照片档案管理数字化转型升级探索与实践

葛如一 刘思雨 吴熠 张琪 汪宇

当今社会发展进入数字时代，人类的工作方式和生活方式因数字技术的进步正悄然发生着改变，数字化转型成为各行业抢占制高点的必然选择，现代档案管理亦面临着数字化生存的考验和数字化转型的挑战。文章以国网苏州供电公司（以下简称“苏州公司”）为例，通过分析企业在照片档案收集整理和利用服务中存在的问题，探索企业档案管理数字化转型的途径，力求形成具有较强实用性、通用性及推广价值的档案管理经验。

苏州公司档案室成立于1989年，至2020年底室存文书类照片档案8415张，工程类照片档案24194张。照片档案管理参照《照片档案管理规范》（GB/T11821-2002）、《国家电网公司照片档案整理规范》等文件要求执行。2020年苏州公司照片档案查阅28人次、利用1265张，服务对象主要有党建部、工会、建设部、运维部以及上级公司和兄弟单位，照片利用集中于展厅陈列、主题宣传、员工培训、书册编印、运维管理、项目验收等方面。随着数字化转型实践的不断推进，苏州公司档案服务能力得到进一步提升，照片档案价值日渐凸显并受到重视。2021年3月12日，国家电网公司领导班子成员与公司系统全国两会代表委员座谈，公司党组书记、董事长辛保安叮嘱说：“这些音视频、照片等，都是宝贵的历史影像资料，是公司的宝贵财富，要做好存档工作，今后都要这样。”

一、企业照片档案管理工作现状

照片档案是企业档案中的重要门类，长期以来，照片档案在存贮体量和利用频次方面远低于文书、科技等门类档案，档案部门往往对照片档案管理缺乏足够重视，日渐成为大多数企业档案管理中的薄弱短板。

1. 收集渠道单一，归档内容固化

目前企业归档照片一般来源于本单位宣传或新闻部门，归档内容主要围绕重大会议、重点工作、重要工程、重大事件等内容，收集渠道单一、归档内容固化的状况相当普遍。收集是档案工作的起始点，也是整个工作流程的重要环节，归档来源单一不仅会影响照片档案的数量和质量，同时将严重制约后期档案开发和利用工作。

2. 相册制作烦琐，实体归档量骤减

制作照片档案册是照片档案整理流程中的最后环节，主要包括照片洗印、核对排序、裁切粘贴、信息著录、编目装册等工序，整个制作过程极其烦琐且耗时。特别在2000年以后，随着数码摄影广泛应用，数码照片逐步替代传统纸质照片，企业照片归档数量也随之快速增长。以苏州公司文书类照片档案为例，1991-2000年年均归档照片不到50张，2011-2020年年均归档照片数跃升至660张，其中2020年度归档照片就高达1200张。受人力资源与技术手段的制约，实体照片档案册制作逐渐变成档案部门新的困扰，多数单位仅将少量反映重要内容且保管期限为“永久”的数码照片冲印成纸质照片装册归档，有的单位甚至直接取消实体装册。从照片档案保存与实际利用角度分析，上述做法均有欠缺，究其根源还在于照片档案实体装册工作费力耗时。

3. 利用方式传统，档案服务低效

照片档案利用不同于其他门类档案，虽然系统已有照片基本著录信息，但与实际查询需求的契合度较低，照片利用服务大都仍以提供实体照片档案册为主，其优点是照片浏览直观方便，缺点是资源不完整、阅览内容控制困难且需要利用者亲赴档案室查阅。这种传统单一、被动低效的服务方式严重影响了照片档案价值显现和档案服务水平提高。

4. 軟件功能孱弱，制约照片利用

目前档案管理软件已广泛应用于企业档案工作，但由于研发人员对档案专业管理了解深度有限，以及研发中档案人员参与度较低等原因，多数软件产品只能应对基本需求，缺少差异化考量与针对性研发。以国网数字档案馆系统中照片档案模块为例，其设计的功能定位与文书档案模块、工程档案模块基本相同，仅具备文件信息管理、单个电子文件下载浏览、表单打印等基础功能，缺少批量预览、比对选择、图形检索、图文合并输出等高效实用功能。

