团体标准T/GDCKCJH 012—2020《特种设备检验检测 机构档案管理规范 电子档案》解读

刘莎　鞠天慧

摘要：对团体标准T/GDCKCJH 012—2020《特种设备检验检测机构档案管理规范 电子档案》的主要内容和主要创新点进行了解读，以期提升特种设备电子档案管理水平，提高档案工作效率，为特种设备检验人员开展检验检测提供支撑。

关键词：特种设备 电子档案 标准

The Interpretation of Social Organization Standard T/GDCKCJH 012—2020“Specification for Archives Management of Special Equipment Inspection and Testing Institutes—Electronic Archives”

Liu Sha， Ju Tianhui

（Zhuhai Branch， Guangdong Institute of Special Equipment Inspection and Research）

Abstract： This paper explains the main contents and the main innovation points of the group Standard T/GDCKCJH 012—2020 "Specification for archives management of special equipment inspection and testing institutes—Electronic archives"， in order to improve the level of electronic archives management of special equipment， improve the efficiency of archive work， to provide support for special equipment inspectors to carry out inspection and testing.

Key words： special equipment， electronic records， standard

0 引言

随着科技的发展，电子技术、信息技术、互联网、5G飞速发展，为电子档案的普及提供了技术支撑，电子档案越来越多地应用在各个领域，档案管理逐渐电子化、网络化，档案保密程度也越来越高，提高了档案管理工作的质量和效率。特种设备检验检测机构（以下简称“特检机构”）在履行其法定职责或处理日常事务过程中会产生大量的检验报告书和相关文件材料，并需要按照有关法规要求对上述材料进行存档，形成各类档案。为了满足工作需要，各类档案常常要纸质档案和电子档案同时保存。特种设备电子档案涉及文书档案、财务档案、基建档案、技术档案、实物档案、科研档案、声像档案、仪器设备档案、人员档案等。特检机构的档案中以特种设备技术档案数量最大，部分特种设备技术档案需要按照特种设备使用寿命存档，存档时间长，需要巨大的存檔空间，且纸质档案保存受到环境的影响较大。因此，电子档案在特检机构的普及和应用意义重大。

1 标准制定的背景及过程

目前，我国电子档案管理方面已经出台了相关国家标准和行业标准，但还没有发布特检机构电子档案管理的标准。随着经济的发展，特种设备数量和特检机构的数量都在持续不断增长，截至2019年年底，全国除气瓶和压力管道外，共有特种设备1525.47万台，特种设备综合性检验机构454个。如此庞大的特种设备数量及特检机构数量，急需建立一套完整的特种设备电子档案管理体系，电子档案既能克服纸质档案受到环境影响保存困难的难题，又能解决技术档案存档所需空间大的困难，还能为企业提供快捷的技术档案送达服务，方便检验人员查阅资料和制定检验方案，为特种设备检验检测工作提供前置服务。在互联网高速发展的今天，各特检机构建立电子档案管理系统将为全国特种设备基础信息共享奠定基础，实现特种设备全生命周期管理。

2019年，广东省特种设备检测研究院珠海检测院、珠海市安粤科技有限公司、珠海市机电工程师学会、广东省特种设备检测研究院云浮检测院向广东省测量控制技术与装备应用促进会提出了制定《特种设备检验检测机构档案管理规范》系列标准的申请，该系列标准包括总则、文书档案、仪器设备档案、财务档案、声像档案、科研档案、实物档案和电子档案。总则是对特检机构所有档案类别的总体要求，电子档案是对所有类别档案电子化管理的统一要求，该系列标准于2020年4月23日发布，2020年5月10日起正式实施。

2 标准内容解析

2.1 标准适用范围

标准规定：“本标准适用于特种设备检验检测机构对电子档案的管理。”

该标准制定的目的是为了规范特检机构对电子档案的管理，适用于特检机构，其他相关机构、行业也可参照执行。该标准仅对特检机构重要的7项档案（文书、仪器设备、财务、声像、科研、实物、技术档案）的电子档案提出了要求。特检机构所包含的其他类型的档案，将在今后的工作中逐步形成标准，进一步提升管理水平。

2.2 术语和定义解释

本标准参考有关国家标准和行业标准，给出了电子文件、电子档案、元数据、逻辑归档、物理归档5个术语和定义。

2.3 一般要求

标准规定：“档案管理部门应规定归档时间、归档范围、密级和划定保管期限、技术环境、相关软件、版本、数据类型、格式、操作数据、检测数据等归档要求，以保证电子档案的质量。”

考虑到电子档案的一般属性，标准分别从档案管理部门的职责、电子文件保管期限和密级划分、制定电子档案管理制度的内容及其实施要求、电子档案与纸质档案同时保存的要求、长期或永久保存的电子档案的特殊要求5个方面对电子档案管理进行了规定。

2.4 归档范围

（1）标准规定：“电子文件归档范围，应收集反映特种设备检验检测机构在进行职能活动中产生的具有查考、保存价值的各类电子文件及其元数据。”

特检机构中，所有的资料都有可能变成档案。因此，要制定制度，确定存档范围，选择具有查考、保存价值的资料，保存为档案。标准规定了技术类、文书类、仪器设备类、财务类、声像类、科研类、实物类电子档案按照有关地方标准和团体标准实施归档。

（2）标准规定：“电子文件元数据应与电子文件一并收集、归档。”

为保证电子文件的归档准确性、及时性，标准提出了一并收集和归档的要求，同时规定了文书元数据按照有关行业标准执行，规定了声像元数据的目录包括题名、摄影者、业务活动的描述等8项内容，规定了技术、仪器设备、财务、科研、实物元数据的目录（包括题名、文件编号、计算机文件大小）等11项内容。

