信息时代核工业企业档案信息化建设问题与对策研究

梁志伟

（中国原子能工业有限公司，北京100032）

1 概述

1.1 档案信息化概述

档案信息化是指在国家档案行政管理部门的统筹规划和组织下，以档案信息资源建设为核心，以信息人才为依托，以法规、制度、标准为保障，全面应用现代信息技术，不断改革传统的档案管理模式，有效提高档案信息资源收集、 管理和提供利用服务水平，加速档案管理现代化的过程。

1.2 档案信息化建设概述

档案信息化建设不是一般意义上的档案工作，而是档案事业发展的战略型举措，即关于档案事业发展的全局性、长远性谋划。 它是一个系统工程，涉及的范围很广，几乎涵盖了档案业务建设的所有内容。 主要包含档案信息化基础设施建设、 档案信息资源建设、档案信息化人才队伍建设、档案信息安全保障体系建设等多项内容。

2 核工业企业档案信息化建设的问题

2.1 档案工作边缘化

核工业企业档案管理工作一直处于边缘化，大多数核工业企业档案机构都归属于企业其他部门，没有独立的行政职权，部分企业成立档案科室，有的企业甚至只是资料中心，档案工作没有系统规划，对档案信息化建设的认识、资金投入等方面，均处于劣势，阻碍档案信息化建设的开展。

2.2 档案数字化加工难度大

档案信息化包含了档案资源的信息化，而档案资源信息化主要有新增档案电子化和库存档案数字化两方面内容，而库存庞大的档案数量，是核工业企业实现档案信息化工作必须面对的问题。

2.3 核工业企业“谈密色变”

大多数核工业企业都是承担涉密武器装备科研生产任务的单位， 业务过程中形成的档案许多涉及国家秘密，随着国家安全的重视，保密工作要求的加强，企业工作人员对信息化建设尤其是涉及文件、档案系统的建设慎之又慎， 影响了档案信息化工作的实施。

3 问题原因分析

通过对以上问题的分析， 造成以上问题的深层次原因主要有企业人员档案意识薄弱， 缺乏档案专业人才，对信息技术的应用不足，对信息系统建设缺少调研。

3.1 档案信息化意识薄弱

企业档案人员大多是从传统档案管理工作中走过来的，对档案信息化新观点、新技术接受程度、掌握程度较弱，这使得档案管理工作还停留在传统管理阶段，沿用传统的组卷、打孔、排架等手工操作，档案的利用仍以纸质档案为主，编研、开发工作开展甚少，没有开发就没有利用，企业档案处于“只存不用”的状态，缺乏了档案信息化建设的动力。

3.2 档案专业人才缺乏

核工业企业档案管理人员，只有很少一部分是档案专业科班出身， 大多数都是从别的岗位跨专业而来，档案知识也仅仅依靠在职教育的培训获取，理论知识停留在传统档案管理，对档案新理论、新观点掌握甚少，不具备应用现代化信息技术的能力，影响了档案信息化建设工作的落实。

3.3 信息技术应用不足

信息技术是档案信息化的前提和基础，它是指完成信息的获取、传递、加工、再生和利用等功能的技术。 信息技术的掌握程度直接决定了档案信息化建设的质量高低，而企业运用信息技术较差，信息基础设施落后，阻碍了档案信息化建设的进程。

4 核工业企业档案信息化建设的对策

4.1 加强人才队伍培养，提高全员档案意识

4.1.1 加强企业领导重视

档案信息化的建设势必需要得到领导的重视，才能在资金、技术、人才方面给予投入。 一是充分利用“6·9”国际档案日，宣传档案工作，通过印制宣传手册、海报、电子屏等形式，让领导了解档案，关注档案；二是安排部门中层及以上领导参加档案学术交流、档案协作组会议等活动， 让领导意识到档案的重要性，这样才能更有力的支持档案工作。

4.1.2 提高档案人员素质

高素质档案人员要能快速接受并掌握档案新知识、新理论、新技术，并将其应用到档案工作中。 一是制定计划，分批次安排专兼职档案人员参加集团档案培训；二是加强学习，组织档案制度宣贯及档案基础知识学习，提高全员档案意识；三是组织活动，策划档案答题、演讲等多种形式的活动，号召全员参与，了解档案基础知识的同时，提高全员档案意识。

4.1.3 吸纳档案信息化专业人才

档案信息化工作是一项系统性、专业性很强的工作， 一般档案人员对信息技术的掌握和应用不足，所以应该广泛吸纳计算机信息相关人才，参与到档案信息化建设工作中，加快档案信息化建设步伐，提高档案信息化质量。

4.2 完善档案工作机制，提高档案工作地位

4.2.1 实现档案工作“三纳入”制度

将档案工作纳入单位工作计划；纳入领导议事日程；纳入单位职工的经济责任制和岗位责任制。

4.2.2 实现档案工作“四参加”制度

参加基建工程项目竣工验收； 参加科研成果鉴定；参加设备开箱验收；参加产品试制定型鉴定验收。

4.2.3 实现档案工作“四同步”制度

下达项目任务的同时提出文件材料的归档要求；检查项目进度的同时检查文件材料的形成情况；项目竣工验收的同时验收鉴定项目档案； 项目申报的同时，档案部门出具专题归档证明。

