事业单位档案管理信息化建设措施研究

吉林省镇赉县不动产登记中心 吉林 白城 137300

前言

我国事业单位档案管理应以信息化建设为基础，将传统的纸质档案转变为数字化档案，建立符合当前发展趋势的档案管理模式，即电子档案管理，其不仅可以将信息准确、快捷、有效的进行传播，还可以提高档案信息的覆盖率。因此，在当前环境下，事业单位档案管理需要利用信息化建设进行创新，解决当前存在的问题，体现信息化建设的价值。

一、事业单位档案管理信息化建设概述

(一)档案的种类。事业单位档案管理信息化建设有着十分重要的作用，从档案的种类进行划分可以将其分为资料信息档案以及资料规划档案，具体如下。

(1)资料信息档案：数字化档案与普通档案存在差异，信息档案主要是记录研究和报告，多为资料后期的研究内容。数字化档案是深入了解相关工作的关键部分，也是相关工作相关内容研究的重要内容。

(2)资料规划档案：档案可以理解为相关工作发展的“动向”，是相关工作在展建设期间的全过程记录，其中包括了相关工作出现的问题、活动、相关建设等，且信息化档案中会记录影像及图片资料等[1]。

(二)档案的特点。我国目前对事业单位信息化档案建设的具体内容仍然存在争议，但目的都是希望对资料进行完善，使其能够有效应用在发展建设中。事业单位档案不只是记录和表现资料相关的内容文字，会详细记录相关工作的各项内容，并将此类内容进行储存，主要是通过管理反映当前单位及社会的全部情况，使得档案具有时间价值及应用价值。事业单位档案管理信息化建设可以使内容更加详细，包括了文字、图片、视频等多种形式的记录，对于事业单位的发展建设有着重要意义。

二、事业单位档案管理信息化建设的现状

(一)档案管理工作负荷较大。当前随着部分事业单位规模的不断扩大，相关工作变迁等现象频繁发生，增加了档案管理工作的负荷，使管理过程中的工作量随之增加，为管理人员带来了巨大的工作压力，如想精确查找档案会消耗大量的时间，而简单的信息录入并没有充分发挥数字化技术的作用，其原因是由于实际建设中缺乏信息化建设，无法实现电子材料的转换。由此可以看出，档案管理信息化建设有着不可替代的作用，其不仅可以将资源档案保存下来，且可以对此类资料有效利用。

(二)档案管理制度未能完善。由于近些年事业单位档案管理逐渐向着电子版方向发展，虽然为整理记录带来了许多便利，但是数字化载体的应用依旧需要人力物力的消耗，并且后期需要进行实时的维护和更新。就目前情况来看，仍然有许多事业单位的档案管理制度不够完善，且录入工作较为繁琐，降低了管理人员的工作积极性。除此之外，部分事业单位未对电子档案管理加强未重视，导致相关档案管理制度无法进一步落实[2]。

(三)档案管理人员素质问题。部分档案管理工作人员存在素质上的问题，将自身的工作紧紧定义为档案录入与档案保管，缺乏对档案管理工作的深刻认知，无法掌握现代化管理方法，使档案管理技术相对匮乏，这样的问题不利于档案管理的改革与发展。在新形势下的档案管理数字化创新中，必须要以相应的软件设备与硬件设备作为支撑，避免档案管理因此受到影响，进而使档案管理确切落实。

三、事业单位档案管理信息化建设措施

(一)档案管理体系建设。事业单位要想真正做好档案管理工作，必须建立一套完善的管理体系，在电子档案管理中调整相关制度，使制度更加科学、合理，同时应从制度上确保工程电子档案管理的规范性，实现信息化档案资源的共享。在此基础上，应利用这一套标准体系使管理体系的优势充分发挥，使档案管理标准化执行，以此约束工程管理人员的自身行为，以电子档案管理标准体系提高工作效率，调动管理人员的积极性，保证档案管理能发挥出实际作用[3]。

(二)完善档案管理制度。在当前信息环境下，信息化档案管理工作必须规范化，以真实性、安全性、完整性为基本原则，从而提高管理效率，具体如以下几点。

(1)需要从制度方面着手，对事业单位资料电子档案原始记录进行管理，建立指导性管理部门，对档案管理主体进行明确，保障文档传输的安全性。(2)从技术方面着手建立事业单位档案管理规章制度，例如结合实际情况来构建出完善的数字化管理体系，各机构进行协调管理，使档案数字化管理标准化。(3)在电子档案管理过程中需要定期进行安全性检查，借助现代化手段将管理细则进一步完善，电子档案需要进行保密设置，防止档案数据被恶意窃取或丢失。在此基础上需要构建责任风险体制，满足事业单位发展建设的环境需求。

(三)提高管理人员意识。在当前事业单位档案管理工作中，通过培训要求向官人牢固树立责任意识，贯彻落实创新、协调、绿色、开放的发展理念，以改革将被动管理理念彻底转变，要求管理人员能够主动对各部分工作情况进行了解和分析，提高自身素质。同时，需要引进高素质人才，要求人才熟练掌握现代档案管理技术，分析档案中的多项内容，不断挖掘档案价值，严格管理资源的查询和借阅，提高档案管理改革的效果。除此之外，人员培训需要渗透思想教育，要求档案管理人员接受新的理论新的技术，加大自身知识储备量，进而推动事业单位的创新发展。

结束语

随着我国经济的不断发展，各类现代化信息技术日益成熟，因此需要将此类技术应用在事业单位信息化档案管理建设中。在此基础上，档案管理必须做到与时俱进，要求档案管理部门人员以及相关执行人员共同参与，转变传统的管理理念，完善当前数字化建设过程中的不足，推动事业单位实现可持续发展。