二、照片档案管理数字化转型的具体做法

数字化转型不仅是利用数字技术对传统业务进行科技赋能，本质上涉及的是一种管理模式改变，需要用新思维去摆脱传统模式的羁绊，释放数字技术的内在价值。为加快提升照片档案管理水平，苏州公司针对现存问题进行深度剖析，并以档案数字化转型升级为目标深入开展管理创新。

1. 创建“照片档案全数字管理”理念

为推动照片档案管理数字化转型升级，苏州公司以需求为导向，主动探索照片档案电子文件全生命周期管理，创建“照片档案全数字管理”理念。即在现有的数字采集、数字整理、数字检索的基础之上，着重完善照片档案册的数字输出功能和拓展数字化利用方式，实现以数字打印封装替代传统手工制册，以多样化高效主动服务替代单一化低效被动服务。

2. 自主开发数码照片档案册自动封装软件

针对目前照片档案管理中实体装册与利用服务的难点，苏州公司创新工作思路，提出并成功研发了数码照片档案册自动封装软件。即通过技术手段，对档案系统现有图像数据与文件信息进行定向重组，输出全新的“数码照片档案册”电子文件，并以此为核心，驱动管理方式与服务模式再造。该软件研发始于2019年6月，于当年10月完成测试验证，研发周期用时仅4个月，整个项目零资金投入，是公司系统首个由档案部门提出并主导实施的软件研发项目。为加强技术保障，江苏省电力公司文档处专门指定人员同步跟踪项目进程，及时提供档案专业指导和系统数据支撑；苏州公司信通部门选派技术骨干负责编程；所属各市县公司和部分兄弟单位档案专职人员积极参与软件测试与验证工作。多方合力保证了数码照片档案册自动封装软件研发质量。

3. 以彩色激光打印替代传统手工装册

传统相册封装方式最大的弊端是制作工作量大、利用方式受限。苏州公司利用数码照片档案册自动封装软件自动生成相册电子文件，然后选用彩色激光打印专用纸进行打印封装，不仅大幅提高了相册制作工作效率和工艺质量，还开创了彩色激光打印照片替代传统纸质照片的先例。相信随着打印技术与输出载体材料的不断升级，打印照片档案册必将成为档案部门照片册制作的首选。

三、照片档案管理数字化转型初步成效

1. 提高了实体照片档案册制作效率

传统实体照片档案册制作流程烦琐耗时且大多需由手工完成。以500张照片装册为例，传统手工制作流程：（1）整理电子文件；（2）送洗纸质照片；（3）逐张核对排序；（4）逐张粘贴到档案册；（5）打印照片目录表单；（6）逐张裁切、核对、粘贴或手写录入信息。制作周期至少一个月。软件辅助制作流程：（1）整理电子文件；（2）通过软件生成“数码照片档案册”电子文件；（3）激光彩打输出；（4）装订成册。制作周期2天。数码照片档案册自动封装软件的应用，大幅简化了照片档案册制作流程，有效减轻了档案人员工作强度，极大缩短了照片档案册制作周期，显著提高了工作效率和工作质量，保证了归档照片与实体档案册内容、数量的一致性。

2. 创新了照片档案利用服务模式

依托数码照片档案册自动封装软件，苏州公司创建了多种新型档案利用服务模式，有效促进了照片档案利用效率与服务质量的提高，加快推动了档案利用服务由被动向主动转变。

（1）实现照片档案册网上借阅。以往苏州公司照片档案册仅有纸质实体一种形式，利用者如需批量查阅则必须亲赴档案室，非常不便；现在有了照片档案册电子文件，利用者通过档案系统办理网上借阅，即可快速获取相关照片档案册。服务方式的拓展为利用者提供了便利，进一步促进了照片档案资源利用，2020年公司网上借阅照片档案册16人次、照片册文件37件，照片利用852张。

（2）为利用者定制照片档案册。档案人员可根据利用者需求，将相关照片的电子文件与信息表单从档案系统下载至本地，然后通过数码照片档案册自动封装软件生成定制照片档案册文件（doc格式），最后由用户依个人喜好选择纸质打印、U盘拷贝、光盘刻录等不同形式留存查考。定制服务不仅提升了档案服务质量，还充分体现了以人为本的服务理念。