4.2.4 建立档案信息化专项制度

企业档案信息化建设应在企业信息化建设的基础上进行，应纳入企业信息化建设规划中，并建立单独的档案信息化制度，使档案信息化建设有章可依。

4.3 加强基础设施投入，促进信息技术应用

档案信息化基础设施是档案信息资源收集、管理、开发利用的物质基础和技术条件，主要包括计算机和网络的软硬件系统、数据库管理系统、网络系统以及计算机用房设施等。 其核心是信息技术和网络平台，充分利用信息技术和网络平台构建符合特定要求的档案信息系统，是档案信息化基础设施建设的重要内容。

4.3.1 网络基础设施

网络基础设施建设应从完善服务器、 终端设备、网络设备的配置方面着手。 保证网络基础建设能为档案信息化提供承担数据存储、管理、应用系统运行任务的高性能计算机；提供可以将通信设施向计算机输入程序、 数据或接收计算机输出处理结果的设备；提供可用于网络连接、信号传输和转换等的各类传输介质、集线器、交换机、路由器、光电转换等设备。

4.3.2 数字化设备

数字化设备是指将传统模拟档案信息转换为数字档案信息的设备。 数字化设备是建设数字化文本、图像、声音和影像档案资源必不可少的设备。 数字化设备应配齐供纸质、 录音、 录像等档案的数字化设备，保证各类档案完成数字化加工，才能丰富档案信息资源。

4.4 借鉴先进单位经验，合理编制建设方案

4.4.1 档案信息数字化

档案信息数字化是档案信息化的前提和基础，档案信息化建设首先要完成纸质、照片、录音、录像等档案的数字化。 通过对多家单位的调研，档案信息数字化加工，是一项工作量很大的工程，如果自己单位承担这项工作， 档案信息化很难在短的时间内取得成效。 鉴于核工业企业的特殊性，档案信息数字化工作，可以找有相应保密等级的外包单位完成，节省人力的同时，缩短档案信息化建设周期。

4.4.2 加强调研工作

适合自己的才是最好的，充分开展档案信息化调研工作的同时，要结合本企业档案工作现状，制定适合企业发展要求的档案系统建设方案。

4.5 分步建设档案系统，保障档案信息安全

档案系统建设应该分步进行，涉密系统与非密系统分期完成， 首先完成企业非密档案系统的建设，在此基础上研究涉密系统的建立。

4.5.1 非密档案系统的建设

（1）加强各系统关联融合

目前很多核工业企业都建有OA 办公系统或其他业务系统，档案信息化是企业信息化的分支，应该站在全局高度，统筹规划，在档案系统建设前期就应加强档案系统与OA 系统或其他业务系统的集成、对接，档案系统建成后不能是孤立的系统。

（2）非密与涉密严格分离

部分核工业企业认为登记涉密档案的目录本身不涉密，可以在剔除目录中敏感字眼的前提下挂接在非密系统上，这种做法看似简单，但实践证明不可行。首先，档案录入人员，一般都是专兼职档案人员或者文书处理员，他们对敏感字眼的把控不准确；其次对于上级单位来说，收到的各成员单位的多个项目的请示、报告等，业务种类多又杂，即使是业务人员都无法准确剔除敏感字眼，如果将涉密档案目录录入非密档案系统，始终存在泄密隐患。

4.5.2 涉密档案系统的建设

（1）必要性分析

根据企业业务范围、涉密档案内容及数量判断是否需要建设涉密档案系统，能用涉密单机解决的就不上系统，多一个系统就多一份风险。

（2）安全性保障

确需建设涉密档案系统时必须加强三员的安全教育，确保档案软、硬件设备的安全运行。 严格控制涉密档案系统的使用人员，采取防火墙技术、身份验证技术、加密等多种技术手段确保网络环境下档案信息的安全。

5 核工业企业档案信息化建设预期效果

5.1 实现档案的前端控制，提高档案质量

档案信息化建设完成了档案系统与业务系统的集成，从电子文件形成开始，到电子文件的流传、利用直至归档，实现了电子文件的全生命周期管理，从而实现档案的前端控制，提高档案质量。

5.2 实现档案的集中保管，优化档案管理

档案工作的基本原则是集中统一管理，就是对企业档案工作实行四个统一，即统一领导、统一制度、统一保管、统一编号。 档案信息化建设实施后，与各业务系统进行集成，实时归档，档案统一交于档案部门集中保管，优化管理。

5.3 实现档案的双轨制保管，降低存储成本

档案信息化建设完成了档案的数字化加工，实现了档案的双轨制保管。 既避免了由于年代久远造成纸质档案损坏、档案信息资源消失的风险，又减少档案库房的利用，降低了档案存储成本。

5.4 实现档案的网络化利用，提高工作效率

档案信息化建设使得档案的面对面服务转向网络服务， 既完成了档案利用在线审批流程的建立，又提供了线上利用的平台，缩短了档案利用人员的申请时间，高效地完成档案利用工作，并清楚记录了每份档案的利用频次、时间，为档案统计工作提供了依据。

5.5 实现档案的移交进馆，促进共建共享

核工业企业档案信息化建设过程，也是库存档案和新增档案标准的重新建立过程，将集团档案标准融入核工业企业档案工作中，为集团集中统一保管档案做足准备，从而推进档案移交进馆工作，促进核工业企业档案的共建共享。

6 结语

综上所述，本文对档案信息化建设过程中档案工作边缘化、核工业企业“谈密色变”、档案数字化加工难度大等问题进行分析研究， 结合核工业企业的特色，通过加强人才队伍培养，完善档案工作机制，加强基础设施投入，借鉴先进单位经验，分步建设档案系统等对策有针对性地解决问题，从而加快档案信息化建设进程，高效地实现档案信息化建设。