解读《辽宁省开展增值税电子发票电子化报销、入账、归档试点工作实施细则》

□ 葛仁军 袁晓智

《辽宁省开展增值税电子发票电子化报销、入账、归档试点工作实施细则》（以下简称《实施细则》）已于2021年3月29日由辽宁省档案局、辽宁省财政厅、辽宁省商务厅、国家税务总局辽宁省税务局联合印发，《实施细则》是全省开展增值税电子发票电子化报销、入账、归档试点工作重要规范性文件。为方便全省各级档案部门、财政部门、商务部门和税务部门对辖区内机关、团体、企业和事业单位进行业务指导及开展验收工作，本文对《实施细则》进行制定的背景、有关条款含义、实施方法等进行阐述。

一、制定《实施细则》的背景

2021年3月下旬，中共中央办公厅、国务院办公厅印发《关于进一步深化税收征管改革的意见》（以下简称《意见》）提出：“2025年基本实现发票全领域、全环节、全要素电子化，着力降低制度性交易成本。”《意见》进一步指出：“（二十一）加强部门协作。大力推进会计核算和财务管理信息化，通过电子发票与财政支付、金融支付和各类单位财务核算系统、电子档案管理信息系统的衔接，加快推进电子发票无纸化报销、入账、归档、存储。”两办《意见》的发布明确了发票实现电子化的“时间表”，规定了电子发票覆盖全社会各类单位报销、入账、归档和存储的“路线图”。

2月初，国家档案局办公室、财政部办公厅、商务部办公厅、国家税务总局办公厅印发《关于进一步扩大增值税电子发票电子化报销、入账、归档试点工作的通知》。3月初，国家档案局召开的第三批电子发票电子化报销、入账、归档试点工作推进会（视频会），对试点内容、试点单位条件、试点验收条件、试点工作组织、试点数量、试点方案报送提出来明确的要求。

省档案局积极组织力量起草《实施细则》，在吃透两办《意见》相关要求和国家档案局等四部门扩大试点通知精神以及国家档案局扩大试点推进会会议精神的基础上，形成《实施细则》初稿，向国家档案局相关部门征求了意见，由辽宁省档案局、辽宁省财政厅、辽宁省商务厅国家税务总局辽宁省税务局联合印发了《实施细则》，并且均在各自门户网站上进行了发布，很多企业通过网站了解电子发票试点要求，打来电话进行咨询，协调小组成员单位通过电话、微信等方式进行解答和指导。

《实施细则》的印发及在省协调小组各成员单位网站上发布，将通过试点建设和示范引领进一步加快增值税电子发票在全省机关、团体、企业和事业单位中应用和推广，降低企业交易成本，推进“六保”“六稳”工作，助力建设“数字辽宁、智造强省”。

二、《实施细则》主要内容

《实施细则》的内容安排遵循“电子发票电子化报销、入账、归档”工作流程，分章节布局，对电子发票的接收验真、报销入账；归档与保存；试点工作内容和验收标准；组织领导和业务指导；试点验收工作的各个方面和全过程进行规范。《实施细则》共分6章，16条。

三、《实施细则》内容要点

1.全省各级党政机关、团体、企业事业单位，包括非公企业，特别是有信息化背景的中小企业均可依照本《实施细则》做好增值税电子发票电子化报销、入账、归档工作，并鼓励其申报参与试点建设。这是辽宁省档案局等四部门坚决贯彻落实两办《意见》，加快推进电子发票覆盖全社会各类单位报销、入账、归档和存储要求的具体体现。所以《实施细则》不仅限于试点工作，在后试点时代对电子发票的应用和推广，优化营商环境，降低企业运营成本，助力“数字辽宁、智造强省”建设，具有长期指导作用。

4月中旬，省档案局会同省财政厅、省商务厅、省税务局相关工作具体负责同志召开了对各申报试点单位的实施方案审核联席会议，经认真研究优选确定13家单位为辽宁省增值税电子发票报销、入账、归档试点单位。申报单位各类型代表性强，既有省属高校、省属事业单位、省属和市属国有企业,也有民营企业。而且民营企业申报数量多，具有科技信息化背景的民营企业比重大。民营企业申报有7家，超过半数，具有科技信息化背景的企业有5家，占38.5%。申报单位地域分布广，涉及9个市，这将对未来通过试点建设进一步加快电子发票在全省各类机关、团体、企业和事业单位中的应用和推广起到重要的示范引领作用。

2.明确主体责任，细化到部门。确定了单位内部会计管理部门和档案部门的职责。电子发票电子化报销、入账、归档试点工作，原则上由单位档案部门牵头负责组织实施，并做好电子发票归档后的管理工作；财务部门应积极配合档案部门做好电子发票的验真、报销、入账和移交归档工作。

