浅议新时代区县综合档案馆档案接收问题和改进措施

摘  要：研究方向：档案管理学和电子档案管理等摘  要：随着国家改革开放的进一步深化，国家各级机构的改革、国有企业破产或重组产生大量需要进馆的档案，这些档案和群众的生活密切相关，是国家的发展历程的宝贵财富，而这些具有一定的历史和利用价值的档案又往往收藏于区县一级的综合档案馆内，如果区县的综合档案馆档案接收工作不规范，会直接影响到广大群众后续对档案的查询利用，如果处理不好甚至给党委政府的工作带来消极被动的影响。因此，区县级的综合档案馆应该重视档案接收工作，这样才能够发挥基层档案馆的重要作用。

关键词：区县;综合档案馆;档案接收

前言

区县综合档案馆是国家对各种档案资源进行保存的基地，同时也是对各种档案利用和查询的重要阵地。综合档案馆接收档案进馆，是各种档案资源的重要来源。在一定程度上，进馆档案案卷的数量多少以及归档立卷质量的好坏直接影响着综合档案馆今后的事业发展，同时也对国家“大档案”资源体系的建设产生间接的影响。随着档案馆各项工作改革进一步深化，关注的重点集中在基层档案室的建立上，对于档案馆接收档案工作则有所忽视。随着时代的发展，按照 《“十四五”全国档案事业发展规划》的工作要求，区县综合档案馆开展新一轮的档案接收工作，在这样的基础上对区县综合档案馆接收档案工作进行研究分析，针对问题提出改进建议，能够更好的提升进馆档案质量和档案馆接收水平。

1新时代区县综合档案馆档案接收存在问题

区县综合档案馆是对全区县各部门档案进行保存和辖区内所有群众提供档案利用的基地，档案接收是区县综合档案馆各项工作的基础性工作，因为这项工作需要各个立卷归档部门合作才能完成，对整理、保管、检索、利用等多个环节的工作产生直接的影响，同时也是促进综合档案馆档案质量提升、馆藏结构调整和高效利用的重要一环。据笔者调研，区县综合档案馆接收档案目前还存在以下问题。

1.1立卷单位档案意识薄弱，领导也不重视

立卷单位中的工作人员对新颁布的《中华人民共和国档案法》了解较少，一些文秘人员并没有意识到档案的重要性，不重视对档案整理归档。还有一些立卷部门为了一己私利，不愿意或者部分上交档案。同时档案工作并不是立卷单位的主要工作内容，一些部门的领导并不重视档案管理工作，导致档案管理人员在工作过程中得不到应有的支持，整体影响着工作人员档案管理的积极性。

1.2档案未按标准规范整理，严重影响档案接收工作

一些进馆的档案文书经常在保管期限的划分上不准确，卷内目录没有按照相应的规范填写，备考表内容填写有缺陷，档案装订参差不齐，检索的工具缺少等诸多的问题，还有的声像、实物档案中缺少必要的说明和标注，使得综合档案馆工作人员开展档案接收工作存在一定的难度。同时，进馆单位的档案管理人员对档案进馆流程和时间节点等不熟悉，较低的工作效率直接影响着区县综合档案馆的档案接收工作。

1.3档案馆经费不足，直接影响档案接收工作开展

当前一些区县综合档案馆普遍存在库房紧张，档案馆中档案管理基礎设施陈旧，老化，功能缺乏，数字化程度较低的情况，出现这种情况的问题在于对档案馆经费投入不足，档案事业经费并没有随着社会经济的发展而不断增加，直接影响着档案馆档案接收工作的开展。

1.4档案保管期限划分准确度不高，档案处置率较低

国家相关规定中指出，区县综合档案馆只对永久和长期保存期限的档案接收进馆，短期保存期限的档案可以留在原来单位保存。但是在实际保管过程中，立卷单位对短期的档案保存还有诸多问题，比如：档案保管期限划分准确度不高，应该永久或者长期保存的档案划分至短期或者反之;还有的不管期限长短将所有的档案归档，然后全部移交给区县综合档案馆。这就非常容易导致区县综合档案馆的库房压力增加，同时也影响着真正有价值的档案得不到有效的保存和利用。

2新时代区县综合档案馆如何做好档案接收工作

2.1做好档案进馆宣传，提高领导重视程度

一是区县综合档案馆应该主动进行宣传，特别是结合“6.9国际档案日”加大宣传力度和广度，可以通过“两微一端”，固定的宣传长廊、展板等进行宣传，提升立卷单位和广大群众对档案工作的知晓率和参与率。二是立卷单位应该积极进行宣传，在内部微信群、工作例会和单位宣传栏等地方大力宣传，扩大本单位全体工作人员的知晓率和参与率，倒逼单位领导重视档案工作。三是区县综合档案馆应该深入各立卷单位中进行调研和指导，加大对《档案法》的宣传力度，帮助立卷单位领导认识到档案进馆的重要意义，从而提高领导的重视程度，保证档案进馆工作顺利开展。

