事业单位档案管理规范化的措施探讨

李依繁

摘要：档案现代化、规范化治理的新时期，事业单位档案资源结构发生了变化，档案资源管理体系改革创新面临着新的要求。为了避免档案资源在事业单位事务决策、业务管理中处于边缘化地位，实现“被动管理”向“主动管理”的业务转型，就必须要构建新的档案管理机制，进一步整合档案资源，真正实现规范化的目标。文章就事业单位档案管理规范化的现实意义进行阐述，指出当前常见问题，提出自己观点，旨在能够进一步实现档案资源规范管理与高效服务的无缝对接。

关键词：措施;规范化;事业单位;档案管理;问题

一、事业单位档案管理规范化的现实意义

一是有利于实现档案高效利用。档案资源的最终目标是开发利用，是服务好事业单位事务决策以及业务管理。相较于其他零散的信息资源，档案具有系统性、全局性、凭证性的特点，正式详细地记载了事业单位从产生到发展的全过程。为了更好地对档案资源进行开发利用，就必须要高度重视档案资源在事业单位发展中的作用，坚持依法依规管档、依法依规治档，以规范化管理为管理方向，实现现代化跨越式发展[1]。除此之外，从规范化的角度对档案资源进行管理，实现档案管理工作与事业单位中心工作的邮寄融合，能够全面提升档案管理效果。

二是有利于创造良好的档案管理格局。档案资源是否完整、准确、真实，是评价事业单位档案管理工作的重要标准。为了进一步提升档案工作人员重视程度，形成档案规范化管理环境，减少日常管理与利用工作中存在的漏洞，就必须要重视规范化管理工作。

二、事业单位档案管理规范化中存在的问题

（一）建章立制工作待加强

实践中，部分事业单位存在档案不齐全、卷宗不完整、格式不统一、标准不规范等现象，严重影响了档案规范化管理工作。之所以出现这种局面，主要是建章立制工作滞后，难以实现制度管人、管事的目标[2]。一是前端控制环节薄弱，表现在未从制度上对档案登记、分类、格式、具体内容、归档存档标准以及其他要素进行明确，导致立卷归档工作质量低下。二是事中管理工作滞后，表现在管档查档、用档的流程不清晰，档案管理工作混乱。

（二）档案数字化建设滞后

相较于我国企业，事业单位受限于人、财、物等要素，在档案数字化建设领域仍然存在较大缺陷。一是纸质档案资源扫描工作滞后，无法将信息技术应用到档案管理领域，难以实现“手工型”向“数字型”的转变。二是电子档案管理平台的应用能力不足，加字平台功能较为单一，不利于提升管理效率。三是档案数字化转型过程中忽视安全管理，容易遭受黑客、病毒、非法程序的威胁，影响最终的数字化建设效果，不利于保障档案资源完整、真实和准确[3]。

（三）忽视档案人才建设

部分事业单位人才建设工作与档案工作转型的要求不相适应，难以为档案管理工作注入活力。一是档案人才数量不足[4]。在档案资源不断增加的环境下，档案工作人员的工作压力随之增加。此种情况下，在有限的时间内无法最大限度保障档案工作质量，进而影响规范化建设目标的实现。二是档案人才的整体素质待提升。部分事业单位人才培训工作不科学，缺乏相应的人才培训规划，难以适应未来形势下档案数字化转型的要求。此外，培训方式较为单一，仍然局限于传统教学式的培训模式，忽视经验交流在人才建设工作中的作用。

三、事业单位档案管理规范化的措施

（一）建立健全档案工作机制，实现全流程管理目标

事业单位必须要参照国家档案局及相关部门印发的规范性文件，在结合单位管理现状及情况的基础上，对制度内容进行明确。一是要强化立卷归档工作，更加注重档案资料的前端控制。要从制度上明确档案管理清单、收集范围、验收节点、分类依据、保管期限、保管密集、格式标准等内容，确保档案资料能够及时、完整、高效归档。二是要坚持档案工作流程化、标准化，进一步明确鉴定与销毁、更新、档案利用、库房管理、查档用档流程、档案调阅等各项内容及相应流程，确保工作有条不紊。

（二）加快数字化转型，实现管理创新突破

事业单位要瞄准档案资源全数字化、档案管理全自动化、电子文件全归档化的目标，切实提升档案工作的管理能力与服务能力，应对档案资源不断增多的挑战。一是要继续做好纸质档案资源扫描工作，通过业务外包、设备引进等方式对存量及未来增量档案进行数字化处理，确保档案工作“升级换代”。二是要充分应用电子档案管理平台在数字化转型中的优势，对数据进行快速处理与管理，实现档案库向“知识库”“智库”的转变。要进一步依托该平台对数字档案进行进行深度检索，完善平台功能，实现流程自动化、格式标准化的目标。三是要重视转型过程中的安全管控，利用数字水印、数字加密、云加密、内外网隔离等措施，充分确保档案资源的安全性。

（三）充分重视档案人才建设，实现人才关键作用

档案工作要实现全方位、全流程、全门类管理的目标，就需要以多种技能兼具、多学科知识兼具、知识结构更合理的人才队伍为支撑。为此，一是要注重“量”上的扩充。结合事业单位档案工作要求、未来规划以及档案增量等要素，进一步引进专业化的复合型人才队伍，确保人才建设工作与档案工作接轨。二是要注重“质”上的提升。要进一步着眼于人才质量提高、结构优化，对现有的人才进行培训，优化培训内容，举报以“信息技术应用”“檔案数字化转型”为专题的培训活动，打造创新型、领军型人才队伍。除此之外，要转变培训方式，充分应用论坛交流、岗位交流等方式，实现培训方式多元化的目标。

四、结束语

新形势下，事业单位要在总结既往工作经验，着眼未来档案工作趋势的基础上对档案工作进行创新，探索档案工作的新方法、新路径、新技术，使得档案工作能够更好地服务于其他业务工作，发挥档案资源的凭证价值和参考价值。具体而言，一是要建立健全档案工作机制，实现全流程管理目标;二是要加快数字化转型，实现管理创新突破;三是要充分重视档案人才建设，实现人才关键作用。相信在档案工作人员努力下，事业单位档案管理工作能够更好地融入事业单位转型、改革全局。

参考文献

[1]张丽燕.档案管理规范化体系的构建路径探索[J].中小企业管理与科技（下旬刊），2021（02）：9-10.

[2]刘巍.事业单位档案管理规范化建设的思考[J].黑龙江档案，2021（01）：114-115.

[3]杜林芳.促进事业单位档案管理工作规范化、科学化发展的措施[J].城建档案，2021（01）：99-100.

[4]刘虹.新时期档案管理工作规范化的新途径探究[J].传媒论坛，2020，3（24）：113-114.

（保定市退役军人服务中心 河北 保定 071000）