新形势下企业工程项目档案管理工作的思考与建议研究

高瑞琴

[摘 要] 随着我国经济建设的快速发展，国家对企业工程项目档案管理的重视程度不断提高，对工程项目档案的规范化管理程度要求更高，使工程项目验收成为工程竣工验收的重要环节。文章从工程项目档案管理的重要性和特点出发，分析了目前工程项目档案管理中存在的问题，并就如何有效开展工程项目档案管理工作，提高我国企业工程项目档案管理的整体水平，保障我国企业的健康发展提出了建议。

[关键词] 工程项目；档案管理；建议

中图分类号：G27 文献标识码：A 文章编号：1674-1722（2021）09-0042-03

项目实施全过程所形成的工程档案，是每个项目、每个工程建设过程以不同载体形式形成的真实原始记录。对企业的可持续发展、经营决策、日常生产管理等工作有较大的参考价值和应用价值。工程档案作为航天档案的重要组成部分，是实施工程质量终身责任制和事故责任追究制的法律依据。所以，工程档案是国防军工建设中不可或缺的重要一环，对其进行收集、保管、利用，对提高航天产品的质量和可靠性，满足科研生产的需要，具有十分重要的作用和长远意义。

一、企业工程项目档案管理的重要性

（一）施工文件是整个工程建设过程中最真实、最直接、最原始的记录，它包括了工程施工的各个方面，如钢筋的安装、焊接质量、混凝土的坍落度、隐蔽工程的验收等，没有一个文件与工程文件关系不紧密[1]。

（二）工程档案是工程竣工验收的重要依据，也是工程质量监督的重要内容。有些资料没有按规定验收、整理或收集、整理不符合要求，则整个工程的竣工验收不能通过，因此，工程资料是工程成败的关键。

（三）项目档案资料是工程质量评价的重要依据，也是工程质量管理的重要环节。项目档案是项目从初步设计到竣工的全过程中最真实、最直接、最原始、最完整的记录，应与项目同步进行，并由项目全体人员共同参与。项目档案资料归档各类地勘资料、征地拆迁文件、未中标标书的质量问题处理、工程变更等，对后续工程验收具有重要意义。

（四）工程档案还可以作为一种文献资料，是对企业施工技术的总结，也是对施工经验的积累，可以为类似项目提供参考和借鉴，对施工企业在使用、维修、改建等后期管理中具有重要参考和可比性，从而推动施工企业的不断发展进步。

二、企业工程项目档案管理的特点

（一）综合性特征

工程档案的技术特征是决定工程档案综合特征的重要因素。建设过程中，对工程建设项目进行详细记录、分类整理。因此工程档案是各種工程项目建设成果和技术的综合，对建设项目工程档案的收集、整理具有很强的技术性[2]。

（二）各种组成要素

工程档案涉及的专业范围很广，如施工阶段的勘察、地基处理、施工技术等，对专业知识的要求很高，这些环节都需要有专门的文件记录，这些文件在工程档案中占有重要地位。与此同时，施工项目需要多个部门同时开展勘察、监督和施工，都需要有工程档案做记录。另外，行使政府职能的相关部门，如人防、环保、国土、财政、规划等部门，也要对建设项目进行审批、决策，并对建设项目的立项、资金筹措、施工方案等提出意见和建议。

（三）高度专业化

工程档案在建设过程中，由于多个部门相互合作、共同建设，导致工程档案种类繁多且具有很强的专业性，与一般企业档案不同。

（四）文件信息生成周期长

众所周知，基本建设项目，特别是大、中型基本建设项目，建设周期长，有些项目要过几年才能竣工验收。基本建设工程的整个过程，都要经过立项、设计、施工、监理、采购、竣工验收等环节，而在这一过程中所形成的文件，也要经过主管部门、建设单位、施工单位、监理单位、采购单位、设计单位等多个环节，一般要几年才能完成。

三、企业工程项目档案管理中存在的问题

（一）档案原件移交不规范

档案馆备案信息不全，主要表现在档案馆与建设单位之间缺乏科学、合理的沟通机制，档案馆与其他部门之间缺乏有效的联系。由于上述原因，有些工程项目档案细节在归档过程中无法进行有效的协商，从而给今后的档案管理工作带来许多问题。部分建设单位在移交档案时，未将原始图纸等资料全部提交。原始资料的法律效力，比较充分，尤其是对于转让建设用地规划许可证等重要资料，要确保其真实性[3]。

