计算机基础课程Word目录自动生成机制

徐雪峰

摘  要： Word的目录自动生成功能，简单易用，但长文编辑、多人协作时极容易出错，这也是很多高校“计算机基础”课程Word部分教学的一个重点和难点。从目录自动生成的功能看，涉及列表、样式和目录三部分内容，文章以Word2016为例，从分析三者特征入手，研究其关联机制，并提出典型应用方式，方便学习者深层次地学习和应用Word的目錄自动生成功能。

关键词： 列表; 样式; 目录; 自动生成

中图分类号：P315.69          文献标识码：A     文章编号：1006-8228（2021）04-54-03

Absrtact： Word's directory automatic generation function is simple and easy to use， but it is easy to make mistakes when editing long texts and cooperating with many people. It is also a key and difficult point in the teaching of Word of “Computer Fundamentals” course in many colleges and universities. The function of directory automatic generation involves three parts： list， style and table of contents， taking Word2016 as an example， starting from the analysis of the characteristics of the three， this paper studies its correlation mechanism， and puts forward typical application methods to facilitate learners' deep learning and application of Word's directory automatic generation function.

Key words： list; style; table of contents; automatic generation

0 引言

Microsoft Office Word是微软Office家族中的成员之一，是文档处理应用程序，用于创建专业优雅的文本文档。Word的目录自动生成功能，为构建文档目录提供了极大方便，很容易上手，但在长文编辑、多人多电脑协作编辑时又极容易产生混乱，极端情况下甚至迫使编辑者放弃使用目录自动生成功能。

Word的目录自动生成功能，是很多高校“计算机基础”课程Word部分教学的一个重难点，从功能讲涉及列表、样式和目录三部分内容。本文以Word2016为例，从分析三者特征入手，研究其关联机制，并提出典型应用方式，方便学习者深层次学习和应用Word的目录自动生成功能。

1 样式、列表和目录的特征

1.1 样式特征

Word中可创建的样式类型包括字符样式、段落样式、链接段落和字符样式、表格样式和列表样式。

链接段落和字符样式是Word2007引入的一种新样式类型，兼有段落样式和字符样式的特点，应用于段落时对整段生效，应用于字符时对字符生效[1]，所以Word内建标题样式采用的类型是链接段落和字符样式。

1.2 列表特征

在Word中，列表是若干段落之间关系的格式，描述的是多个段落间的整体控制和强调关系[2]。

从类型看，列表有项目符号列表和编号列表之分。从级别看，列表分单级列表和多级列表。特定列表的同一级别，具有相同的层次结构和缩进，不同的则相反;对于多级列表，列表级别是组合多级列表的关键，最多包括九个级别[3]。

通过类型与级别的组合，可构建多级符号列表，如图1（e）;及多级编号列表和符号编号混合多级列表，如图1（d）。多级编号列表和不同级别编号之间存在依赖关系。多级列表定义通过“定义新的多级列表”功能面板实现，如图1（c）所示，其中数字1指明当前在定义新多级列表的第5级的编号或符号，编号或符号样式通过数字3处功能选择，符号、编号格式通过数字2和3处的功能编辑，起始编号或不同级别编号的依赖关系通过数字5处功能实现，设置作用范围通过数字6处的功能实现。

列表操作时，需要关注两点：一是文中如果存在多个列表，要理清作用于若干段落的列表是否为同一列表，其列表的类型是什么，此点可通过列表管理器的当前列表和点选列表编号查看，如图1（a）;二是明确列表项所属级别，可通过查看缩进效果和使用更改列表级别功能区分，如图1（b）。

1.3 目录特征

Word目录通常由各级标题及其所在页的页码组成，是文档的概述，目的在于方便阅读者直接定位到特定内容。

目录的自动生成包括三个步骤：一是标记目录项，作为目录构建依据，可标记最多九个级别。二是明确目录级别和目录样式，用于生成目录文本。目录级别和目录样式一一对应，Word提供了九级目录样式。三是选择目录建立规则，构建目录项标记和目录级别映射，自动生成目录。

