高校设备采购的风险分析与防范

朱 娜，张兆国

（上海交通大学分析测试中心，上海 200240）

0 引言

在国家建设双一流大学的背景下，高校在教学科研设备方面的投入逐年增加［1-2］。如何更好地做好设备采购，最大限度地发挥投资效益，合理配置有效资源，做好设备采购的风险识别和防范至关重要。近几年为了更好地服务学校科研，分析测试中心（以下简称“中心”）作为学校的大型仪器共享平台，承担了大量大型设备的采购工作，2017 年完成设备采购金额近1 亿元，招标采购一次成功率为100%，相关仪器设备已经完成到货验收并顺利投入使用，在设备采购方面积累了一些较好的经验。

1 高校设备采购的特点

高校是传道授业解惑的场所，高校设备的采购需求主要来源于人才培养和科研创新［3-4］，高校设备购置具有以下特点［5-9］：高校设备的采购主体通常是设备使用人，即院系或实验室老师，而非招标办或设备处人员。这些老师对于仪器的功能较为熟悉，但是对于仪器的性能指标、供应商、采购流程以及招标办法等都不甚了解。而由于教学科研的需要，计划采购仪器设备的专业性和前沿性要求较高，直接导致可以提供相应设备的供应商偏少，甚至是单一来源采购或者需向厂家定制。这两点使得高校的设备采购迥异与其他单位的设备采购。

2 高校设备采购的风险分析

高校设备的采购流程通常为：前期调研→可行性论证→撰写招标文件→开评标→中标公示→签署采购合同→到货→安装验收。中心在近几年的设备采购中，通过不断探索，发现高校设备的采购风险主要集中在以下几个方面。

2.1 前期调研

因为高校设备的采购主体主要是院系或实验室的老师，他们的本职工作较重，如果对设备采购不够重视，就会导致设备采购的前期调研不充分。甚至部分老师主观上对部分供应商有偏爱，对其他仪器厂商同类产品的性能指标、技术特色、应用范围、配件情况、优缺点等方面了解不够深入，直接导致不能采购到质优价廉的设备。

2.2 可行性论证

可行性论证主要对该设备采购的可行性和必要性进行论证，这一环节对调研不充分、论证不合理的项目直接退回或要求重新论证。同时，也可以对仪器设备的实际需求、型号选择、同类仪器和技术指标的比对、市场竞争格局等加以严格考察。如果可行性论证不被重视，或流于形式，就不能起到应有的效果。

2.3 招标文件编写

招标文件是招投标的重要依据［10-12］。实验室老师通常对招标法规等了解程度不够，很容易发生招标文件中需求描述不清楚、技术指标不明确、重要指标不合理或综合评分法不合规等问题，导致不能准确、合理地反映实际需求，甚至引起供应商的质疑［13］，造成负面影响。此外，评审时评审专家无法有效地比对投标文件，评标效果不好，采购质量就很难保证。

2.4 采购合同签订

采购合同签订时，没有认真核对招投标文件的技术条款和商务内容，出现规格不详、配套附件遗漏、质保期不符、售后承诺不完整等问题，很容易出现拖延到货、验收不通过、责任不明、售后无法兑现等问题，最终导致设备的运转质量和使用效率不高。

除了以上所提的设备采购风险，还存在采购时间过短、采购方式不合适、设备重复购置等其他风险。

3 高校设备采购的风险防控原则

为了尽可能降低设备采购风险，中心把预防关口前移，建立了设备采购的风险防控原则。

3.1 集体参与原则

在大型仪器设备采购过程中，始终坚持集体参与原则。前期调研时成立调研小组，共同参与供应商沟通交流和市场调研工作，共同选取合适的样品进行仪器考察，集体撰写招标文件，共同讨论确认招标条款，多人参加开评标，集体审核采购合同。此外，由中心或学校组织多位专家进行可行性论证和招标。发挥集体的智慧，多人参与决策，确保设备采购的合理可靠。

3.2 公开透明原则

中心坚持采购公开透明的原则，①设备采购全过程通过中心多人参与的方式，实现采购内容和设备要求的公开透明，②每年年初在中心网站上公示当年设备采购计划，以便供应商提前了解并与中心沟通。设备招标、开评标和中标公示等信息全部公布在中心或学校招标办网站，让尽可能多的潜在供应商都能参与竞争、角逐，以获得更加优质的产品和技术服务，全面提升采购质量和效率。

