对档案工作生态因素的思考

文·徐玮玮

随着“绿水青山就是金山银山”理念的深入人心，对生态系统的重建与恢复已经成为当今社会的重要课题。档案工作是实体档案、数字档案、人、社会和自然的交互，以及在交互中实现收集、管理、保护和利用的价值链条。只有寻求生态化的发展，档案工作才能完全融入到人类社会发展之中。

一、档案工作生态系统的概念

经过许多生态学专家的不断研究完善，目前最为普遍的生态系统概念为“在一定时间和空间范围内，生物与生物之间、生物与物理环境之间相互作用，通过物质循环、能量流动和信息传递，形成特定的营养结构和生物多样性，这样一个功能单位就被称为生态系统”。它强调了生物与环境是不可分割的整体，强调了生态系统内部生物与非生物在功能上的统一。二十世纪末，档案学界开始尝试从生态学的角度探讨和分析档案事业的发展，力图为档案事业发展提供新的理论基础与方法导图，提出档案工作作为一项较为独立的社会工作，也是一个完整的生态系统，即档案工作范围内的人与其生存环境相互作用而形成的统一的复合体。

二、档案工作的生态因素

档案工作生态系统由主体因素（人）和客体因素（生存环境）两大生态因素构成，各生态因素通过物质循环、信息流动和能量流动共同构成档案工作生态系统。档案工作主体因素与客体因素相互影响，相互促进，从而使档案工作生态系统得以正常运行，实现档案收集、保管和利用的最大社会价值。

（一）档案工作的主体因素

档案工作主体因素按承担的功能和扮演的角色不同可分为档案形成者、档案管理者和档案利用者。

1.档案形成者，是指形成档案的机关、企事业单位和社会组织以及个人。虽然档案形成者可能不直接参与档案的管理和运作，但他们直接影响整个档案工作生态系统的建设，决定档案工作生态系统中档案信息资源的种类、数量和质量。

2.档案管理者，是指所有档案工作人员。他们在生态档案工作中发挥着主导作用。一根据档案工作情况，作出适当的反应和判断，制定出适合档案工作自身发展的政策策略和目标计划。二通过科学管理，有效组织、充分挖掘和发挥各生态因素的功能，使档案工作资源配置最优化，功能运行最合理。三从事档案的日常管理。四为社会提供高效优质的档案信息服务等。

3.档案利用者，是指需要查阅利用档案的个人和团体。他们的需求、素质、心理和利用行为等，都是影响档案馆功效和作用发挥的重要因素。

（二）档案工作的客体因素

客体因素按边界划分，可分为内部环境因素和外部环境因素。

1.内部环境因素。内部环境因素是保证档案工作正常运行的内部条件和内部氛围的总和。主要包括档案工作的运行机制、档案信息资源、基础设施建设、组织文化等生态因子。运行机制是指档案工作运行过程中各构成要素之间相互联系、相互制约及相互协调的运作方式。它决定了档案工作的功效以及采取何种组织结构和运作方式组织档案信息资源、提供信息服务。档案信息资源主要包括纸质档案、数字档案、音像档案、实物档案等。基础设施主要包括馆库建设、管控系统等软硬件设备，基础设施的好坏决定着档案馆的建设状况和服务能力。组织文化是指档案工作在其所处环境下长期形成并共同遵守的目标、价值标准、基本信念和行为规范等。

2.外部环境因素。外部环境因素是指为档案工作发展带来机会或造成威胁的主要力量。主要包括社会环境和自然环境两大生态因子。

社会环境是指影响档案工作发展的政治环境、经济环境、法律环境、文化教育环境和科技环境等社会因子。其中，政治环境是指那些影响和制约档案工作发展的政治因素，主要体现在政府行政管理和政策导向上，包括国家档案事业管理体系、档案事业发展战略和国家信息化发展策略、信息法律规范的制定与实施等。经济环境是指影响档案工作发展的各种经济因素。具体包括社会经济发展水平、经济结构、消费结构等经济行为的变化，给档案工作带来的资金来源、供求状况、管理设备和管理模式等。法律环境是指国家行政机关制定的法律法规、法令条文等，能够从立法角度对档案工作进行规定和约束。文化教育环境是指社会结构、文化传统、生活方式、风俗习惯、教育水平、宗教信仰、民族特征、价值观等因素的形成与变化对档案工作的影响。科技环境是指新技术的开发，新设备、新材料的使用等，一定程度地影响档案工作发展。

自然环境主要是指地理环境、气候环境、生物环境等自然因素，它决定着档案馆室位置、档案保存条件、档案查阅利用条件等等。

三、对档案工作生态发展的思考

（一）明确发展思路

建设现代化生态档案工作必须积极切换管理思维，紧跟社会发展变化，在推动档案管理发展过程中，将“绿色、节能、环保、科技、协调”等可持续发展理念融入到档案管理的每一环节、过程之中，引导档案馆建设沿正确方向发展。

（二）革新体制机制

行之有效、符合生态本质的新的档案工作体制机制，能够持续有效地保证档案工作转型升级，为其走向生态化提供策略框架和科学指导。从服务社会与大众的角度和实现一体化发展的格局来进行顶层设计和完善体制机制，降低行政色彩，打破区域限制，整合信息资源，降低运行成本，提升公共服务功能，同时积极引入服务评价反馈机制。

（三）加强人才培养

现代信息技术的发展为现代化生态档案工作发展提供了新平台，也对作为档案工作主体因素的档案工作人员提出了更高要求。一方面，需要加强对复合型人才的吸纳。另一方面，需要探索一套培养骨干力量的方式方法，从管理理念到管理操作全面提升档案管理工作者的综合素质，以适应生态档案工作新需求。

（四）扩大新技术的应用

现代科学技术是生态档案工作的有力支撑，只有加强对新形势下科学技术的研究和吸收，尤其是加强对网络技术、数据库技术、档案信息挖掘技术、信息集成技术以及通信技术的跟踪、引进与利用，才能保证档案资源的广泛征集、深度开发和最大限度满足用户的个性化、远程化需求。