（二）电子文件的电子版本不能与纸质文件同步归档

在移交竣工档案时，有的工程项目建设单位只提供纸质的文件，没有提供电子版的文件，且没有电子目录，竣工图也不清楚。根据国家规范工程档案的归档标准，要做到纸质和电子文件同步归档，电子文件应清晰完整。工程项目建造过程中，应将其记录为照片或图片，并附有电子文件。

（三）资金不足和设备落后

1.保证档案管理信息化的软硬件建设是企业档案管理工作的基础，然而软硬件的建设却需要大量资金，所以很多企业只是把资金投入产品的研发和市场的开发中，档案管理工作还处于起步阶段，企业高层对此既没有给予足够的资金，也没有给予足够的重视，因此，档案信息化管理建设面临很大的困难。

2.当前大多数企业技术档案信息化系统不完善，技术档案的归档工作处于被动状态，难以调动工作人员的积极性，工作人员不能自觉地对档案内容进行筛选，加剧了后期工作中的资源整合问题。

3.在档案管理信息化建设过程中，前期要采购大量的硬件和软件，企业中还有很多设备需要升级，因此，企业必须对加大资金投入，优化其工作环境。

（四）档案管理人员素质低

本文所说的素质，并非一言以蔽之，而是理论知识与实践经验。不少用人单位档案管理人员学历、学位偏低，管理资料多为纸质，管理人员电脑操作能力差，相关领导人员对档案管理信息化建设不够重视，长此以往，档案管理信息化工作便停滞不前[4]。

（五）文件资料收集不全面

1.众所周知，工程项目档案存档人员大多数是兼职人员，他们对工程项目档案的收集、存档工作所知甚少，对严格按照政府部门规定收集、存档缺乏必要的意识和责任感。

2.项目建设档案是对项目全过程的记录，便于日后对其进行修改和查询，遇有意外情况，可迅速进行查询和责任认定。因此，如果在整理档案文件时不够全面，或整理过程中有部分问题没有做好记录，都会给以后的工作带来很大困难。项目建设档案存档过程应保持档案文件收集过程的完整性，因为档案文件的数据完整性对于后期工程调整非常重要。

（六）管理方式落后，缺乏创新意识

1.有些建筑企业为了节约人力资源的投入，在设立档案管理岗位时，往往坚持“一人多职”的原则，档案管理人员既要负责管理档案，又要处理一些其他的事情，以致档案管理人员工作重心偏离，在档案管理工作中常常睁一只眼闭一只眼。

2施工企业的档案管理人员在长期的档案管理工作中形成常规工作模式，档案管理人员习惯采用这种固定的工作模式，但这种固定的工作模式导致档案管理人员在实际工作中缺乏责任心、上进心和创新意识，导致档案管理工作严重滞后。

3.近几年来，随着信息技术的飞速发展，许多建筑企业建立了档案信息管理系统，但一些档案管理人员仍沿用旧的观念、做法和方法，导致纸质档案所占比例远高于电子档案，给档案的信息化、现代化、科学化和规范化管理带来了沉重的阴影。

（七）缺乏专业档案管理员

1.当前基本建设项目档案管理人员多为临时聘用，普遍缺乏系统的档案管理培训，普遍缺乏档案专业知识和业务技能，难以实现档案管理的标准化收集、分类、整理、保管，业余档案管理人员过多，导致档案工作处于应付状态。

2.施工企业缺乏既懂档案专业知识又熟悉工程管理的人才，而具备专业知识的人才，由于各种原因无法长期从事档案管理工作。此外，基建工程项目档案管理工作专业化程度较高，档案管理人员缺乏专业技术知识，对工作流程缺乏了解，且工程档案管理实际能力不足，造成收集、整理、归档不及时、不规范。

四、加强企业工程项目档案管理的建议

（一）建立各种情况档案管理制度

因为工程档案是一项系统工程，各个种子系统之间相互协作，形成一个完整的工程项目，所以，工程档案的形成就是整个工程项目的形成。为此，要加强项目的组织领导，根据项目的实际情况，配齐档案管理人员，建立科学、健全的项目档案管理体系，明确岗位职责，实行绩效考核和奖惩制度，通过各部门的协调和组织，使项目档案工作制度化、科学化、法制化，使工程建设全过程管理有法可依[5]。

（二）档案文件的统一编号

实施统一管理，制定相应标准，是档案管理工作的重要内容。科学技术的发展促使档案管理工作不断创新，档案管理工作必须建立统一的标准，严格执行，保证档案信息管理的规范化。除上述规定外，还明确了各部门在档案工作中的职责，实行分类管理，使档案管理工作水平得到进一步提高。

