫。在档案管理信息化之后，文档实行一体化建设，积极利用网络资源的共享功能，使得各个部门的文件可以直接录入进系统，这样不仅方便各个部门对文档资料进行调阅，还可以避免重复劳动，节省人力物力，避免人力资源的无效浪费。

2.2、建立标准化管理体系

在推进档案信息化建设的道路上我们发现，它不仅可以规范管理体系，还可以实现电子文档的同步归档操作，同时，信息化的电子档案还可以与纸质档案统一进行管理。在信息化的改革之下，无纸化办公逐渐成为主流，电子文件的重要程度也引起了各方重视，于是我们对于档案的管理模式也应该积极跟进，及时进行改革。随着电子文件的存储模式的改变，档案的管理体系也从传统模式上的单纯纸质文档保存，改革成了我们现在看到的“双轨制”，即纸质文档与电子文档并存，这种模式不仅扩充了传统的资料管理途径，也是从根本上对档案管理模式的一种革新。在最新型的管理模式中，相关人员要注意积极跟进信息发展建设，及时更新数据系统，要对现代化的信息系统与管理知识的特点相结合，努力打造出独属于档案管理的一套系统。

2.3、优化档案管理机制

由于事业单位的档案管理必须保证信息安全，因此有关管理部门必须注意及时更新系统，定期检查排除系统漏洞，防止重要信息的外泄。此处以档案信息调用为例，基层事业单位应该根据档案信息的保密程度不同设置调用权限，同时应当严格管理调用记录的修改权限，防止有人从中钻空子导致信息安全度降低。在档案管理实行信息化覆盖之后，我们就可以通过对系统的优化提升，有效防止人为篡改信息等恶性事件的发生，这不仅提高了档案信息调阅的方便程度，也提高了信息安全程度。同时，由于我国信息化的高速发展，大数据越来越应用于生活当中，对于档案管理也同样可以引入大数据以提升管理效率。例如，技术人员可以定期利用大数据工具对电子档案的数据加以核对，大数据系统还可以自动提取文档关键词，并且对同类型的文档进行对比。这样不仅减少了人工耗费，还节省时间，提高资源利用率，有效提升工作效率。

2.4、优化档案管理模式

在基层事业单位进行信息化改革的过程中，有关管理部门应该重视起来，对 档案管理有前瞻性的了解，对有关机制容易发生的问题要重点注意，制定出一系列可实行度高的制度，以适应最新的“双轨制”管理模式。同时，各基层部门应该把控好信息化管理模式的程度，不能过于刁钻，要真正实现让技术服务于实际，档案资料管理最终的落脚点在提升管理质量，排除“信息孤岛”的尴尬处境。基层事业单位要切实根据自己单位的需要，真正将信息化技术服务于工作，提升管理档案效率，丰富管理档案内容，利用最新的信息化科学技术，发挥大国工匠精神，将管理档案的工作做好、做精。

3、目前事業单位档案管理存在的问题

3.1档案管理工作整体发展不均衡

此处作者将指出我国部分基础事业单位对于档案管理的缺陷。由于我国并没有对档案管理标准作出规定，因此各个事业单位的档案管理水平参差不齐，极个别事业单位档案管理工作更是糟糕，由部门或个人直接对重要档案进行管理，这样不仅不能保证有关资料的安全性，更是难以归集资料，在调用时极其困难。同时，有些单位对于档案的管理模式并不先进，与其他单位的信息化管理模式有较大差别，这就导致我国档案管理程序无法做到尽快统一。在对档案管理的过程中，一些单位并没有制定对档案安全问题突发情况的应对措施，这将是档案管理安全问题的一大隐患。

3.2单位档案的基础管理不扎实

由于很多单位并没有对档案管理工作产生重视，导致档案管理流程并不完善，从中产生了许多问题。例如该单位并未建立相应的工作流程体系，没有明确档案管理规范，对在档案管理中出现的问题奖惩制度不明晰等。

3.3单位档案管理人员不专业

同时，在事业单位中并没有长期专门进行档案管理的工作人员，负责该模块的人员工作变动大，流动性高，导致人员专业性不强。各基层事业单位应该指派针对性高的工作人员负责相关业务，只有这样才能保证档案管理工作连续、顺利地展开，避免因为人员流动或者管理人员业务水平不达标等问题，拖慢档案管理机制向快、向好发展。

