试论事业单位档案管理信息化建设存在的问题与解决措施

石曼娜

摘  要：现代社会信息化建设飞速发展，很多企业单位都向信息化建设迈进，尤其事业单位在信息化建设上需要有更好的发展与管理。过去的纸质档案容易丢失，将信息化建设运用在档案管理上，帮助档案更好地保存和查找。纸质档案管理转变成信息化管理是非常有必要的，在查找、管理与核实上都有很大的帮助。但是在档案管理信息化建设中还是会出现一些问题，本文针对这些问题提出相应的措施，能够提高信息化建设的效率，便于档案的管理。

关键词：事业单位;档案管理;信息化建设

一、事业单位档案管理信息化建设存在的问题

（一）档案信息安全问题

事业单位档案管理最重要的就是要确保信息安全，在档案管理上若是没有严格的制度约束，可以隨意查找和浏览，很多档案信息就会被他人得知，个人隐私泄露出去，这会对其造成很大的负面影响，产生不可想象的后果。在一些事业单位里的档案还会涉及国家之事，如果没有非常安全的信息化管理，将会泄露国家机密，如果被不法分子所利用，对国家来说会面临巨大的危害和损失。在登录、浏览和查找档案时，一些登陆的网站会存在危险系数，会导致很多重要信息流失，加大了工作人员管理和校对的难度。所以事业单位对档案管理的安全问题需要有够多的重视。

（二）档案管理方法问题

一些事业单位的档案管理部门人员较少，在档案管理上很容易疏忽。有时候上级不太注重档案管理工作的质量，就会导致管理人员在工作上比较松散，对档案信息管理不够重视，在管理方法少缺少经验，面对档案资料的收集、统计和管理上会出现很大的问题，工作效率低，影响信息化建设的有效开展。

（三）管理人员的问题

在一些事业单位里，管理人员大多不是科班出身，在档案管理上缺少专业的培训，对档案管理的认知不足，不熟悉计算机的基本操作，不能快速掌握档案信息化建设。并且在每日的管理工作上流于形式，注重表面工作，不能及时对档案进行校对更新，工作态度不积极，不认真，导致很多部门的工作不能尽快展开，影响各部门的工作进程。

（四）档案管理配套设备问题

工作人员的疏忽导致信息化建设出现问题，在管理上，如果没有相应配套设施，也会影响档案的有效管理。由于一些事业单位不太注重档案管理工作，在配套设施上出现很大疏忽，觉得太过注重档案管理会影响其他部门发展，不提高硬件设备的标准，这样影响了档案管理的工作质量，导致工作效率低，引发很多管理上的问题。

二、事业单位档案管理信息化建设的重要性

以往的档案管理方式有很多问题和弊端，在很多时候会出现档案丢失的现象。由于档案的变更和工作人员的流动，导致很多档案不易查找，在后期核对信息上有很大的难度。运用信息化的建设来管理档案，可以提高工作的效率，对信息快速更新，保证信息的安全性和真实性，也使信息更加完备。用以往的方式查找，只能一项一项查找，先找到目录，再找到文件，至于别的信息就不容易找到，工作人员需要展开很大的工作范围，增加查找的时间才能达到预期的效果。运用信息化建设来查找档案信息，快速便捷，只要输入要查找的人或内容，就能出现很多与之关联的信息，节约了时间，也不占用太多工作人员。比如公安局遇到案件时，可在档案信息系统中查找有关的人，接着与之相关的所有人和事都能够构建起关系，警察可以全方位地了解与案件有关的信息，尽快与各地警方取得联系，帮助破案，加强工作效率。

三、事业单位档案管理信息化建设的解决措施

（一）建立完善的信息管理系统

在档案管理上要有完善的信息管理系统，就需要有配套的信息管理设备来帮助管理。提高信息化管理档案的实施水平，才能提高工作效率，提高工作人员的积极性，增强档案信息的安全性。相关事业单位要及时更新硬件设备，完善信息管理系统，才能提高档案管理的质量，摆脱复杂繁重的工作。在网络运用上，要绝对谨慎安全，防止网络中毒，导致档案信息无故丢失。增多专业的技术人员，监管网络安全问题，维护信息管理系统，确保档案绝对安全[1]。

（二）制定信息管理机制

有些事业单位偶尔会遇到大的变动，在短时间内处于比较混乱的状态，没有规章制度来约束。所以事业单位要有完善的信息管理系统，还要制定有效的信息管理机制，做好内部档案信息管理的建设，让其更加规范[2]。在管理上还要划分出各层人员的工作和职责，做好监督工作，不然档案丢失只会互相推脱，谁也不愿担责任，影响单位的名声。

（三）提高管理人员的专业性

要使档案管理更高效，更具备安全性，方便查找，提高档案信息管理质量，那么在工作人员上岗前，需要进行短期培训。在培训期间告知档案信息管理的重要性，让每一个工作人员认真对待档案信息管理工作，提高工作人员的专业性，维护档案信息的安全，做好保密工作。遇到问题时要有防范，坚守自己的岗位。在培训期间，要对工作人员进行多方面的考核，让每一个工作人员都了解工作的全部环节和进程，掌握基本知识要领，提高工作质量。在录入档案时要细心核对，熟练掌握方法技巧，在工作上要有责任心和耐心，对于简单的事也要认真对待。单位有条件的话，可以引进高质量的管理人才，在工作上树立好榜样，对其他工作人员也会起到督促作用，提高各层管理人员的专业性[3]。

（四）档案信息合理规划

在开展档案信息管理上不能急于求成，要事先做好一切准备工作，做好全面的规划，避免跟风，一步一步稳定发展，不然只为了追求结果而不重视规划，结果只会适得其反。在开展初期，会遇到迷茫的时候，不知道该如何开始，可以先规划一个短期的目标，在每次计划开展中，随时做好记录和分析，预判各种情况，并在遇到的问题中寻找解决的办法，短期目标实现后进而规划长期的目标。

总结

现今是信息化的时代，运用信息化建设是未来的趋势，事业单位要抓住时机，让信息化建设得到更好地应用。在档案信息管理上对工作人员做好培训，加强管理人员的责任心，提高工作效率，增强信息安全管理，让信息化建设在事业单位的档案管理上有更好的发展和前景。

参考文献

[1]杨雷.信息化时代机关事业单位档案管理创新[J].黑龙江档案，2021（06）：104-105.

[2]解翠.新时期下事业单位如何建设档案管理信息化[J].商业观察，2021（34）：63-65.

[3]刘建华.事业单位档案管理信息化的建设与发展措施[J].黑龙江档案，2021（05）：250-251.