大型医院现场会议与视频直播会议的成本与效果分析研究*

——高婧媛 毛慧萍 马现仓 张泽玥 张田香 徐 炜 雷 凌 蔡宏伟

“新冠病毒(COVID-19)肺炎”因其潜伏期长，传播途径多，传播速度快[1-2]，对医院和医疗活动造成了较大影响[3-4]。为了防控COVID-19在医院内的传播，需要最大限度避免院内人员聚集，因此，传统大规模面对面的现场会议已经不能适应疫情防控的要求。但是医院内部各项工作的部署下达，各种新知识、新规范的培训以及各部门的交流是医院开展正常工作的必要条件。一方面，视频直播会议的形式越来越多的被采用；另一方面，在国内医院层面，还缺乏关于现场会议与视频直播会议之间的成本及会议效果的对比分析。本研究拟比较在大型医院召开现场会议与视频直播会议的成本与效果，分析评价两种会议类型的优缺点，为医院选取最优的会议模式提供依据。

表1 现场会议与视频直播会议成本对比分析

表2 开现场会议会前消耗的无用时间统计

1 资料来源与方法

1.1 研究场景和研究对象

本研究的应用场景为每两周召开1次的“周例会”，研究对象为参加医院院例会的中层干部，包括全院各科室正副主任、支部书记、护士长等共242人。视频直播会议采用企业微信的视频直播功能实现。

现场会议和视频直播会议两种会议形式的组织成本通过调研进行估算；会议效果评价通过向研究对象发放电子问卷实现，调查问卷采用微信小程序“问卷星”进行设计。问卷调查表由本研究团队设计，设计完成后，首先选取5名中层干部进行预调查，根据反馈意见对问卷进行完善。然后在医院中层干部微信群中发布调查链接，参会人员自愿填写问卷，问卷收集时间为2020年2月21日-2月23日，共收回问卷171份，剔除不符合条件及存在逻辑问题的问卷1份，本研究共得到有效问卷170份，占研究对象的70.25%。

1.2 研究方法

1.2.1 主要指标 (1)会议成本。会议室场地面积、会议室设备成本、会议室月折旧额、会议室设备月折旧额、会议室使用消耗成本、会议服务人员成本、因参会消耗的无效时间等。

固定资产月折旧额=固定资产原值×(1-预计净残值)/预计使用年限/12。

固定资产折旧指固定资产因使用磨损或提前报废或贬值而减少的价值。一般来说，经济业务较多时可按月计提折旧。

(2)会议效果评价。现场会议与视频直播会议中讲者声音清晰度、身体语言(手势、神态)、与观众互动、PPT文档演示、总体满意度评分等指标。

1.2.2 统计分析方法 “问卷星”后台自动生成数据，应用SPSS 18.0统计软件分析数据。现场会议与视频直播会议的效果评分通过均数、标准差进行统计描述，效果评分的差异比较采用单样本t检验，检验水准为0.05。计数资料采用频数、百分比进行统计描述。

2 结果

2.1 现场会议与视频直播会议成本对比分析

2.1.1 经济成本 现场会议室的面积为397 m2，视频直播会议室的面积在40～96 m2之间；现场会议的会议系统价格在200万元～300万元不等，该院为254.5万元；视频直播会议仅需要笔记本电脑、视频直播软件(本研究中免费)及相应的音视频外接设备，本研究为2.2万元。在资产折旧方面，现场会议设备月折旧额为20 148元，视频直播会议月折旧额为174元。在会议室损耗方面，现场会议场地大，需要对桌椅套和地毯进行清洁、保养，现场会议单次消耗成本估算约为1 000元，而视频直播会议约200元。在会议服务人员成本方面，现场会议至少需要两名服务人员，而视频直播会议只需要1名技术支持人员即可，具体成本对比见表1。

2.1.2 无效时间成本 在时间成本方面，开现场会议时从办公地点到会议室花费的时间较长，≤5 min者仅占到14.1%，(5,10] min者占50.0%。而视频直播会议找到直播入口的平均时间为2.12±0.119 min。开现场会议时在会场等待的时间，≤5 min者占14.1%，(5,10] min者占59.4%。视频直播会议的平均等待时间为(3.30±0.18) min，具体结果见表2。

表3 现场会议与视频直播会议效果对比分析

表4 不同会议类别采用的会议形式建议

2.2 现场会议与视频直播会议效果对比分析

调研以现场会议评分为7分作为参照基准分，调查对象对视频直播会议的讲者声音清晰度、身体语言清晰度、与听众的互动、PPT文档演示、总体满意度等5个方面进行评分，得分的均数与标准差见表3。

讲者声音清晰度、身体语言清晰度、PPT文档演示、总体满意度均高于8.3分，讲者与听众的互动低于8分。经单样本t检验，检验水准为0.05，现场会议与视频直播会议的效果评分存在统计学差异，视频直播会议的效果评分高于现场会议。

2.3 不同会议类别采用的会议方式对比分析

针对不同会议类别应该采用不同的形式，分别有45.9%、57.1%的调查对象认为召开“部署传达类会议”“培训学习类会议”应更多采用视频直播会议形式；41.2%的调查者认为召开“沟通协调类会议”应更多采用现场会议形式。分别有27.6%、20.6%、32.9%的调查者认为召开“部署传达类会议”“培训学习类会议”和“沟通协调类会议”，采用现场会议与视频直播会议的形式均可，应视情况而定。也有24.7%、19.4%、10.6%的调查者认为尽量减少开这三种类型会议，通过OA(办公自动化系统)推送相关内容即可，具体结果见表4。