4 高校设备采购的风险防控对策

根据以上风险分析和防控原则，结合中心设备采购的实际工作情况，总结归纳出了一套高校大型设备采购的风险防控对策。

4.1 设备采购制度化

针对高校大型仪器设备采购的风险点，加强高校仪器设备采购管理，制定了“分析测试中心大型仪器设备采购管理方法”。在设备采购过程中，全面规范高校大型仪器设备采购的各个环节，覆盖采购申请、需求调研、可行性论证、设备招标、签订合同、付款、开箱验收等各方面，同时加强全过程监督，充分发挥制度在预防和惩治设备采购中商业贿赂方面的保证作用，使采购工作变成真正的阳光采购。

4.2 采购流程规范化

根据“分析测试中心大型仪器设备采购管理方法”，制定了“分析测试中心大型仪器设备采购检查表”，由调研小组、所在平台主任和中心设备管理员对采购检查表逐项签名确认，从而全面规范采购流程。采购检查表中详细列举了设备采购各个环节需要注意事项，如前期调研应包含设备查重、供应商考察、样品测试等，招标文件中的加星条款和评标方法是否合理，在合同签署时两级审批以确保型号规格和中标型号一致、配套附件无遗漏、商务条款一致，验收含到货、开箱、技术指标验收等。通过做细做实各项设备采购流程，切实推动设备采购工作的科学化和规范化，使得中心高质量、高水平地完成设备采购工作。

4.3 采购培训常态化

采购工作政策性、法律性、技术性都要求比较高，因此对于设备采购人员的素质有较高的要求。“制之有衡，行之有度”，①通过开展警示教育，促使采购人员增强法制观念，不断强化风险意识和底线思维。②组织专业化采购培训，邀请招标采购专家到中心宣讲招标法规、介绍设备采购流程，全面宣贯采购制度和流程，以指导采购人员，提高采购实效。通过不定期地组织中心内部的调研采购体会和心得交流会，进一步提升采购水平，最终保证设备采购的公正和效率。

4.4 购前调研精细化

购前调研是仪器设备采购过程中的重要环节［14-15］。拟购置设备的前期调研必须细致而深入，调研小组首先应尽可能详细地调研同类设备在校内外配置情况、使用率、目前状况和未来可能的使用效益等方面，通过深入具体的纵横比较，对该设备采购的必要性进行全方位的确认。其次调研小组应尽可能多地了解不同的仪器厂商的情况，了解不同厂商同类产品的性能指标、技术特色、应用范围、配件情况、优缺点，国内外使用情况（如工作性能、故障率等）、价格，供应商的售后服务和应用支持等情况，并选取合适的样品对相应设备进行考察。只有调研小组做到全面掌握，才能真正确认该台设备采购的必要性和可行性，才能采购到符合需求的设备。

4.5 招标条款标准化

设备采购实际上是“产品+服务”的采购。供应商提供的设备安装调试、技术培训、维修维护等售后服务部分是设备采购特别需要关注的内容。中心要求“中标供应商应在30～90 d内（除国定假日）完成仪器安装调试工作，500 万元以上仪器应在90 个工作日内完成安装调试工作。特殊仪器设备可适当延长安装调试时间，但应在安装初期告知用户”，以避免安装时间无限制延迟。中心还对到货期、验收、质保期、维修、违约等常见有争议的条款高度重视，通过群策群力，建立了相关技术、商务方面的标准化条款。统一规范招标文件和采购合同，为设备采购提供了根本保证。

4.6 运行反馈长效化

中心制定了“分析测试中心大型仪器设备验收管理方法”，详细规定了到货、开箱、静态和动态验收条款，要求必须依据招投标文件、合同条款对设备技术参数等进行严格把关。无法通过验收的设备将要求供应商及时退换货，必要时追究供应商的法律责任。在设备投入使用后，持续监控设备的使用、故障、维修、维护等相关情况。将同类型的设备验收和运行情况，反馈至相关调研小组，真正做到设备采购闭环管理，为设备采购工作的顺利开展奠定了坚实的基础（见图1）。

图1 设备采购的反馈机制

5 结语

高校的大型仪器设备采购，兼具政策性和技术性要求，涉及校内多个部门，如何设置合理的采购需求，选择最优采购方案，并且在一定时间内完成，这是一项系统工程。中心通过长期以来形成的一系列风险认识和采购经验，制定了“分析测试中心大型仪器设备采购管理方法”“分析测试中心大型仪器设备验收管理办法”“分析测试中心大型仪器设备招标文件检查表”和“分析测试中心大型仪器设备采购指导性条款”，对于建设好高校分析测试中心，更好地发挥大型仪器的作用，为学校和社会发展作贡献具有重要的现实意义。

在近几年的采购过程中，中心发现部分专业仪器供应商偏少，采购中缺少竞争，不易形成公平合理的价格。甚至在某些特定领域，部分国际仪器巨头形成市场支配地位，采购方的权益被大幅压缩，造成国家和采购单位的经费损失，建议国家开展仪器设备行业的反垄断调查，并采取有效措施，确保国家采购利益。