打破循环 务实求新 以需求推动档案培训转型

卢欣来

摘要：档案事业的总体发展由政策、机构、从业者等多重因素共同决定，其中，从业者的综合能力对于机构的发展和政策的实施起重大作用。档案机构需要加强培训，通过培训让从业者提升服务能力，让档案更好地服务社会。现有培训中存在“形式雷同、内容重复”等问题，对此，文章提出相应的改革策略，使档案培训能够快速、精准、高效地提升从业者积极性，发挥培训的现实价值。

关键词：档案培训 改革策略

事物发展离不开积累，也离不开转型，量变终将造成质变。然而，部分事物发展到一定阶段后，质变达到顶峰，无法进一步突破，只能靠不断重复、内耗资源，以获取属于自身的竞争优势。这种恶性循环对于事物的发展无疑是不利的，低质重复的现象早已存在，却并没得到很好的解决。档案机构在培训过程中注重知识和技能的主观传授，从业者被动接收和自己所学有所偏差的内容，重复进行缺乏针对性的练习，既无法提升自身优势，也不能改进固有缺陷。因此，迫切需要对培训方式进行修正。通过修正，让培训能够和档案从业者的需求匹配，能够让培训达到“人尽其才，物尽其用”的良好效果。

一、档案培训现状的若干问题

档案机构对从业者需求的忽视导致档案培训转型困难，从业者需要的是和自身匹配的知识和技能，而不是被动接收同质化的内容，参与到形式趋同的培训场景。由于没有站在从业者的角度去策划培训，使得这种培训模式表现出了一系列问题：

（一）培训对象的素质分析关注不足

从业者的教育程度、知识结构、综合能力等均存在显著差异，这种差异使得现有培训模式无法真正做到“因材施教”，能力弱的得不到有效提升，能力强的发挥不出应有的作用。对于档案培训，培训本身对从业者差异性的关注程度影响着从业者的技能发挥，从业者无法有效运用所学去参与档案工作的实践，进而也体现不出其自身的工作价值。

（二）培训对象的兴趣挖掘不够充分

传统档案培训重视理论灌输，缺乏应用性、灵活性、科学性，难以提高从业者的学习兴趣。[1]档案机构对从业者的兴趣缺乏关注，从业者被动接收违背其培训意愿的内容。从业者将培训视作任务，在具体操作碰到问题时，无法灵活运用培训内容去迅速有效地处理。虽然从业者有选择培训内容的权利，但是专注培训本身，了解从业者的意愿，才是档案培训应该重点关注的地方。

（三）培训内容的实践转化有待提升

传统档案培训对理论和实践的平衡问题把握不足，理论传授解决的是“怎么做”的问题，而在档案工作的实际中更应该知道“如何做”的问题。纸质档案破损如何解决？电子档案无法读取如何应对？档案投诉该如何处理？一系列档案实际问题光靠理论传授是无法有效解决的，需要让从业者在实际情境中感悟。否则，从业者可能知道纸质档案破损需要修复，需要注意些什么，但是等到具体修复时却无从下手。传统档案培训缺乏具体情境的设置，即使有足够的理论支撑，实踐转化的问题仍未有效解决。

（四）培训环节的双向互动仍需加强

传统档案培训通常以实施者讲授、从业者听讲的方式进行。多数培训仅在结束后设置提问环节，并且控制提问人数。即便不控制，从业者也很少主动提问，偶尔还会出现从业者被强制要求提问的场景。加上未设置提问的培训，培训中双向互动的概率还有很大的提升空间。培训是一个双向互动的过程，实施者需要考虑培训内容的质量，从业者则要对培训内容给予回应。如果缺少了从业者的回应，培训就变成了实施者的个人展示，从业者无法知晓自身对培训内容的理解是否准确，实施者也无从了解自身在培训上的不足，无法发现自身经验的疏漏，不利于其更新知识体系，改善培训技巧。因此，双向互动对于培训双方都是不可或缺的。只有加强了双向互动，培训双方才能有所改进，培训才能真正凸显价值。

二、档案培训现状的原因分析

（一）从业者缺乏职业认同

档案工作本身是默默无闻的工作，部门专业性强，且具有很强的保密性，与职能部门相比，竞争能力较弱，常被当作辅助，这使从业者心理上容易对工作产生倦怠，缺乏认同感，丧失工作热情[2]。

（二）培训机构对培训内容及形式缺乏深度挖掘

档案培训机构未能深入考虑到从业者的现实需求及个性化需求，使得现有培训多按照制定的计划来扩充知识和提升技能，并没有过多考虑知识和技能是否被受训人员接受或是否与受训人员匹配，使得培训形式大同小异，培训内容千篇一律，无法转型，进而无法使受训人员将培训内容转化为工作动力及履职能力。

三.档案培训改革的几点建议

（一）因材施教，实现精准匹配

档案机构先要对从业者进行调查，内容包括从业者的年龄、学历、职业、档案从业时间和日常工作内容等[3]。调查的目的一方面便于时间和内容的安排，另一方面能够在分批培训时做好从业者的批次布置。

