网络环境下高校档案综合信息化管理思路探究

摘要：在互联网技术的不断发展中，各行业技术变革也在不断推进。对于档案管理来说，在信息化管理的过程中能够促进传统人工管理的转变并提升档案管理效率。在高校档案管理的过程中应借助信息化技术优势，为档案综合性信息管理做好保障。以互联网作为依托，挖掘档案管理的重要性，明确档案信息管理意义并提升档案管理安全意识。

关键词：高校档案;利用效率;信息技术

高校档案资源的开发和利用是档案管理工作中最重要的内容之一，有效提升档案利用水平是对档案管理工作进行评价的主要标准。高校档案记录了高校中各部门以及师生的各项活动，所以档案利用效率在很大程度上会受到各种因素的影响，因此对于档案的利用率而言还有很大的提升空间。高校档案对高校发展具有重要的参考意义，其主要表现形式是文字和图片等，将档案利用效率最大化对我国教育事业的发展有着较强的推动作用。

一、提升高校档案利用效率的重要性

高校档案对在高校发生大小事件都有清晰记录，这些事件将高校的历史和情况真实且直观的反映给群众，高校可以依据此进行宣传活动的开展，利用这些素材对学生进行思想教育，有效培育学生的正确价值观，让学生在了解高校历史的同时净化自身心灵。高校档案中的信息记录比较全面，其中不仅记录了高校的发展史，对于高校的一些研究历史也会有相应的记录，而科学研究是一项不断深入开发、总结经验借鉴的过程，所以高校的档案记录对于科学研究的开展有着很大的帮助作用。科学研究具有较强的连续性，不能轻易脱离原有科学成果的影响，这样才能在探究的路上探究出新的研究领域。对高校档案中的科研成果进行研究和分析可以有效的促进高校科研新方向的确立，为高校科研进步和发展提供了很大的动力。教学活动是高校进行各项活动的基础和中心，和高校的发展前途息息相关。此外高校档案对高校的教学活动具有较强的促进作用，高校档案可以为教学活动提供成功的案例，让教学管理者从中获得新的启示，借鉴过去活动的管理方式，从而改革教学方法[1]。高校档案通过进行科学方法程序的提供，促使教学活动有计划、有组织的进行。高校教学活动的成功结果也在一定程度上丰富了档案的内容，是高校档案内容的重要组成部分，在高校的发展历程中具有重要作用。

二、提升高校档案利用率的措施

1.完善档案的检索工作

完善高校档案的检索功能可以提升工作人员获取信息的效率，因此完善平台建设。将传统的纸质档案工作模式轉化为信息化档案管理模式，并且还需要将以前纸质记录的档案进行信息的提取，记录在电子档案中，加强档案建设的完善。可以采取一些系统进行档案数据的管理，例如OA系统，OA系统可以实现项目信息的流程化操作，从项目的开始直到项目的结束，过程中所涉及的信息都会显示在OA系统中，从而使得档案中的信息足够全面，可以对所查询的进度和相关的工作人员进行了解，当所有的流程完成之后，可以进行数据的归档验收，生成电子信息档案。要实现高校档案管理的信息化，需要数据库的大力支持。将档案信息得查询、统计、存储工作等集于一体，从而提升档案信息的查询准确率，加强档案中的信息资源自动利用。高校档案工作人员在进行相关的工作开展时，需要建立较强的换位思考理念，档案检索功能是根据档案的特性和作用从而制定的档案信息查找界面，是档案信息系统和档案信息用户交流的主要界面。在正常情况下高校的工作人员要进行档案信息的查看时只需要输入相应的关键词即可查询到所需要的信息。但是很多情况下，利用正常的检索方案会导致检索过程受阻，难以获得精确的资料。遇到这样情况时相关的高校档案管理工作人员则需要检查信息提交或者档案信息的显示程序方面是否出了一定的问题，还可以通过其他的方式查询，利用其他的查询途径从而获得相关的资料。

2.加强档案信息化建设

在高校完善档案管理、提升档案利用效率的工作中，转变传统观念。对档案管理方面的软硬件设施建设进行加强，从而结合高校的标准，将档案建设工完善。并且为了加快高校的档案信息平台的建设，促使档案信息资源内部得到疏通，方便相关的工作人员在进行档案信息的查询管理时更为便利，从而提升高校的整体工作效率[2]。还需要做好纸质档案文件的转化过程，高校的档案管理部门可以请专业的档案管理人才进行指导，将转化效率进行提升。另外高校的工作人员需要加强思维的开放，将一些有助于高校宣传的档案信息进行分享，开放档案信息资源。通过结合档案信息制度，结合实际发展情况，明确高校档案管理的意义。在深度开发信息资源的同时完善基础设备，并构建全方位的档案服务体系，从而确保服务更加便捷。

3.提升档案信息的安全管理意识

在互联网+时代，在档案信息化管理的过程中应提升安全意识。在做好档案内容安全性管理的同时按照相关法规规范具体工作，避免出现安全漏洞。在保证数据库、网络服务安全的同时针对数据库做好设备维护工作，并保证服务器的稳定。目前来看，高校档案管理人员工作能力缺乏一般为非专业出身，因此要做好专业培训并掌握网络管理知识[3]。在做好安全培训的同时保证服务器的稳定运行，成分利用网络防护工具并做好档案信息化管理，在充分利用网络防护经验的同时做好安全监测工作。除此之外，还应将职工绩效、培训考核结合，并提升人员的技能素养，使得高校的档案管理工作人员有足够的执业道德观念，对于高校单位内部各部门之间的协作也要加强，从而形成一股强大的动力，创造出良好的团队环境，有效的提升对档案的利用。

结束语

以互联网+背景为依托，在高校教学工作中通过做好档案信息化建设工作，并创新已有的资源发挥档案管理的作用。在这个过程中应充分认知到档案管理的重要性。在转变传统档案管理手段的同时，做好信息化建设管理工作并提升档案管理现代化水平。

参考文献

[1]周晚琴. 基于互联网时代下高校档案综合信息化管理思路探究[J]. 智库时代，2020（01）：62-63.

[2]李雪坤. 大数据时代背景下的档案信息化管理要点分析[J]. 现代商业，2020（03）：113-114.

[3]李良. “互联网+”背景下高校文书档案管理的困境及应对措施[J]. 办公室业务，2020（03）：138-140.

作者简介：陈明，男，汉，1981年12月，浙江衢州人，大学本科，公共管理硕士学位，职称：助理研究员，单位：衢州学院，主要研究方向：档案管理。

（衢州学院 浙江 衢州）