3.电子发票接收验真、防止被篡改和重复报销。电子发票原件是指由开票系统开出的，具有多重电子防伪技术的PDF或OFD格式文件。电子发票原件进行复制，邮箱传输、通讯软件传输都不影响发票原件内容；但将发票通过转换成图片、拍照、截图或打印后扫描等方式形成的图片、文档、PDF等格式的文件都不是有效的电子发票原件，不能代替电子发票原件进行入账、归档。目前增值税电子发票分普通发票（简称普票）和专用发票（简称专票），下载后的版式文件有两种格式，普票是PDF格式，专票是OFD格式。不能狭隘地理解电子发票只是专票。

接收电子发票后，会计人员（或者受委托代理记账的会计师事务所等中介服务机构）应进行验真，确保电子发票来源合法、真实、有效。

第一种方式，纳税人可以通过全国增值税发票查验平台（https://inv-veri.chinatax.gov.cn）下载增值税电子发票版式文件阅读器，查阅电子专票并验证电子签名以及电子发票监制章有效性。

验证电子签名具体方法如下：通过增值税电子发票版式文件阅读器打开已下载的电子专票版式文件，鼠标移动到左下角“销售方”相关信息处，点击鼠标右键，再点击提示框中的“验证”按钮，即可弹出验证结果。

如验证结果为“该签章有效！受该签章保护的文档内容未被修改。该签章之后的文档内容无变更”，表明销售方的电子签名有效。

验证电子发票监制章具体方法如下：通过增值税电子发票版式文件阅读器打开已下载的电子专票版式文件，鼠标右键点击发票上方椭圆形的发票监制章，选择“验证”，即可显示验证结果。

第二种方式，纳税人可在全国增值税发票查验平台上录入发票代码、发票号码、开票日期、发票校验码等字段，对电子专票信息进行查验，但只能在半年内查验。

第三种方式，智能验真。目前国内一些软件开发公司研发了APP，可以满足移动终端和PC在线电子发票验真、防止被篡改和重复报销的智能化要求，有效防范重复报销、虚假入账等风险。

电子发票无纸化报销、入账和归档在未来五年全社会各类单位中施行势在必行。从法律层面看，2020年6月20日发布的新修订《档案法》第三十七条明确规定：“电子档案应当来源可靠、程序规范、要素合规。电子档案与传统载体档案具有同等效力，可以以电子形式作为凭证使用。”财政部和国家档案局2020年发出通知要求：积极推进各单位逐步向电子发票单套制管理转型。特别强调各单位以电子发票的纸质打印件作为报销入账归档依据的，必须同时保存打印该纸质件的电子发票。这次中办国办的《通知》也明确从深化税收征管改革角度要求电子发票无纸化报销、入帐、归档、存储。来源合法、真实的电子会计凭证与纸质会计凭证具有同等法律效力。

4.电子发票的归档与保存。电子发票的归档及管理应符合《会计档案管理办法》（财政部、国家档案局令第79号）。电子发票归档保存分以下几种情况进行。

第一种情况，已建立电子档案管理系统和会计信息系统的双系统单位，与电子发票相关的记账凭证、报销凭证等已全部实现电子化（不包括纸质凭证扫描，下同），可将电子发票与相关的记账凭证、报销凭证等电子会计凭证通过归档接口或手工导入电子档案管理系统进行整理、归档并长期保存，归档方法可参照《企业电子文件归档和电子档案管理指南》（档办发〔2015〕4号）；如与电子发票相关的记账凭证、报销凭证等未实现电子化，可单独将电子发票通过归档接口或手工导入电子档案管理系统进行整理、归档并长期保存，整理、归档、长期保存方法可参照《企业电子文件归档电子档案管理指南》（档办发〔2015〕4号）。

电子会计凭证存储结构图

说明文件内容：（1）会计档案内容，一般用会计档案类别及会计期间标出；（2）会计档案数量：卷（件）数；（3）移交人；（4）其他需说明的情况，如非通用格式文件说明，如说明文件.txt，“2020年1—12月电子发票，共555件，张三移交”。

电子会计资料登记表

文件号根据电子会计资料的类别分别填写电子会计凭证号、电子会计账簿号或电子财务会计报告号。如为电子发票则填发票号。

电子会计凭证题名填写摘要；电子会计账簿题名填写“会计期间+账簿类别”；其他电子会计资料题名填写其题名。

电子文件名填写电子会计资料的计算机文件名（含扩展名）。如：XXXX年XX月XX日 购买什么东西的发票.OFD（或PDF）

第二种情况，无电子档案管理系统，只实施了会计信息系统的单位，与电子发票相关的记账凭证、报销凭证等已全部实现电子化，可将电子发票与相关的记账凭证、报销凭证等移交会计档案管理人员保存，编制档号，存储结构建议采取下图所示方式。

