新形势下自然资源档案管理存在的问题与解决措施

平度市自然资源局 山东 青岛 266700

自然资源局在日常工作中会产生大量珍贵的资料与影像记录，这些就是自然资源档案主要形式。如何管理与利用好这些自然资源档案是当前自然资源局的一项主要任务。为此，本文就新形势下自然资源档案管理存在的不足与改进对策进行探讨。

一、当前自然资源档案管理面临的不足

(一)缺乏足够的重视度。自然资源局属于重要的政府职能部门，应在充分发挥自身职能作用的基础上向社会提供高效、优质、便捷的档案服务。从实际来看，仍有部分自然资源局对档案管理较为轻视，未配备档案专职人员，也缺少完善的硬件设施，档案管理制度较为滞后，档案归档范围、相关流程不够完善，制度执行度不够。

(二)档案管理质量有待提升。部分自然资源局对档案管理工作多以人工管理为主，档案信息化建设较为滞后，还未建立起系统、专业的档案管理信息系统[1]。有的自然资源局虽然已引入了档案管理信息系统，但档案管理队伍结构老化，对信息技术的掌握不足，加之缺少系统的培训机制，档案人员的专业素养特别是信息化素养得不到有效提升，制约了档案管理质量的提高。

(三)档案管理制度有待健全。一些自然资源管理局所沿用的档案管理制度仍是多年前制定的，跟不上时代发展的需要，存在不少制度上的漏洞。自然资源档案信息的安全性与保密性是重点工作，必须通过健全的管理制度来防范相关风险[2]。

二、新形势下提高自然资源档案管理质量的对策

(一)完善相关软硬件设施，加快信息化进程。自然资源局领导要充分认识到档案管理的价值，消除对这项工作的偏见，将其摆在单位重要工作的位置上。同时，给予更多的人力、物力支持，安排专门的档案库房，配备相关软硬件设施，包括空调、除湿机、智能密集架等设备，做好防火、防潮、防虫鼠等工作，避免档案受损。为顺应信息时代的发展需要，加快档案管理信息化建设，改变传统的人工管理方式。不仅能提高档案管理效率，也便于信息查询。可在单位门户网站的基础上设立自然资源数字档案馆，实现档案管理信息化与档案服务网格化。要充分借助大数据、云计算、5G等信息技术，发挥“互联网+”平台作用，进一步提高档案管理效率，为档案管理插上信息化翅膀，争取“让数据多跑腿，让群众少跑腿”，真正实现档案管理的现代化[3]。

(二)完善档案管理制度。根据国家档案法等规定，制定自然资源档案管理制度。为优化档案机制，实现档案的细节化管理，自然资源局可采用多层类目设计档案标题，划分为三级，然后进一步划分三级下面的类目。通过学习借鉴国内外先进的档案管理理念，自然资源局要从自身实际出发，对档案收集、整理、归档、移交、编制、利用等工作分别作出相应的管理细则，优化相应的操作流程，并严格加以落实[4]。其中，重点要抓好的工作如下：第一，抓好档案资料的收集管理。这项工作具有长期性、艰巨性的特点，需要耗费很多时间与精力，还需要其他国土系统部门的配合。由于很多国土单位对档案管理的重视度不够，为此，自然资源局应投入更多的人力、物力，健全档案收集与归档制度，切实做好档案收集工作。要严格把好档案收集关，设置严格的“门槛”，确保收集的档案是高质量、有价值的。第二，对关键档案要实行备份保存制度，建议采用异地备份保存方法，避免档案损毁。异地备份保存重要档案资料可以有效避免各种自然、人为因素导致的档案损毁，也有助于应对网络时代的信息安全挑战，防范网络攻击、操作失误导致的数据失真与丢失。第三，档案管理部门安排专人实时跟踪与监管，确保制度得到严格落实，使档案管理更加规范化。

(三)加强档案队伍整体素质建设，提高档案管理水平。自然资源局应高度重视人才培养工作。首先，从高校、社会挑选出一些专业、优秀的档案管理人才与信息技术人才，将其放到档案管理队伍中，优化现有的档案管理队伍结构。其次，根据自身实际确定档案管理队伍的培训方案，采用形式多样、贴近档案工作实际的方式开展教育培训工作，确保培训成效。同时，要丰富教育培训内容，不仅要对档案专业知识、自然资源知识、信息技术等进行培训，提高档案人员的专业素养，更要注重职业道德教育与法治教育，增强档案人员的职业道德与保密意识，自觉遵守法律法规，不做违规违法的事情。最后，建立健全奖惩措施与工作考核制度，定期开展业务考核工作，科学全面评估档案管理人员的工作表现。

(四)加强档案资料的保密管理。自然资源档案中有不少涉密业务档案，不仅数量庞大，而且载体形态多样，使用频次较多[5]。为此，必须抓好这类档案的保密管理，要严格根据国家相关保密法律做好涉密档案的保管工作，防范泄密事件出现，切实维护国家的信息安全。档案管理员要增强保密意识，在日常工作中不违规翻阅这些涉密档案，也不随意泄露这些资料。一方面，自然资源局要利用业务培训的机会，向档案人员灌输保密意识，通过正反面案例开展警示教育，并安排讲师讲解《档案保密法》、《国土资源档案管理保密制度》等法律法规，切实提高档案人员的保密意识与法治意识，自觉做到不借阅抄袭、不泄露、不损坏档案资源，严格按规章制度办事。

总之，自然资源管理局应结合自身实际，尽快完善自然资源档案管理制度，给予更多的支持与投入，实现自然资源档案管理质量的稳步提升。