2.5 电子文件的收集与整理

（1）标准规定：“收集：应在单位进行职能活动过程中完成电子文件的收集，电子文件内容信息与其形成时保持一致。”

为了保证电子档案与实际发生活动的一致性，标准规定了不同类别档案的收集内容。结合特检机构的特点，规定了公务电子邮件、电子文件拟制、计算机信息处理过程中可能产生档案的收集要求，避免了档案收集的缺失。

（2）标准规定：“整理：应在电子文件拟制、办理或收集过程中完成保管期限鉴定、分类、排序、命名、存储等整理活动，并同步完成相关纸质文件的整理。”

电子文件的整理过程是一个复杂的过程，标准规定了电子文件的整理步骤、保存电子文件与元数据关联性的方式、电子文件的保管期限的划分、电子文件的分类方案，以及电子文件与纸质文件的关联方式。通过这些规定，保证了电子文件整理过程的规范、有序。

2.6 电子文件归档及电子档案编目

（1）标准规定：“电子文件归档程序及要求：档案管理单位应在归档过程中完成电子文件及其元数据的清点、鉴定、登记等主要归档程序。”

标准强调了归档的程序应在归档过程中完成;强调了电子文档检测的重要性，特别是不能有病毒感染，防止档案失效以及影响其他档案;规定了电子档案归档前要进行完整性检查，要落实档案鉴定人员的责任;明确了当采用特殊方法归档时，其特殊的保存方法也要一起移交。

（2）标准规定：“电子文件歸档时间与方式：档案管理单位应定期将整理的电子文件及元数据，于次年6月底前向档案管理部门提交归档。”

标准规定了档案归档的时限、采用网络和离线载体存储的电子档案的归档方式、逻辑归档的特殊要求，以及推荐采用和禁止采用的电子档案载体4个方面的内容。档案一般一年一存，但是越快越好，防止档案丢失和遗漏，因此，应在次年上半年完成。

（3）标准规定：“电子文件归档格式：照片类电子文件应以JPG、TIF等格式归档。”

考虑到现实中电子档案形成过程复杂，电子文件的种类繁多，结合现有的软件使用情况，标准规定了照片、录音、录像、公务电子邮件、文本、图形等文档类型采用的归档格式。标准推荐采用的归档格式都是目前常用的格式，且方便大家接受和使用。

（4）标准规定：“元数据归档格式：应根据电子文件归档接口以及元数据形成情况确定元数据的归档格式。”

标准规定了元数据的归档格式，是为了与电子文件归档格式协调统一。元数据的推荐归档格式也是常用格式。

（5）标准规定：“电子档案的编目：根据DA/T 18 以及特种设备检验检测机构档案管理系列标准给出的要求对电子档案做进一步著录。”

标准分别从编目时间、编目修正方法、编目排序、编目命名、编目著录、编目录入系统进行了规定。编目是标准存放、查找、利用的关键。通过录入系统内的编目，可以快速查找到电子档案的存储位置，方便借阅和使用。

2.7 档案移交

标准规定：“档案移交：档案管理部门应配备对电子档案进行读取处理的设备”

考虑到电子档案收集、整理、检测的特殊性，标准规定了档案移交时，档案管理部门应配备的检测和读取设备、检测的具体要求及合格标准、网络移交的要求、脱机载体移交的要求4个方面的内容。

2.8 档案保管与利用

（1）标准规定：“保管：电子档案保管除具备纸质档案一般的要求外，还应符合以下条件：归档载体应做防写处理，不得擦、划、触摸记录涂层。”

电子档案除了满足纸质档案的存档条件外，因其特殊性，对防写入、防损伤、防挤压、防磁场、防有害气体、防尘、防火、防老鼠、防害虫、防温湿度超标、防阳光直射等方面，有更严格的要求。同时，电子档案随着保存年限的增加，软件的更新使电子档案存在无法查阅、无法播放的情况，要定期检查，因此标准规定了抽查比例和抽查时间间隔。电子信息技术的发展，一些存储硬件在不断更新，因此要定期更新电子档案的读取和处理设备，以保证电子档案可利用。更新的硬件还需要考虑兼容性，避免高端设备无法读取最原始的电子档案。电子档案的信息化建设也要考虑可持续性，所以管理电子档案的系统也需要持续更新。

（2）标准规定：“利用：电子文件的利用应遵守国家保密规定。”

电子档案不同于纸质档案，很容易被复制和广泛流转，因此，标准对保密要求、互联网公开要求、内网或专网使用权限及审批手续、拷贝要求做了规定。

（3）标准规定：“销毁：应根据特种设备检验检测机构各类归档电子文件的管理期限的范围，将超过保管期限且确定为失去保存价值的档案进行销毁。”

标准结合特检机构的特点，规定了如何确定档案销毁的范围、销毁档案的鉴定要求，以及如何彻底销毁电子档案的要求。

3 标准的创新点

（1）首次提出了特检机构技术类、文书类、仪器设备类、财务类、声像类、科研类、实物类电子文件归档范围、分类方案。

（2）首次确定了特检机构声像元数据目录的8项内容，首次规定了技术、仪器设备、财务、科研、实物元数据目录等11项内容。

（3）首次提出了特检机构电子档案的销毁范围和期限，特别是特检机构技术类档案按照质量管理体系的要求进行销毁。

4 标准制定的意义

本标准规定了特检机构电子档案管理的归档范围、基本要求及各个关键环节，对档案资料电子文件的归档范围、电子文件的收集与整理、电子文件归档与电子档案编目、档案移交、档案保管和利用等方面建立一套完整的特种设备检验检测机构电子档案规范，有效提高电子档案管理水平，保证特检机构档案管理的科学性、有效性、权威性，弥补了特检行业标准在此方面的缺失，具有积极意义。