电子采购信息系统设计中的物料编码冗余问题的剖析及优化方案

程泰文

瓮福(集团)有限责任公司 贵州 贵阳 550001

电采系统的物料数据结构设计如果不合理,不仅仅影响采购信息的准确传递,也极易造成物料编码冗余问题,从而影响系统的运行效率。下面结合电采系统升级实践的经验,对物料编码问题进行剖析,并提出优化方案。

1 物料的一般数据结构和物料编码冗余的成因剖析

电子计算机技术把现实世界抽象映像到计算机世界[3],根据实物的属性不同,设计构架出独特的数据结构。通常在这样的逻辑之下,物质世界万事万物都可以映像为数据结构,并被人类存储、记忆、理解并进行信息交换。

如图(1),就是一般性的物料的数据结构。直柄麻花钻因规格尺寸的差异,形成一系列的物料编码0033、0034…00nn。可见：同一物料,出现了多条编码。

图(1) 一般物料的数据结构之一

如图(2),受人的认识和理解差异的影响,同一物料,存在多种不同名称：渣浆泵泵头,泵头等等,从而产生系列物料编码0574,0262…0nnn。人们总是无法准确地判断物料档案中的信息是否与采购的需求相一致,习惯于主观的增加新的物料档案,这样一来,随着电采系统的日积月累,我们发现：物料编码产生冗余很难避免,且编码增量巨大,给系统运行带来额外负担[4]。

图(2) 一般物料的数据结构之二

2 物料编码数据结构优化思路

为了解决物料编码冗余问题,最好的方法就是将物料的属性划分出主要属性和辅助属性。主要属性用于确定物料的核心要素,通常存储到规格型号字段当中。辅助属性则是除物料档案中 “主要属性”以外的、计划单位在申报物料需求时,对物料提出的明确的有别于“通用型”、“常规型”、“惯例型”的特别要求,该特别要求不影响物料的“主要属性”,该特别要求不影响物料根本形态的转变。例如：同样的产品,使用不同的着色或是采购不同的包装型式；同样规型的潜水泵,特别要求增加引出电缆长度；同样规型的备件,特别要求制造工艺使用锻造件；同样规型的配件,特别要求使用测绘加工件；同样规型的油品,特别要求可使用替代原厂的产品等。

在基本物料档案中,主要属性是能唯一确定物料的核心信息,这类信息通常被记录在规格与型号字段当中。而辅助属性则不同,只有当物料被采购需求时,被当事人附加到每一次采购需求当中。正是这一机理,有效的减少了物料编码冗余问题。

3 辅助属性在供应链中的使用场景

需求部门基于物料的主要属性,针对生产现场实际,结合成本因素、工况环境、安全因素等综合条件,提出使用时的特别要求,该要求被附加到物料需求。

采购部门接收采购计划,参考物料主要属性,有区分的对物料特别要求进行信息处理,并明确的传递到采购过程,精准采购到相关物料,被附加的特别要求层层传递到合同、订单、到货单、验货单、入库单、出库单。

财务部门签收发票,对应合同的物料明细,审验发票的对应关系予以财务处理。

采购部门、相关职能管理部门,在监督检查过程中,可以参照合同物料明细的特别要求对价格差异等敏感信息予以甄别。

4 物料编码优化方案的实施

以典型化工企业的采购信息系统为例,从管理的需求角度对物料的数据结构进行了规划设计,增加了多个辅助属性字段：采购用途、项目、生产商、水分、包装、颜色。同时,增加了“特别要求”字段便于扩充不确定的辅助属性。通过新物料编码方案的实施,电采系统的物料编码量迅速缩减到原来的30%,效果明显。

图(3) 优化后的物料数据结构

5 结语

总之,物料编码方案直接影响着电采系统的系统性能,也影响采购需求的信息传递。通过物料信息的理解和加工,将物料属性区分为主要和辅助,结合采购管理的实际需求,重构物料的数据结构,能够很好的解决减少物料编码冗余的问题。