同时，建立电子会计档案台账或目录，台账或目录的结构建议如下表。

序号 档号 凭证号 摘要 凭证日期 电子凭证件数 备注

第三种情况，既没有电子档案管理系统，也没有实施会计信息系统的单位，也就是在所谓手工记账的会计工作模式下，与电子发票相关的记账凭证、报销凭证未实现电子化，其电子发票也要以电子形式移交会计档案管理人员保存，存储结构建议采取右图所示方式。

同时，建立电子发票台账或目录，台账或目录的结构建议如下表。

序号 纳税人识别号 年度 交易事项 开票方名称 发票号码 开具日期 报销单据号 记账凭证号 文件名 备注

保存电子发票时，应当采用多重备份、定期检测等方法，保证电子发票档案在规定的保管期限内不会丢失并能被读取。

电子发票保存：不通过电子档案管理系统保存，但也需要有台账、交接手续。

电子发票归档：通过电子档案管理系统履行一系列的归档手续。电子发票及登记表交给会计档案人员；或者传输至具有电子档案系统功能的模块中（指会计档案管理系统中的档案功能模块）；或者传输至电子档案管理系统中，并进行了相应的编号。第一种情况，有电子档案管理系统：（1）电子发票存储于独立的电子档案管理系统中。（2）电子发票存储于具备档案功能的会计系统中。（3）电子发票存储于云档案系统。第二种情况，没有电子档案管理系统的情况：将电子发票按月分开保存并形成目录（登记表），存储于磁盘中或云存储上。

5.试点工作内容和验收标准。开展电子发票电子化报销、入账、归档试点工作，最终目的是为了通过示范引领在全社会各类单位全覆盖实施电子发票电子化报销入账归档。

（1）开展增值税电子发票电子化归档试点的主要内容，一是档案部门或档案人员从会计核算部门或会计核算系统接收电子发票。归档存储格式符合前款相关要求，归档过程中电子发票真实性、完整性、可用性、安全性有保障；二是及时总结试点工作，形成可推广、可复制的经验和做法，试点完成后及时报送试点工作总结报告。

（2）试点验收标准，一是实现增值税电子发票电子化归集、报销、入账、归档；二是形成3个月的财务数据，对增值税电子发票电子化归集、报销、入账、归档方案进行验证，采用的管理和技术方案可行；三是2021年10月底前完成试点工作，形成试点工作总结报告。

总结报告内容包括：试点过程（设备采购、系统运行、流程再造，经费和人力保障等情况）；电子发票电子化归集、报销、入账、归档的具体作法；经济效益和社会效益（优化流程、降低运营成本）。

（3）已确定为试点的单位应为试点工作提供下列保障。一是科学设计增值税电子发票电子化归集、报销、入账、归档方案；二是确保试点所需人员、资金有保障；三是愿意为电子发票推广应用发挥示范带头作用。

6.试点工作的组织实施。目前，省档案局、省财政厅、省商务厅、省税务局已经组成协调小组（以下统称省级试点工作组织部门），通过联席会议审核《试点方案》确定了全省13家试点单位，下一步将重点指导试点单位开展工作，对完成试点任务的单位进行验收。各相关市档案部门、财政部门、商务部门、税务部门也组成了工作专班完成了选取试点单位、初审并报送各单位的试点方案，下一步要做好日常业务指导，协助省级试点工作组织部门对试点单位进行验收。省、市两级各相关部门应协同作用，形成合力，加强对试点工作组织领导，列入全年的重点工作任务，压实责任，确保试点工作及时高质量完成。

省、市档案局牵头的相关协调小组或工作专班应当抽调业务骨干强化指导力量，通过在线答疑、现场培训、编发细则、定点推送等方式对试点单位进行指导和监督，保证试点工作进度。在试点指导和验收工作中，不给试点单位增加负担，不影响试点单位正常运营。指导工作重点放在跟踪进度上，包括试点单位每月报告进度，系统实施进程，数据验证是否完成。

7.试点验收。市级试点工作专班、各省属企业集团做好试点验收前的现场指导。帮助企业完成试点工作报告，并向省档案局报送。试点工作报告内容：本单位简介；电子发票管理痛点；试点目标、整体解决方案及试点组织；系统建设及投入；电子发票归集报销、入账、归档具体做法及取得的效益

验收的组织。由省档案局会同省财政厅、省商务厅、省税务局组成验收小组。验收工作的流程包括，试点单位介绍试点工作情况及演示；试点组织部门现场质询；重点查验3个月电子发票数据以及台账（目录）是否完成归档；宣布是否通过验收。

验收结果的公布。省档案局、省财政厅、省商务厅、省税务局联合印发文件公布通过验收的试点单位名单，并抄报国家档案局和国家相关部门。