基于智慧医院的电子文件管理模式探析

荆坤兰

山东省高密市夏庄中心卫生院 山东 高密261505

引言

随着文件管理模式的改动,其用到了更多的信息化技术,如物联网、云计算、大数据等,在有效整合患者的信息数据后,适时优化当前的医疗体系,由于智慧医院模式与当前时代的发展方向相符,该管理模式正用在多个行业中。

一、电子文件管理模式在智慧医院中的工作流程

首先,在智慧医院电子文件中采集数据信息时,管理人员会主动变换采集方式,利用相关信息技术来自动整合数据信息,降低传统数据采集实时性差、效率低等问题。其次,在整理电子文件的过程中,相较于旧式手工抄写编目模式,当前的整理方式多为信息逻辑整理法,其整理模式应以群为单位,适时打造数据库或数据群,统一集中处理领域相同、主题相同、内容相同的医疗信息。最后,在进行电子文件归档期间,利用相应的归档模块来完成数据入库、元数据摘录与自动分类归档等,在完成使用权限的设置后,适时分类使用等级与对应的用户需求,通过对访问权限的设置,提升电子文件内数据信息的安全性。

二、智慧医院内优化电子文件管理模式的有效措施

(一)设置多元服务。传统医院的文件管理人员存有诸多不足,其不仅知识结构较单一,还兼职多种工作,严重影响文件管理的效率与效果。在当前的医院文件管理中,其需要复合型人才,既拥有文件管理的新知识,还要学会应用各项互联网技术,降低电子文件的管理风险。

具体来说,在架构智慧医院期间,其内部管理要采用多项新兴技术,如区块链、大数据与云计算等,文件管理人员在该类模式下虽然难以掌握其开发运行的全部过程,但要了解与理解该系统基本的运行原理,并在使用或开发时设置些许要求,有效增强信息处理的水平。为实现智慧医院中电子文件管理的构想,医院内部需加强人才建设,即利用良好的教育培训来增强管理人员的工作积极性、主动性,使其在此项工作中逐渐找到幸福感与归属感,优化电子文件的管理方法。此外,电子文件管理者还要时刻坚持创新意识、服务意识,借助先进的文件管理理念来增强管理水准,使电子文件内的信息资源更加个性化、多元化,给用户带去更为适宜的服务。在开展医院电子文件管理的过程中,借助用户至上、以人为本的理念,主动改善服务方法,使医院事业的发展更为稳定与健康[1]。

(二)增强电子文件的管控力。在进行文件管理期间,对于电子文件来说,在其保存前,管理人员就应及时开展文件保管与形成工作,若不对此环节严格管控,难以发现该文件的真正面貌,其在编目、保存与鉴定的过程中也存有劣势。智慧医院需重视电子文件中的前端控制,其在产生电子文件的初期就进行一定的管控与干预,借助其管理模式来完成电子元数据的设计。管理人员应详细了解与核查电子元数据的形成背景、功能与形成过程,提升电子文件数据信息的可靠性、安全性与真实性。比如,当某电子文件在网络系统运行的过程中,会带有极大的不确定性、流动性,因而在运行期间该电子文件中的信息易被篡改或删除,若科学控制该系统的前端,有效控制其数据信息的生成过程,确认其内部信息的收集时间、归档范围等,借助身份验证识别与权限管理,电子文件中的数据信息会被保存的更为完整,全面增强电子文件的管理水准。

(三)加强信息安全管理水平。在保障电子文件安全的过程中,其主要内容多为内容逻辑与物理安全等,若想切实提升其内部信息安全,医院管理人员应设置科学的风险防控系统。

一方面,电子文件管理者需科学运用多项信息技术,如云计算等,加强文件内部的可处理、可识别功能,借助系统内部的转移功能,将多种重要的电子文件存放到医院专业的管理系统中,两类系统在连接时要注意兼容性,严格把控电子文件的入口与接口,使电子文件始终保有可靠性、真实性、原始性[2]。

另一方面,随着智慧医院建设数量的增加,管理人员在管控其内部文件时要科学设置用户等级与用户权限,若相关人员想访问电子文件资料,要输入相应的登录信息,适时设置访问门槛。例如,某省的中心卫生院在实行内部电子文件管理时,内部管理权要经过PMI的授予,相关用户在云端可查询该卫生院的普遍信息,而私密信息的访问则要借助一定的访问权限,只有卫生院内部人员才能利用相关权限来访问私密信息。此外,管理人员还可创设电子文件的加密方式,如公钥加密、数字签名等,借助相应信息平台来改进电子文件的传输模式,保障其内部数据信息的安全性。为增强网络信息运输环境的安全,医院内部的各个部门应主动建立各项信息加密系统,保障了电子文件内数据信息的整体安全。

(四)改进制度建设。随着智慧医院模式的快速发展,电子文件的内部管理也日趋专业,在优化其管理模式的过程中,管理人员应主动改进其内部多项要素,如政策引导等。通常来讲,在夯实制度建设期间管理层需适时介入或干预到电子文件的业务流程中,架构出适宜的文件评价系统与文件管理指标。医院在开展制度模式管理期间,要严格遵守电子文件管理与电子文件归档等相关规范,设置出与该医院内部发展态势相适应的管理模式,将部门监督作用发挥出来,使该模式逐渐制度化、标准化。同时,在管控医院电子文件时还要成立适宜的监督小组,其管理效果要与评奖评优、绩效考核挂钩,定期或不定期的开展监督工作。针对电子档案管理中可能遭遇的突发事件,要做出针对性较强的应急预案,有效改进电子文件管理的有序性。

总结

综上所述,智慧医院在进行电子文件管理期间,要创建全新的管理模式,工作人员需逐渐熟悉其各项工作流程,通过合适的方式解决该模式下衍生的多重问题,增强电子文件管理的规范化与高效性。