3 讨论

3.1 视频直播会议较现场会议具有的优势

(1)成本更低。在经济成本方面，现场会议的电子显示屏及会议系统价格昂贵，设备维护与管理、会议室损耗、会场布置、人力成本均远高于视频直播会议。视频会议仅需办公电脑、网络接入、视频直播会议软件及音视频设备，简单易用，成本较低[5]。在时间成本方面，视频直播会议可节省“到达会场”及“等待会议开始”的无效时间。同时，视频会议操作便捷，可以在短时间之内快速组织会议，实现实时的信息分享与传递。(2)交流更安全。采用视频会议的方式避免了人群聚集，符合防控要求。(3)视听更清晰。在保证网络顺畅的情况下，参会人员可以根据实际情况调节会议音量、视频清晰度，还可以实现分屏显示及屏幕共享，同时显示讲者及演示文档[6]。(4)互动更顺畅。视频会议支持文件传输、信息发表，利于会中信息交流[7]。通过文档共享，参会人员可以共同讨论文档内容。(5)管理更高效。会议组织者可查看实时参会人数以及观看会议回放的人数，还可以在系统后台统计参会人员加入会议与退出会议的时间，实现对参会人员的精细化管理[8]。(6)资料易留存。视频会议支持录制，能够完整记录会议内容，包括会议中展示的文档及交流内容，可有效保存会议资料。(7)地域无限制。视频直播会议能够突破现场会议对参会人数及参会人员所在地理位置的限制，只要网络畅通，会议在世界各个角落都能变得触手可及。

3.2 现场会议较视频直播会议具有的优势

(1)参会人员面对面交流，容易建立信任，沟通感情，形成共鸣，易于解决问题，达成共识，做出决策。(2)演讲者可以看到真实的观众，并根据观众的反应调整演讲的语气，控制会议的节奏，调动会议的气氛。(3)参会者的参与感更强，其视角范围更大，除了摄像头所及的范围，还可以感受到更多的会议细节。参会者能更好地接受讲者的视觉和听觉刺激，产生触动及启发。(4)会议进程不会受到如“网络信号不稳定等信息技术条件”的干扰，可靠性更好。

3.3 建议

3.3.1 视频会议更适合于“部署传达”“培训学习”等信息传递为主题的会议 这类会议交互少、受众多，多是单向的，重在及时性。尤其对于参会人员分布广的会议，建议优先采用“视频直播会议”的形式。自疫情发生后，医院采用视频会议的方式召开新冠肺炎专题会议部署医院重要决策，对全院职工进行培训，推出近百门视频教学课程教授学生。这些信息传递类的会议采用视频直播的方式进行不仅有效阻止了病毒传播，同时节省了会议成本。

3.3.2 现场会议更适合于“合作洽谈”“沟通协调”等以信息交流为主题的会议 这类会议需要多方协商、反复沟通，采取现场会议更有助于彼此建立信任，解决问题、达成共识，达到理想的效果。在疫情期间，工作协调会议、接受捐赠仪式，多采取现场会议的形式。

3.4 本研究的不足

(1)本研究的调查对象是医院中层干部，这一部分人员具有比较高的业务素质。另外，参与电子调查问卷的中层干部可能比未参加电子调查问卷的中层干部能够更熟练地使用电子产品。这些可能会使研究结果产生一定的偏倚，使研究结果的评价更有利于“视频直播会议”。这个问题需要在今后的研究中进一步验证。

(2)本研究的研究场景是大型医院的中大型会议，不能代表所有会议。视频直播会议的效果与软件支持密切相关，目前主流软件包括ZOOM、腾讯会议、钉钉等，受条件限制，本研究未能对比多个视频会议直播软件。视频直播会议的接收端，一般需要安装软件或者APP。本研究依托企业微信，在研究实施前，所有员工已经安装并熟悉了企业微信的使用方法，如果启用一种全新的视频直播软件，需要重新安装软件并熟悉使用方法。目前企业微信直播软件在疫情期间可免费使用，疫情过后，可能会增加少许软件成本。

3.5 展望

3.5.1 5G技术的普及与推广会促进视频直播会议的应用 目前视频会议主要依托移动智能终端，随着5G技术的兴起，将为视频会议提供更广泛的载体[9]。并且，移动端5G带宽会让整个带宽更廉价，流量上也会承载更高分辨率、更高清的视频。5G时代的到来，将迎来视频技术发展的新阶段，视频直播会议的效果将更突出，应用也将更广泛，如医院间的远程会诊、学习培训、手术观摩，甚至远程手术等方面。

3.5.2 现场会议结合视频直播会议可能成为大型医院召开会议的主流模式 现场会议与视频直播会议各有优势，两种会议形式结合，可以加速医院管理的扁平化。目前国内许多大型综合型三甲医院都有多个院区，通过现场会议结合视频直播会议，本院职工现场参会，分院职工通过视频直播会议参加总院的例会及重要会议，及时了解总院的最新决策部署，加强与总院的信息交流与互动，为实现医院多院区的同质化发展提供了保障。此外，对于医院举办的大型学术会议，采用二者结合的方式，可以扩大参会人员范围，惠及更多学术人员，共享学术成果，提升学科声誉与影响力。