文书档案整理对事业单位效能化发展的重要意义探讨

莫思聪

摘  要：文书档案整理是事业单位中的基本工作，其主要是记录事业单位发展历程中发生的一些重要事件，这也是事业单位发展指导所需要的参考资料，对事业单位效能化发展具有重要意义。本文将针对事业单位文书档案整理工作中存在的问题，提出相应的解决策略，进而分析文书档案整理工作对事业单位效能化发展的意义，以提高人们对文书档案整理工作的重视度。

关键词：文书档案整理;事业单位;效能化发展

文书档案整理是事业单位中档案建设工作的基础部分，其为档案管理和档案信息开发使用提供了充分的基础保障。目前，我国事业单位的文书档案整理工作已经具有丰富的经验，而文书档案作为真实可靠的资料，其对事业单位发展具有重要的地位。因此，文书档案整理工作能够通过更好的管理文书档案，以备事业单位效能化发展过程中参考和运用，对事业单位发展具有积极的影响。本文将对文书档案整理工作的问题及对策展开分析，并总结其对事业单位的意义和价值。

1.事业单位文书档案整理中存在的问题

1.1信息化水平较低

现代是信息技术发展较快的一个时代，各行各业都逐渐开展了信息化管理，而事业单位文书档案整理工作虽然也紧跟时代步伐，纷纷应用了信息化设备和技术，但其信息化管理水平仍处于落后状态。目前，很多事业单位的文书档案由原本的纸质转化为照片、录音、视频等形式，其虽然有利于文书档案的整理和保存，但信息网络仍存在一些病毒、黑客等风险，事业单位对文书档案资料的整理缺乏双重保险效果。

1.2管理系统不规范

目前，我国事业单位的文书档案整理模式虽然优于传统模式，但其管理系统更为达到规范要求，例如在文件发送和接收上存在延迟，无法充分保障文件的准确度和完整度，查询并处理好文件档案后归档不规范，缺乏国家标准的管控等，这些问题都是由于管理系统不规范所致，对后续文书档案整理工作造成严重的负面影响，进而影响到了事业单位效能化的发展进度。

2.强化事业单位文书档案整理工作的措施

2.1应用新型信息技术

在传统的文书档案整理工作中，融入先进的科技信息化技术，才能跟上时代前进的脚步，满足新时代对事业单位文书档案管理的需要，进而促进事业单位效能化发展。首先，事业单位要加大对文书档案整理工作的资金投入，购买一些先进的信息化设备仪器，构建专业的网络平台，一方面可以避免文件在人工传递或物流传递中的不便之处，还能够实现信息技术交流，促进事业单位信息化和额便捷化发展。此外，国家也要注意颁布相应的法律法规，规范电子档案管理工作，才能有效推动文书档案整理工作的信息化发展。

2.2加强整理规范程度

文书档案整理工作比较繁杂，而且对信息准确性和时效性具有一定的要求，因此，要注意规范文书档案整理，提高其工作精确程度。同时，工作人员在接收、发送和调阅文件档案时，要做好相关等级或者调阅记录，及时调查文件的来源并回收，规范对档案文件的操作，以便于文书档案的整理。此外，在文书档案保管过程中，工作任云还要做好防潮、防火、防虫等措施，并且定期检查文书档案是否有损坏、变质和潮湿等情况，整理其存在的问题，以免阻碍事业单位的效能化发展。

3.文书档案整理对事业单位效能化发展的重要意义

3.1文书档案整理是档案业务的建设核心

文书档案整理能够按照信息内容、信息顺序编码等情况进行整理归类，是整个档案管理系统的核心环节，具有承上启下的作用。在档案管理工作中，首先要将文书档案传递至享用的管理机构，然后管理机构对其进行核查、分类、编码等综合整理，保证文书档案内容完整准确才能进行后续的管理工作。因此，文书档案整理工作对整个档案管理工作具有规范化的保障作用;同时，文书档案管理工作中也会在一定程度上监督了档案收集情况，有利于确保文书档案的价值，进而提高了整个档案业务工作的完整度和系统化，有利于事业单位工作中使用，对事业单位效能化发展具有重要的推动作用。

3.2文书档案整理是利用档案信息资源的必要条件

文书档案管理属于事业单位档案管理的一项工作，本质上是利用整理操作提高信息资源的利用效率;而且，在归纳整理文书档案的同时，也对这些资料具有一定的保护作用。在事业单位中，高效率的文书档案整理工作能够有效保障重要文件的完整度，以便于以后事业单位对其进行调取使用，提高了文书档案的利用价值。因此，文书档案整理工作是事业单位档案管理体系的基础，也是档案信息资源利用的必要条件。一般情况下，事业单位接收到的文件资料是零散状态的，需要耗费一定的时间查找整理才能利用，而且这些资料无法及时充分的表现出资料内容的真实情况，影响了档案资料的使用效果。因此，加强文书档案整理工作能够增强文档之间的联系，便于档案内容的整理分类、查阅和使用，且有效提高档案资料的完整度和规范度，便于事业单位工作使用，有利于提高事业单位工作效率，对事业单位未来的成长和发展具有积极的促进作用。

3.3有利于促进档案工作的可持续运行

文书档案整理工作内容是将混乱分散、无规律的文件按照顺序进行编号整理，以便于日后重复查阅和使用。文书档案整理工作有利于促进档案管理的科学化、有效化和合理化，充分保障了档案管理体系的完整性和系统性，促进文书档案管理工作的优化。而且，在文书档案管理工作中，需要对文书档案进行一定的系统化整合，例如基础目标编写、目标等流程，保存文书档案价值，这样能够在事业单位构建效能化管理体系时提供基础条件和参考经验，而且还能够省去一些繁琐的准备工作，这些均体现出了文书档案的价值。此外，文书档案整理还能够为档案安全性和完整性提供沟通的桥梁，为档案管理工作的运行发展具有推动作用。

结束语

文书档案是指事业单位会议或活动中产生的信息资料，其往往记载着一些重要的交谈内容和戰略方针，其不仅反映出事业单位的发展过程，还能够为事业单位以后的发展决策提供参考依据。因此，文书档案整理对事业单位效能化发展具有重要意义，事业单位要对文书档案整理工作重视起来，提高其工作效率和水平，才能在事业单位发展中充分发挥该工作的价值。

参考文献：

[1]袁玉菊.文书档案整理对单位效能化发展的重要意义[J].卷宗，2020，010（003）：27-27.