刍议事业单位档案管理信息化建设

刘雪媛

摘 要：随着社会信息化不断发展档案管理的重要性越来越高作为相关事业单位要逐渐加强对相关档案的管理。学会利用信息化技术加强管理档案管理能够进一步提升档案管理工作的工作效率和工作质量对于开展相关工作提供了一定的帮助。利用信息化技术进行档案管理满足事业单位对档案管理的基本要求，本文主要围绕事业单位档案管理信息化建设的基本策略进行探讨。

关键词：事业单位;信息化建设;档案管理

利用信息技术进行档案管理能够进一步加强对基本信息的保护，能够使档案管理工作变得更加严格，也能够进一步提高档案管理工作的工作效率。随着信息化技术的不断应用打破了传统进行档案管理的方式在无形之中推动了档案管理的管理进程。加强事业单位档案管理信息化建设符合了当前时代发展对信息保护的基本要求并且对于事业单位的未来发展也有着很大的益处。

一、事业单位档案管理现状

当前事业单位对于档案管理的过程中存在着一些问题。首先就是档案管理相关工作人员的专业技能不足不能够很好地胜任这个工作，在进行相关档案管理的过程中由于专业人员人数不足不能够满足档案管理对人数的要求，所以在进行管理的过程中档案管理的工作人员通常由其他人员代为工作，所以在进行档案管理都过程中缺乏对档案管理的基本认识不能够很好地履行党员管理的责任。单纯的认为进行档案管理只是整理信息，不能够很好地进行全局性的思考在工作的过程中，不能够深层次的考虑档案管理的未来发展以及档案管理的重要性。其实就是有关档案管理的相关制度不够完善由于档案管理人员关于发生人员变化在进行档案管理过程中没有统一的管理制度，所以对相关档案信息的要求也不统一，对于档案保存的方法不统一｡这就造成了相关档案管理工作不能真正的发挥其应有的作用的局面从而无法进行信息化建设。

二、事业单位档案管理的重要性

在目前事业单位档案管理阶段主要以纸制档案为主，在进行档案管理的过程中主要还是以传统的观念形式进行相关资料的整理，这样的管理方式使得在进行档案管理工作时需要处理更多的问题，第一点就是在进行档案整理的过程中无法有效地对相关信息已经重新分类。第二点就是在整理档案的过程中工作效率比较低。也无法保证相应的工作质量，第三点就是在完成相关单整理工作之后探索信息的难度较大，再次提取信息的效率降低。因此在未来的事业单位档案管理的过程中必须要引入信息化建设，如果真正的进行档案管理工作信息化处理就能够很大程度上解决目前所存在的问题，从而进一步提高档案管理的管理效率和管理质量，利用信息化档案管理模式为相关事业单位保证了更好的档案资料处理。更好地帮助事业单位进行相关信息处理工作。

三、事业单位档案管理信息化建设策略

3.1加强人才队伍，奠定档案信息化建设基础

为了更好地开展事业单位档案管理工作作为相关负责人必须有效地培养专业性人才。相关事业单位根据实际情况出发，在事业单位内部选择适合的人才进行培养加强相关档案管理人员的专业素质或者采用对外招聘的形式吸引更多地专业性人才进行档案管理。对于相关档案管理专业型人才是有几点要求的。第一点就是作为信息化档案管理专业人才，必须具备档案管理意识对自己的档案管理工作有着相关的了解，能够采用信息化进行相关档案管理促进信息与档案管理的相互融合，进一步推动相关事业单位的档案信息化管理进程。第二点就是档案管理人员必须拥有足够的职业道德素养，能够有意识的规范自己的行为，严格按照管理人员所规定的管理制度进行档案管理，提高自己对于档案管理工作的工作态度。

3.2完善管理制度，深化档案信息化建设保障

为了保障事业单位档案管理信息化进程工作的顺利展开，就必须改变传统的档案管理方式，采用新型的档案管理制度，保障档案管理信息化管理。当然采用信息化管理模式并不是绝对不采用纸质版档案管理，而是采用纸质版档案管理与信化档案管理两种方式相互结合的方式。有一些比较重要的档案就必须保障留存纸质版档案的同时也要保留信息化档案。这样的档案管理制度能够保障在进行档案管理的过程中避免存在弄虚作假的行为。一方面相关事业单位必须完善档案管理信息化制度，确保相关工作人员在执行档案信息化管理的过程中，严格按照制度标准开展相关工作确保档案管理信息化的准确性。另一方面在完善相关档案管理制度的过程中注重时代发展对档案管理工作的影响，进一步保证档案管理工作的工作开展效率和工作开展质量。

3.3关注信息安全，做好档案信息化建设维护

随着信息化时代的不断发展越来越多的事业单位采用大管理信息化，虽然这样的大管理形式能够进一步提升档案管理工作的工作效率以及工作质量，但是大多数的相关事业单位不能够保障档案管理工作的安全性问题，这样的形式严重的威胁了相关事业单位的数据信息安全不能够保证信息数据的私密性。如果相关单位连信息发生泄漏就会严重的影响到相关人员的信息安全，所以作为相关事业单位需要加强信息化档案管理的信息安全，保障创建一个安全的信息大管理制度积极采用信息化建设保障信息档案的安全。在相关事业单位保障信息化档案管理不被不法分子所窃取的同时需要进一步做好硬件方面的安全保障，保障信息化档案管理部门不受环境变化因素所影响，对相关硬件设施进行定时排查与维护，排除可能存在的安全隐患保障档案信息化管理系统不被各种难以考虑到的因素所影响。

3.4加强资金投入，推进档案信息化建设深度

根据当前的信息化档案管理制度来看相关事业单位必须加强对档案管理资金的投入力度。投入一些管理资金用来更新陈旧的计算机设备和基本硬件设备，在以往的档案管理工作开展的过程中，由于受到硬件老化的因素所影响大大降低了档案管理工作的工作效率和工作质量。作为相关的事业单位必须加大对于档案管理工作的资金投入定期为信息化相关档案管理部门提供硬件设备，保障信息化档案管理的安全性。此外由于社会信息化进程越来越快信息技术不断的发展所以相关事业单位的档案管理工作所需要的硬件设备也需要及时更换。其次也需要提高相关档案管理工作人员的工资水平这样才能够提升相关工作人员的工作积极性从而进一步保障信息化档案管理工作的工作效率和工作质量。

四、结语

综上所述，相关事业单位的档案管理工作必须逐步采用信息化创新管理方法完善管理制度。及时为档案管理部门更新硬件设备，加强信息化档案管理工作人员的技能水平，进一步保障信息化档案管理的信息安全。在当前的信息化时代背景之下作为事业单位档案管理部门必须积极地采用先进的信息化技术，保障信息安全才能够更加有效地促进档案管理信息化建设稳步前进。

参考文献

[1]王琼.事业单位档案管理信息化建设的发展措施[J].黑龙江档案，2021，（06）：292-293.

[2]刘建华.事业单位档案管理信息化的建設与发展措施[J].卷宗，2021，（05）：250-251