（3）为照片档案编研提供高效工作方式。利用者开展照片档案编研必定大量浏览图片，使用实体档案册阅览相对方便、直观，但资源不完整（多数单位仅将保管期限为永久的照片入册）；如通过档案系统浏览，资源完整但操作极其不便，这种两难境况制约了照片档案编研工作顺利开展。照片档案册电子文件的出现彻底化解了这种困境，不仅保证了浏览资源的完整，Doc格式文件的易用性更让照片档案编研变得轻松高效，快速浏览、内容检索、文本编辑、图像复制、打印输出等Word软件功能的助力，甚至可以让照片档案编研工作一气呵成。

3. 有效提升企业照片档案管理水平

一是以理念创新驱动机制革新。为尽快将理念转化为实践，苏州公司通过建立跨部门长效合作机制，制订《苏州供电公司照片档案归档范围表》，组建档案创新工作小组，定期开展档案利用需求征询，多措并举提升档案工作质量和效率。二是以技术创新驱动服务升级。数码照片档案册自动封装软件的开发应用，不仅简化了照片档案册制作流程，还为拓展照片档案利用途径、升级服务模式提供了重要支撑，解决了异地借阅、主动推送、阅览控制、照片编研等方面长期困扰照片档案利用的难题。

4. 助力企业档案工作全面转型

一是深化创新成果应用，促进档案工作全面提升。苏州公司照片档案管理创新实践形成的管理理念、管理机制、服务模式，不仅适用于照片档案管理，还可供其他门类档案管理借鉴或套用。二是加大推广软件成果，助力企业档案管理数字化转型升级。数码照片档案册自动封装软件开发的技术标准，参照了《照片档案管理规范》（GB/T11821-2002）、《数码照片归档与管理规范》（DA/T50-2014）、《国家电网公司照片档案整理规范》等文件要求，具有较强的通用性，不仅适用于国网公司系统各单位，系统外单位也能直接使用。三是支撑智慧档案构建，发挥示范引领作用。自2015年起，苏州公司一直致力于智慧档案探索，本创新成果即是在研究《挖掘档案在产生和利用上的潜在关联关系》课题中衍生的，具有一定的前瞻性和实用性，为国网智慧档案体系构建提供了理论参考和先行经验。

5. 数字化转型成效初步显现

随着照片档案管理数字化转型实践不断推进，档案工作成效初步显现，照片档案册制作困境初步化解，系统照片信息与实体相册内容实现完整匹配，照片档案收集渠道有效拓展，利用人次、利用数量成倍增加，《光明七十载 奋进新时代》《苏供发展成就专题图册》等照片编研成果相继完成，档案利用者的时间成本和企业的经济成本大量节省，档案服务质量、服务效率、服务水平明显提升。

四、照片档案管理数字化转型的启示与建议

1. 聚焦问题激发创新思路

问题意识是一种科学的管理理念，创新思路的形成大多源于人们对现实问题的深入思考。苏州公司在探索实践中以问题为导向，通过全面梳理排查发现问题，进而针对重点问题展开深入分析研究。在工作实践中笔者深刻体会到，聚焦日常工作中的突出问题并以此为切入点开展探索，不仅具有现实意义和实际效用，同时还能激发创新思路，许多理念的创新和技术的突破即在课题攻关过程产生，可以说以问题为导向是开启创新之路最有效的途径。

2. 补齐短板促进全面提升

目前企业档案管理整体水平相比过去已取得长足进步，但仍存在较多短板。多数企业长期习惯性地将文书档案、科技档案管理作为工作重点，对影像、实物等其他门类档案缺少关注，导致各门类档案发展极不均衡，“木桶效应”日渐凸显，长此以往必将制约企业档案工作全面提升，甚至还会影响档案事业高质量发展。补齐短板是消除“木桶效应”的唯一方法，且短板消除的进度就是企业档案工作全面提升的进度。

3. 拓展服务彰显档案价值

苏州公司长期重视档案利用服务，并在实践中形成了一些具有特色的工作思路和工作方法。一是“换位思考”，将用户的利用需求、利用体验作为改进工作的方向；二是“與时俱进”，将新技术应用作为提升服务的抓手；三是“以人为本”，将定制化个性服务作为创新工作的着力点；四是“合作互助”，将跨专业合作作为拓展服务的重要方式。档案利用服务是彰显档案价值最重要的方式，档案利用服务能力也将成为衡量企业档案管理水平最好的“试金石”。