调查只是做好对从业者培训的初步安排，精准匹配还需要在培训前有选择地对从业者进行测评，对于经验丰富的可以简化测评流程或跳过测评，而优劣势不明的则应重点考察。在进行培训时不同的岗位要根据岗位性质和从业者的能力来进行匹配，比如某一档案工作环节（如：档案数字化）需要特殊的专业知识及技能，则承担该工作的档案人员必须针对此项需要接受适当的培训[4]。同时，培训过程中档案机构仍要对从业者进行测评，培训结束后听取实施者的意见，以此决定从业者能否再次参与相同培训，并计划好从业者参与的后期培训。培训结束后，从业者的优劣势会发生一定的变化，档案机构和实施者要根据变化做出相应调整，依据从业者在各项技能的占比来安排从业者所需的培训内容。

（二）重视需求，满足参训意愿

档案机构要了解从业者对于每一次培训的感受，具体到时间、环境、实施者、内容、方式等层面，对感受进行分析汇总，然后制定出更为合适的培训方案。定期与从业者沟通，知晓从业者感兴趣的点，不仅仅局限于档案，和档案相关的、对从业者有实质性帮助的、能够改善从业者工作效果的都可以作为培训内容。沟通之后，档案机构可以根据需求分门别类设置培训内容，由从业者自行选择，使从业者能够获得一定主动权，而不会因为被动接受对培训产生抵触心理[5]。

除了按照需求设置培训内容，合理的奖惩措施也能影响到从业者的参训意愿。培训前可以先设置日常和短期培训任务，根据从业者完成情况区别处理。长期缺席、消极对待的按次数和表现实行相应处罚，积极参训且形成成果的按出席频率和成果大小采用不同形式的奖赏方式，除了基本的奖金、奖状外，不限于礼品、出国交流、优先培训等[6]。

（三）关注实际，避免纸上谈兵

档案本身的价值要求档案工作者在作业时必须严谨细致，这也间接提升了档案培训的要求。传统档案培训采取讲座、研讨会、开班等方式，这些方式存在“重理论，轻实践”的误区。脱离具体情境的理论无法有效地指导实践，因此，在培训中要注意加入具体情境。一是根据培训内容进行实地考察，在考察过程中设置情境；二是利用现有场地设置情境；三是借助3D投影、VR/AR/AI等技术进行情景模拟。在情境设置上需要注意：情境不能脱离实际；情境应契合培训主题；情境要有一定的趣味性，以带动从业者的学习兴趣；情境能够引起从业者的思考，引申出对于问题的新看法。

（四）注重协作，達成良性互动

良好的培训离不开培训双方的良性互动。这种良性互动建立在两者充分了解的基础之上，档案机构在其中作为协调者。实施者一方需要提供其合适的培训资料，告知实施者有关从业者的基本情况，让实施者了解从业者对自身培训内容的反馈，以便实施者改进培训方式和技巧，而从业者只需提供其有关实施者的基本情况和培训内容，让其决定是否参与培训。档案机构作为协调者的程度与实施者的身份密切相关，当实施者为机构内部管理人员时，协调作用就可适当弱化。

在具体实施方面，可采用小组合作或者师徒制。小组合作由实施者依据从业者具体情况设置情境，并按成员的水平分配任务，各成员协作解决情境所设的问题。师徒制则由经验丰富的实施者单独指导个别从业者，实施者对从业者的辅助更具针对性。不过，无论是小组合作还是师徒制实行起来都会受到一定的限制。首先，两种方式都要求实施者对从业者有精准的认知，尤其是师徒制，一旦实施者对从业者认知有误，培训能力超出其能力范围，部分从业者就可能因为缺少帮助而陷入困境，进而退出培训。其次，良好的关系是合作的必要前提之一。当实施者与从业者存在矛盾时，小组合作还能靠实施者个人或者从业者间来磨合，即便有从业者离开，只需对内容进行修正，仍可继续培训；师徒制缺少任何一方，再重新找人、设置新的培训内容，双方磨合都将花费大量时间，得不偿失。因此，笔者认为，协作达成良性互动的首要方式为小组合作，师徒制对于实施者和从业者的要求更高，在培训初期可以适当使用，而长远来看，作为一种辅助的培训方式更为合适。

注释及参考文献：

[1]程韬.多元性思维在互联网+时代的档案培训研究——以黑龙江省档案培训为例[J].黑龙江档案，2017（5）： 48-49.

[2]姜雪，王玉琪.档案管理人员的职业倦怠与解决途径[J].北京档案，2013（1）：27-29.

[3]王玉燕.加强档案业务培训工作的几点思考[J].浙江档案，2011（12）：43.

[4]刘萌.提高档案培训效果探析[J].档案与建设，2007（2）：24-25.

[5]朱红娟.浅谈当前档案管理人员的教育培训[J].档案管理，2010（6）：86.

[6]李海英.对“十二五”时期档案教育培训工作的思考[J].中国档案，2011（4）：24-25.

作者单位：苏州大学社会学院