2 样式、列表和目录的关联机制

2.1 列表与样式的关联机制

在新建列表时，可设置特定级别列表与特定样式关联，如图1（c）数字7所示的功能，通过选择有效样式，建立列表与样式集的关联。与样式关联的列表在列表管理器中，项目符号或编号与样式名称同时展示，如图2（b）所示，注意与图1（a）数字3处无样式关联列表展示的区别。关联后，在样式窗格中可查看到对应样式的多级列表详细信息，如图2（a）和图2（e）所示。

列表和样式的关联包括两个层面：实例层面和类型层面，实例层面的关联可断开和重建。把光标移动到要断开实例关联的特定列表的某个列表项，再选择列表管理器中其它与样式无关联的列表，或者与同一样式集关联的列表，可一次性断开特定列表与特定样式集的实例关联，如图2的（c）和（d），（c）中已无项目符号和编号格式信息。如果在此操作前，在列表管理器中，把关联样式的特定列表从“当前文档中列表”保存到了列表库，则特定列表与特定样式集的类型层面关联仍然存在。选择若干段落文本，再选择列表库中与样式关联的特定列表，文本将被列表和样式同时格式化，此时列表与特定样式集建立实例层面的关联。

使用关联样式的多级列表，发生类型错乱、编号混乱的主要根源，在于对实例和类型关联的误用。

2.2 样式与目录的关联机制

标记目录项的方式，包括有效样式（图3（a）-（1））、大纲级别（图3（a）-（2））和目录域。简单且常用的是有效样式和大纲级别。

能作为目录建立依据的有效样式类型，只能为段落样式、链接段落和字符样式。以段落样式、链接段落和字符样式格式化整段文本标记目录项时，段落文本出现在目录文本项中;以链接段落和字符样式格式化段首文本标记目录项时，只对应字符文本出现在目录文本项中，非段首的不能作为目录建立依据。目录项标记文本段首如果有多级列表编号，则目录文本对应出现编号。

有效样式（图3（a）-（1））与目录级别（图3（a）-（3））可建立映射关系（图3（a）-（4）所示），作为目录建立依据。目录级别决定目录文本样式级别（图3（b）-（1）），每一级目录文本样式可修改（图3（b）-（2））。

可为段落设置大纲级别，使之作为目录项标记，之后单选大纲级别为依据，建立目录。此时，大纲级别与目录级别和样式级别对应，段落作为目录文本。

有效样式可与大纲级别混合使用。混合使用时，大纲级别自动作为目录级别，但这个级别编号可以修改（图3（a）-（3））。

3 典型应用方式

3.1 多级列表关联内建标题样式生成目录

目录自动生成，基于有效样式是效率最高的方式，有效样式采用Word内建提供的九级标题样式则是最方便的选择。如果同一台电脑要编辑多个文本，所采用的标题格式差别较大，则最好基于内建标题样式，针对性新建标题样式，并赋予不同的样式名以示区分;建议不要轻易直接修改内建标题样式。之后，建立自建样式与多级列表的关联。文本和标题编辑完成后，选择适当的位置，以有效样式和大纲级别（内建标题有大纲级别设置）为依据建立目录。

3.2 样式共享实现长文目录多人协作编辑

多人多电脑协作编辑长文时，首先通过样式共享的方式，确保多台电脑Word软件环境，都存在公用的关联标题样式的多级列表。样式共享较简单的方式，是分发一个Word文档，其内存在示例标题，标题被关联样式的多级列表格式化。在目标电脑中，打开此Word文档，把多级列表保存到列表库，样式保存到共享模板。

相同环境下编辑的长文标题列表，在正文合并时，Word依据样式类型，自动识别成一个统一的列表，此时再按规则自动生成目录即可。

4 结束语

本文从机理的角度分析了Word目录自动生成的过程，文中所描述操作的再现，需要学习者具备初步的列表、样式和目录的操作技能，在此基础上正确地使用列表、样式和目录的特征，注意三者的关联机制，遵循典型应用方式，必定能充分体验Word自动生成目录功能的方便性和快捷性，提高工作效率。

參考文献（References）：

[1] 刘凡馨等编著.得心应手学Word2007[M].电子工业出版社，2007.

[2] 唐铸文.计算思维与计算机应用基础[M].华中科技大学出版社，2020.

[3] 张强华等编著.捷足先登Word2000[M].南开大学出版社，2000.