4、档案管理与应用的建议和对策

基础事业单位的档案管理工作与普通民众的生活息息相关，只有做好了档案管理工作，才能对其中的资料进行有效分析，从而有针对性地解决民众在生活中遇到的实际问题。因此，如果想要提升民众的生活水平，推进我国经济建设发展，为社会生活铺就一条绿色健康可持续发展道路，就必须从档案管理抓起，从基础抓起。要对上述文章中阐述的问题进行分析，并且及时解决，对已经出现的错漏及时采取措施，进行弥补工作。

4.1加强管理专业人才的培养和训练

首先，对档案管理工作中问题的改善应该从最基础的工作人员抓起。要知道一切工作都脱离不开工作人员，只有真正找到适合进行档案管理、真正拥有相关专业技能能力的人才能将该工作做到最好。在进行招聘或选拔环节时，要注意选取专业对口，或者持有相关能力证书的人。而在工作中，各事业单位要注意对工作人员的再教育工作，发展与培养知识能力以及综合素养齐高的人才。要知道随着社会的高速发展，事业单位之间的竞争已经逐渐变为了人才的竞争。各事业单位要对人才培养工作重视起来，让员工拥有危机感，不断跟进时代脚步，对新兴技术以及知识进行组织培训与学习工作。

4.2要完整保存档案资源加强档案馆室的建设

同时，各基层事业单位必须根据本单位实际情况，积极推进单位基础设施建设，加强对档案管理的重视程度。在这个信息高速发展的时代，档案管理工作也应该与时俱进，摒弃传统的刻板思维以及观念，积极接受信息化改造，合理利用现代科技发展带来的红利。在进行信息化改建的过程中，要积极推动信息一体化建设，完善档案管理体制，切实提升档案管理的安全度。

4.3要加快档案数字化管理进程

在基础事业单位中进行数字化信息建设主要要注意两个方面，第一就是要建立完善的数字化系统体系，将档案的分类管理做好，让资料系统性的储存在资料库中，方便各个部门随时调阅。第二，就是要增加档案存储的类型，改变传统意义上档案的存储模式，增添以图片、音频等形式存在的数据，丰富基层事业单位存储资料的内容，实现档案管理多样化发展。跟进国家高科技发展的基础建设，完善档案资料体系。

4.4档案管理工作需要遵循的原则

笔者在对档案管理的相关资料进行查阅与分析之后，总结出以下几个在实际工作过程中应该注意的方面：

第一就是创新性原则。要在原有的传统模式上，依据现在科技的发展标准对档案资料进行数字化管理，就一定要打破传统模式的壁垒，建设更新、更完善的新型政策。要出台较为系统性的发展规划，制定完善的数字化档案管理制度，明确奖罚机制，保持档案管理在实际应用工作中的活力。

第二就是协调发展的原则。在进行新型模式的融入过程中，也要注重档案管理的初衷，围绕档案管理本身的工作开展改革。不能舍本逐末，盲目追求新技术的加入而忽略档案管理的本来作用，要明确技术是服务于实际生产生活的。

5、信息时代档案管理工作的创新策略

5.1、发挥档案信息管理平台的作用

我们必须明确档案管理模式的提升是为了服务于应用的。在提升档案管理模式效率、保证档案管理安全程度的同时，要结合本单位的实际特点，对这些数据加以运用。要结合大数据工具，对信息化的档案资料进行定期分析，了解民众需求，同时要推进数据共享，改掉“各自为政”的不良发展模式，实现数据互通。

5.2、开发档案管理软件

在实现档案管理模式信息化的改革进程中，有关基层事业单位必须认识到档案管理的重要性，并且积极探索数据化管理模式的道路。只有结合本单位的实际情况，对技术加以应用，长久发展才能实现全国档案数据库的互通。同时，有关专业技术人员也应当重视这部分的发展工作，积极跟进时代建设步伐，开发出适合基层单位应用的统一办公软件，让数据互通操作更方便，使统一化管理成为可能。

5.3、注重对档案管理信息化人才的培养

前文已经提过，未来的发展原动力还是在于人才。因此各单位应该重视对人才的培养，定期组织进行教育活动，强化基层人才建设，提高档案管理人员的专业性。

5.4、注重与信息技术的深度融合

在对技术进行引入工作时，要根据本单位的档案管理实际需求出发。不能盲目引进技术，要真正做到技术服务于工作，真正提高管理效率。

6、结语

综上所述，档案管理的信息化发展不仅有助于加强我国j基础建设，更是实时关注民众生活状态的主要手段。各方应该引起重视，从基建设备、人才培养以及制度完善几个方面对档案管理的信息化建设问题作出改善。只有这样才能切实提高基础事业单位的管理效率以及水平。

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（乌兰浩特市工业和信息化局 内蒙古 乌兰浩特 137400）