（三）引进先进设备

1.在档案管理工作中，纸质档案易发生虫蛀、霉变等损坏，应积极引进先进设备，加强档案信息化管理，运用先进技术力量，提高档案管理水平。

2.根据工程实际，对工程图纸、技术资料等进行分类管理，在引进先进设备的同时，完善传统工具，促进工程管理工作的有序开展；对于现有的档案管理工作，包括各种档案资料，要增加购置费用，以保证工程档案工作的顺利开展。

（四）提高档案管理人员的综合素质和能力

1.档案管理人员是整个档案管理系统的核心，其综合素质和能力直接影响档案管理工作的质量。因此培训档案管理人员必须提上日程，企业也应重视，通过定期培训，培养档案管理人员的职业意识和服务精神。如有必要，还将定期检查他们的业务能力，以确保档案管理工作有效。

2.培训的重点是加强档案管理人员的计算机操作能力，要鼓励档案管理人员使用电子设备存储档案资料。因为使用电子设备储存数据可以节省空间，减少人力物力投入，可以提高档案管理效率。还要根据工作需要，制定相应的奖惩措施，激励档案管理人员提高电脑等电子设备的使用能力。

（五）加强培训和宣传

由于工程项目文件和材料的很大一部分归档依赖于参与工程项目的人员的协助，因此对他们进行培训十分必要。本文阐述了档案在工程项目中的重要作用，以及对工程设计者、工程管理者和工程档案管理人员的影响，以提高大家对档案管理重要性的认识。要加强工程设计人员有关档案管理规范方面的培训学习，只有大家对标准有了更好地了解，才能更好地贯彻执行。由于工程项目产生的文档材料十分复杂，建议最好将标准规范编成一本简明的手册，以供设计人员学习。

（六）科技创新档案的数字化

1.传统的建筑工程项目档案管理人员工作量很大，他们主要负责搜集、整理资料，但是在实际工作中却存在着许多问题，影响了档案的真实性和准确性。当前计算机网络技术越来越先进，许多工程档案采用计算机技术来实现数字化管理，但由于缺乏统一的管理制度和有效的统一标准，工程档案数字化管理水平不高。

2.建议把工程合同写进工程档案信息化建设中，并在资金上给予支持，以保证工程档案从一开始就形成一个庞大的信息数据网，使各环节能够借助信息技术手段，实现档案的自动归档和管理使用；逐步建立工程档案大数据库，从而大大提高工程档案工作效率。

3.建设项目工程档案数据库的建立，有效地弥补了传统档案存放方式的不足，同时也保证了工程档案管理的规范化、科学化，更好地为社会服务。并借助国家信息化标准，工程档案顺利实现了无纸化，档案管理从目前的“两套”方式逐步过渡到“一套”方式，用纸量大大减少，环保效果明显。

（七）进一步强调管理

1.对于企业工程项目档案管理工作而言，要在具体工作的实施过程中取得更优异的成绩，就必须提高工作重点，对企业工程档案管理人员进行培训，加强业务指导，这是非常重要的一环。

2.鉴于档案管理工作的特殊性，档案管理人员不仅要严格约束自己，而且要大大提高保密水平，严格按照国家有关规定和行業标准执行，对企业工程项目档案管理中的难点问题要及时报告，从根本上分析问题。

3.在工程档案管理过程中，要把握好企业工程项目档案管理工作的发展趋势，如在新技术、新设备的投入完全打破了原有的档案管理模式和方法，此时就需要逐步调整工程档案管理模式，而在管理档案的层次设置、人员的权限安排等方面，要做得更好，坚持把握企业工程项目档案管理工作的特点，以便更好地迎接未来工作的挑战。

五、结语

工程档案是工程建设过程中的重要一环，它不仅是工程竣工验收的内容之一，而且是工程竣工验收的重要依据。对工程档案资料是否符合验收标准的问题，由档案处负责。搞好工程档案工作，应从思想上高度重视，认真细致地对待每一个环节，充分利用计算机等现代化设备，提高管理效率，使之更好地服务于建设大局，为经济建设提供优质服务。

参考文献：

[1]陈小才.重点工程建设项目档案管理工作探究[J].城建档案，2019（12）：49-50.

[2]夏进刚.如何做好重点工程建设项目档案管理工作[J].科技与创新，2017（13）：98+101.

[3]李继红.浅谈企业重点工程建设档案管理[J].办公室业务，2017（03）：104.

[4]王雪.如何做好新形势下重点建设项目档案工作[J].陕西档案，2017（04）：51-52.

[5]林婷婷，卓海金，梁任华.工程项目档案管理中的问题和建议[J].西部交通科技，2019（11）：192-194.