2.2加强档案接收管理，提高档案接收质量

2.2.1重视归档人员培训，普及档案进馆标准

当前一些进馆单位的档案人员对于进馆要求了解不清楚，对此，综合档案馆应该在档案接收进馆工作开展之前进行相应的培训。一是对档案接收进馆的相关法律法规进行讲解分析，从而提升进馆单位档案入馆的法律意识，要重点对《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施方法》、《“十四五”全国档案事业发展规划》等进行讲解，促使各个进馆单位领导及相应的工作人员从法律层面理解档案进馆的重要意义。二是对档案工作相关业务标准进行讲解，从源头上保证进馆档案的质量。区县档案馆要开展专门性的培训，重视对《归档文件整理规则》、《纸质档案数字化技术规范》《政务服务事项电子文件归档规范》《党政机关电子公文归档规范》以及相应的目录格式的要求标准等进行解读，促使进馆档案内容详尽、符合档案整理规范，归档的文件目录格式符合要求，备考表内容填写完善，档案装订整齐有序，从整体上提升进馆档案的质量。三是对档案移交进馆的流程进行详细的讲解，保证进馆单位能够按照期限要求完成进馆工作。区县综合档案馆对档案移交进馆的具体流程、时间限制、交接的各种程序等进行详细讲解，印发各种操作手册以及突发情况说明等，从而使进馆单位对档案移交工作流程了然于心，在规定的时间范围内，将符合相关规范要求的档案移交进馆。

2.2.2源头协助提前介入，保证档案整理质量

要保证各立卷单位档案整理的质量，区县综合档案馆就要提前介入，从源头上指导和监督各立卷单位对归档文件的收集和整理工作。一是重视分工合作，专人进行监督。区县综合档案馆档案接收业务人员分工合作，按照网格化划分责任区，每个工作人员监督若干立卷单位，并且深入到立卷单位中指导归档工作，对立卷单位的档案数量、整理情况以及移交档案馆的时间等进行了解，并且时刻保持沟通，及时的掌握立卷单位归档文件整理的实际情况。二是因单位而异，对档案进馆进行分类指导。针对不同的立卷单位档案实际情况采取不同的归档指导方式，比如：对于档案收集整理质量比较好的立卷单位，指导的重点应该放在进馆时间安排、熟悉进馆流程以及交接方式上;对于档案收集整理存在问题较多的立卷单位，不仅应该对档案移交的标准和要求进行指导，还应该重点指导文件的归类、装订、编目、编号等;对档案收集整理不重视的立卷单位，除了下发整改通知书外可以报请有关区县职能部门进行督办等。

2.2.3档案移交提前规划，科学设计进馆流程

根据时代的发展，区县综合档案馆要对进馆流程不断进行优化：一是提前发布档案移交的通知，通知中明确立卷单位名单、档案数量、详细的进馆时间以及进馆标准等，让立卷单位有足够的时间进行安排，在资金投入、人员布置、工作安排上准备充分，另外还可以提升领导的重视程度，促进立卷单位在时限内移交高质量的档案。二是对进馆流程科学规划，制定档案移交进馆的详细工作方案，包括实际进馆单位的数量、时间的安排，馆内的人员详细分工，对档案接收工作流程内容等。必要情况下可以有关科室负责人协同馆内业务人员在立卷单位档案未接收之前对档案的整体质量进行检查和再次讲解移交流程，以保证所有进馆的档案质量都符合进馆的标准要求。三是选择试点单位，不断优化进馆的程序。区县综合档案馆在进馆流程制定完成之后，可以选择档案管理较好的单位按照流程先行先试，进一步检验档案进馆流程是否科学合理，检验过程中一旦发现问题及时整改，同时将试点单位对档案收集整理的方法措施等作为经验进行推广，这样既可以提高档案归档和接收进馆工作效率，有可以树立起档案工作的模范代表或者示范典型，形成“多赢”的局面。

2.2.4关注档案保存期限，提升档案处置效率

前述所说的立卷单位档案保管期限划分准确度不高，区县综合档案馆在业务指导的过程中要關注档案保存期限：一是由对口联系立卷单位的业务指导工作人员对初次立卷过程中形成的目录内容进行认真审核，指导立卷单位正确划分档案的长短期限;二是提前介入对档案实体进行检查，特别是对于即将被接收进馆的档案实体调出逐一查看，对保管的期限进行确认。这样才能有效控制即将进馆的档案保存期限范围，才能不断降低区县综合档案馆库房使用压力，才有利于区县综合档案馆保存更有价值的档案。

2.3增加档案事业投入，保证档案接收顺利进行

各级财政投入是支持区县综合档案馆档案事业持续有效发展的基石，同时也是档案接收工作开展的物质保障，但当前区县综合档案馆的财政资金投入较少，基础设施建设严重不足，部分区县投入的档案管理工作经费仅仅只能维持档案馆的基本工作，档案指导人员对立卷单位的指导工作开展举步维艰，因此区县综合档案馆要尽量和财政部门沟通协调，积极争取相应的投入资金，同时也要和上级档案部门主动请示，制定相应的档案工作投入统一标准，从而保证区县综合档案馆各项档案接收工作能够持续顺利的开展。

结语

新时代发展过程中区县综合档案馆应该紧跟时代要求，主动沟通协调上级部门对档案事业的财政投入，不断提高档案管理工作人员的专业性和积极性，另外再造档案进馆工作流程，加大培训力度，不断提高立卷单位法律意识和档案规范化标准化整理水平，从而进一步提升区县综合档案馆档案接收工作质量。

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作者简介：陈华 出生年月：1973年4月性别：男  民族：汉

籍贯：云南昆明 学历：大学本科  职称：副高