基于UDI的医院耗材智能化管理实践

四川大学华西医院 吴晓东

众所周知，对医疗耗材统一编码的管理还存在许多问题和挑战。从国家卫生健康委、国家药品监督管理局，到各地医保、财务管理等部门都对医疗器械的验收、使用追溯有严格的管理规定。完成这些规定程序要求医疗机构在管理中要高效、准确地录入医疗耗材详细信息，包括产品的类别、名称、规格、型号、产地、有效期、出厂日期、批号、序列号等。这些管理流程看似简单，但由于医疗耗材统一编码的缺失，导致各家医院和医疗机构在医疗耗材管理上困难重重。

第一，高值耗材的管理停留在手工登记粘贴的阶段，无法通过系统自动追溯；同时，低值计价和低值不计价耗材因为没有最小包装的统一编码难以实现院内统一管理。耗材品类众多，为数据维护带来了一定的困难并耗费大量的人力资源。

第二，库房管理人员通过手工在信息系统内录入产品批号、效期、灭菌标识等信息时同样需要消耗大量的人力，同时，录入的信息不全面且准确性不高，为以后的溯源管理带来了困难。

第三，资质证照管理难度大。医疗耗材采购品项多，涉及的供应商数量非常多，统一编码的缺失加大了资质证照管理的难度。面对品种繁多的医疗耗材，没有统一编码为基础，很难将耗材的个体与生产厂商、供应商提供的各类资质证照进行有效挂接，对使用安全和管理带来影响。

第四，医疗耗材没有统一的编码也会增加临床医护人员的管理难度。护士长和总务护士每天要处理非常多的申购单、计费单。医护人员要在医院各个库房通行的记录表里记录包括材料名称、收发货时间和收货人等繁复的信息。这样的效率会给出库管理和计费管理带来非常大的压力也会使材料出库以后使用情况难以追踪。

第五，耗材编码的缺失会带来连锁反应。库房内空间十分狭窄，无法实施货架标准化管理，因此要实现计划性的物资供应管理的复杂程度难以想象。从手术间到手术库房，从临床治疗组到临床库房，从总库到供应企业都是用经验进行数据统计和配送计划制定，可能导致工人师傅单次只配送一件物品、一件耗材，极大地浪费了人力。由于耗材编码的缺失，在各个环节产生数据孤岛，也会造成管理上的一些问题。

现在医院在国家的号召下逐步实现UDI管理。UDI可以为医院耗材智能化管理带来很好的应用前景。基于此，华西医院做了一些尝试，包括库房模式、共享平台的建设和全程溯源方案，从而实现全信息化的管理，这给安全保障、降低运营成本都能带来一些积极的作用和效果。

第一，按照耗材属性建立细化分工的库房体系。华西医院建立了主要面向医、教、研库房的物资总库以及按照不同专业分工、服务前移到临床的手术分库。

第二，建立以UDI为基础的共享管理平台。共享管理平台促进了资质证照管理，依托UDI在系统中建立自动识别和供应商协同录入的共享平台，完成注册证、产品批号等证照信息的识别和录入，全面完善产品信息。平台可以建立到期后系统及时提醒机制，避免证照过期带来的安全隐患。

同时，还可以将协同管理延伸到合同管理。供应商可以在系统中录入采购合同，临近到期时系统及时提醒采购人员，避免在用合同过期带来的安全隐患。有了共享管理平台以后，四五百家供应商成为我们管理的助手，和我们一起共同维护产品的信息和效期，产品的安全得到了有效的保障。

医院可以和供应商的仓储物流系统进行端口的对接，实时掌握供应商院外物流信息，提高产品物流信息的完整性，提高入院产品的安全性，实现对产品上下游全程质量的把控。

建立以UDI为基础的共享平台，还可以实现订单管理。库房可以按照安全基数、采购点触发订单，由ERP系统汇总后传到供应商，医院通过供应商平台和短信通知供应商备货，及时进行配送。由于有了统一的编码，传递数据的信息会非常准确，明显提高了订单的效率，降低了运营的成本。

第三，建立以UDI为基础的智能化物流供应体系。基于UDI编码规则,对全院的医疗耗材进行整体梳理，使医疗耗材在耗材名称、收费名称、医嘱名称、医保名称中建立对应的关系，以UDI为基础，各部门共同制定取名方案和方式，实现四码合一、四级对应、统一标准。在各个环节可以清晰看到材料的使用情况，对材料的使用进行完整的追溯。

基于UDI可以建立智能化的物流管理体系，实现库房的自动补货。无论从手术间还是护理治疗组都能通过扫UDI编码实现需求的准确传递。手术间可以将产品需求准确传递到手术室，手术室可以传递到手术库房，最后形成准确的订单，在基数库房的基础管理上实现订单的自动化传递和物资补充，实现耗材管理的精细化，提高管理效率。

库房自动物流的管理体系首先面对临床二级库房的管理体系。有了UDI编码以后可以实现扫码入库、出库，可以像超市一样实现耗材管理的精细化。库房人员不需要记录耗材的名称，不需要对耗材进行计划性的登记，只需要在出口的时候扫码就能准确反馈耗材的使用量。我们还可以把耗材使用的条码和医嘱进行捆绑，在临床执行医嘱的时候，可以实现耗材自动出库管理、计费管理。

另一方面，基于UDI，手术分库可以实现高值耗材的信息化溯源管理。利用统一的编码规则实现物资编码和医嘱编码、计费编码、医保编码关联后，手术库房物资的发放不仅可以做到准确无误，手术室扫描UDI标识后可以直接进行耗材的出入库，生成医嘱和计费，极大方便了临床在耗材使用方面的管理。

除此之外，UDI还可以运用到应急管理中，在新冠疫情期间远程码扫码方式得到了很好的发挥。我们整合了21家供应商，完善供应商平台，在库房内设置对应的条码管理系统，供应商可以实时监控应急库房物资消耗情况，同时效期提前六个月进行报警，报警后效期内产品可以拿到本部尽快使用，被拿出物品的供应商可以及时发现库房情况，及时补货，这样使得应急库房管理达到很高的水平，避免了应急库房库存不足，对应急管理造成不良影响。

最后，医疗耗材有了UDI标识之后可以建立与RFID相对应的管理手段。通过软件系统及智能硬件产品实现医用耗材从生产、配送、入院到患者床旁使用的闭环管理、全程监控、信息追溯。临床人员可以通过面部识别和指纹打开库房，并且通过RFID的编码在临床使用后进行计费管理。得益于对编码的认识和RFID条码的运用，医院已经把医技大楼的货柜打造成了无人管理的智能柜，如图1所示。

图1 智能柜

基于RFID医疗耗材管理打通信息壁垒实现临床服务的标准化、智能化管理使得设备部门、财务部门和行政管理部门能够通过信息系统追溯，对内可以追溯临床和患者使用，对外形成全流程的数据对接，实现了物流体系对内对外管理的延伸。