论事业单位档案管理的创新策略

张文娟

摘要：事业单位是政府组织机构，主要从事公益事业，包括科技、卫生、艺术、文化、教育等工作，具有服务民生、转化政府民生政策社会职能。档案是记录社会发展、机构演变和个人成长的重要历史资料，将档案资料维护好，对社会发展具有重要的意义，为了实现这一目标，应当通过创新性的改革和创新，实现对档案的科学化管理。事业单位的档案管理也同样重要，在当前的社会形势下，事业单位的发展离不开与社会的接轨和人才策略，必须要及时优化传统档案管理制度，对人事档案实施有价值的管理手段，以信息化和智能化的手段提高管理水平，实现档案管理与人才策略的紧密结合。

关键词：事业单位;档案管理;创新

事业单位作为一个服务单位，应当承担更多的社会责任，因此保证事业单位的稳定发展十分重要。事业单位的档案管理工作直接影响着其发展，因此事业单位必须认识到档案管理工作的重要性，认识到当前工作存在的问题和难点，并结合实际制定有效的解决办法，保证档案管理的规范化发展，充分发挥档案管理工作在事业单位发展中的积极作用。

1事业单位档案管理存在的问题

1.1专业信息化人才缺乏

“互联网+”时代，我国事业单位档案管理工作实践中会受到多种因素的影响，导致档案管理实践中存在管理人员数量不足，对档案管理工作的特征没有进行正确认识和充分理解。档案管理实践中，存在管理人员综合素质偏低的问题，对事业单位档案管理实现规范化发展形成了制约，对档案管理工作的健康发展也产生了影响。

1.2信息化管理中存在不足

随着网络技术的发展，在事业单位的档案管理中也开始广泛运用计算机技术。在档案管理的过程中运用信息化技术具有便于保存信息的完整性、方便拷贝与抄送以及提升档案信息的时效性等方面优势，因此事业单位在进行档案管理时较为青睐于这种方法。但是，网络也是一把双刃剑，档案的信息安全也会受到网络安全的影响。如果事业单位没有妥善保存涉及事业单位核心技术的秘密文件，那么将会造成无法挽回的损失。因此，信息安全也是档案应急管理中的问题之一。

1.3制度长期不完善且内容流于形式

事业单位的档案管理制度，大多数照搬了上级机构的政策和内容，但在运行时缺乏本单位的实际情况参考，导致部分管理制度發生混乱，缺乏统一的优化机制。此外，个别单位长期忽视档案管理工作的重要性，对档案管理工作的关注、支出和设施完善缺乏足够的积极性。长期的不重视和制度的不完善，导致事业单位档案管理工作与实际工作产生了错位和脱节，档案的留存与机构运行之间没有形成应有的闭环，一些管理制度执行不力，影响了事业单位的整体发展。

2论事业单位档案管理的创新策略

2.1健全档案管理制度体系

任何工作的开展都需要做好制度建设工作。一是建立责任制。对于档案管理工作，各级领导及人员都应清楚自身的职责。二是将档案管理工作分解。事业单位中档案管理机构属于内部机构，单位要建立考核评价标准，推动单位认真开展档案管理工作。三是管理制度专业化。为使档案管理更加规范和科学，事业单位需对档案管理部门制定详细的工作制度。

2.2创新制度管理，加强法规落实和制度考核

切实落实各项管理制度，是保障档案工作高质量开展的基础。一方面，所执行的制度要具有先进性，事业单位应该对机构内的各项制度进行梳理和淘汰优化，将陈旧刻板的管理制度进行改善，特别是档案管理制度，事关每一项具体工作，要求制度与实际工作要严密结合;另一方面，制度的执行必须科学、稳定，不能三天打鱼两天晒网。在制度的层面，电子档案的推行还缺乏足够的制度依托，单位内部的一些文件、制度等资料，在保存一部分原始资料的基础上，更多的是以电子档案的形式保存和归类。电子档案已经是大势所趋，但在制度层面，还缺乏对电子档案的管理优化，哪些资料可以仅保存为电子档案，哪些应该同时保存纸质材料，都要严格分类和履行。

2.3加强电子档案的建设

要提高档案管理的工作质量，促进其规范化发展，事业单位要重视实现档案管理的信息化发展，加强电子档案的建设。只有实现了电子化档案，才能对档案信息进行批量处理，提升工作效率，保证档案信息的传递效率。因此，事业单位要重视档案管理的电子化管理，结合当前信息技术的应用水平制定新的管理目标，重新构建内部组织结构，从而更好地提高档案的标准化和信息化水平。在进行电子档案管理过程中，事业单位要重视对管理方法和理念的引入，加强对专业软件的应用，完善内部档案管理系统，保证档案信息的共享效果。此外，事业单位要重视办公自动化系统的构建，结合当前档案管理工作的需求，加强对办公软件的调整，加强对系统功能的拓展，进而提高档案文书的处理效率，为建立电子档案奠定坚实的信息基础。

2.4档案室管理需要运用现代化技术

首先，档案室中包含着很多纸质资料，因此档案室需要做好防火、防光等方面的工作。档案管理人员需要对消防设备及检测设备定期检查，并定期跟换开关、照明线路等设备，从而将影响档案安全的危险因素都扼杀在萌芽中。随着时间的推移，档案室内的档案会越来越多，为了优化人力资源，方便借阅人查阅资料，档案室可以使用电动密集架，并同时配备电子标签系统，当人们需要查阅档案时，只需要打开电脑系统即可找到档案及其所在位置。其次，档案室需要配备恒温、恒湿以及消毒集于一体的设备，从而使档案室处于一个相对稳定的环境中，从而延长纸质档案以及电子设备的寿命。除此之外，档案室还需要配备摄像头、传感器等设备，档案管理人员可以随时通过监控器观察到档案室内的情况，如果档案室内发生意外也可以及时的进行解决。最后，档案室需要做好防盗工作。可以利用监控、门禁等设备做好相关工作。要对可以进入档案室的人员给予相应的权限，门禁设备可以采用电子指纹设备，只有相应的权限以及录入指纹的人员才能进入档案室。除此之外，还需要安装摄像头并做好出入人员记录，从而可以随时了解档案室的实时状况以及人员进出记录。

结语

总之，随着时代的发展，传统的档案管理缺乏创新，因此，事业单位要结合大数据和信息技术等进行档案管理创新。一是档案管理人员需要转变传统的思想，从而推动档案管理创新，提高档案管理的效率。二是事业单位要深化改革档案服务模式，建立档案数字化管理服务体系。事业单位需要重视档案人员的培养，使事业单位运行效率提高。

参考文献

[1]司宪东.加强卫生院档案管理实现档案管理规范化[J].办公室业务，2020（11）.

[2]蒋云兰.村干部档案管理规范化建设的实践与思考[J].党建研究，2020（05）.

（市北区市场建设服务二中心 山东 青岛 266000）