OA办公系统在企业中的应用实践研究

赵立

摘要：我国经济水平的飞速发展，在一定程度上促进了型企业的崛起，而随着我国信息化进程的推进，自动化办公系统也逐渐走进了企业当中，自动化办公系统的简称就是OA系统，OA系统对于提高企业整体的运行效率有着很大的帮助，在未来的发展当中，OA办公系统在各大企业当中的应用范围会越来越广泛。

关键词：OA办公系统;企业;系统应用

一、OA办公系统的基本概念

近年来，我国的信息技术飞速发展，尤其是网络技术，更是逐渐走进了人们的生活当中，这就对以往的信息传递方式产生了很大的冲击，而OA办公系统就是近年来信息发展的一个主要产物，它是一种承分布式的系统，OA办公系统在运行的过程中需要以互联网作为基础，通过网络技术来共享信息资源，可以在很大程度上提高企业的工作效率，为企业减少很多不必要的麻烦。在OA办公系统当中，主要的功能就是对一些文件表格或者是人事财务等数据的管理，利用OA自动化办公系统，就可以将这些应用处理成软件包，然后在不同程序之间共享数据，具有很多其他办公系统都没有的通用性，这就可以在很大程度上扩大软件的应用范围，提高企业内部的处理效率，OA系统的第二个主要特点就是他优秀的信息管理系统，随着企业不断的发展，在管理的过程当中会涉及到更多的信息数据，如果这些数据利用人力来处理，就会耗费大量的人力物力，而且还有可能会出现失误，但是如果利用OA自动化办公系统来处理这些数据，就可以很好地对这些数据进行整合，建立起相关的数据库，这样一来，企业就可以随时根据自己的要求，从数据库当中查找自己需要的信息，因为OA系统是以信息管理为基础的，所以他的第三个主要特点就是决策支持型系统，它可以根据数据库当中已有的数据来对决策进行判定和整合，构造出合适的数学模型，利用计算机来提供出合适的解决方案。

二、OA办公系统在企业中的作用

（一）统一信息发布平台

利用OA自动化办公系统，可以在企业内部建立起信息发布平台，当有任何信息需要通知的时候，可以在OA办公系统的信息发布平台当中发布出来，这样可以让每一位员工都及时了解企业的动态.

（二）整合各部门工作

OA自动化办公系统的另一个主要作用就可以帮助企业整合信息资源，在企业的发展过程当中，一定会建立起管理事务的各个部门，而OA办公系统就可以将这些部门都综合在一起，在互不干扰的前提下，整合部门内部的信息资源，在我国传统的企业管理当中，这样的工作通常都是由管理人员来负责的，但是利用OA自动化办公系统，只要在其中输入数据，各部门定时的把企业内部的情况汇报上去，它就可以根据设定好的程序来整合各部门的工作，这样一来，不仅节省了管理人员的时间，而且还可以在一定程度上提高企业的管理效率，因为OA自动化办公系统是全自动的办公系统，所以说，只需要将数据输入即可，不需要太过于复杂的操作，在这样的情况下，哪怕是不精通网络信息技术的新人，也可以完全掌握这样的办公系统。

以财务流程为例：

（三）加强自动化建设

OA办公系统并不是要求企业建立起一套不同于原来办公系统的新系统，而是利用OA系统可以优化企业原来的办公系统，可能在企业以前的发展过程当中，办公系统都是由人力组成，在其中只掺杂了少部分的信息技术，但是如果利用OA办公系统，就可以对原来的办公系统进行加强优化，这样一来，不仅可以加强员工对于全新办公系统的熟悉，而且也可以在一定程度上提高企业内外的信息传递速率，在全自动化办公系统的优化下，原来的办公系统也不会丢失，还会存在于企业当中，只不过是相较于过去，从办公速率以及操作程度上都有了很大的提高，在这样的情况下，OA自动化办公系统就可以为企业带来更大的收益，并且在很大程度上提高企业的发展速度。

三、OA办公系统在企业中的应用实践策略

（一）搭建计算机平台

在企业的发展过程当中，根据企业自身内部的管理要求和所需要的技术，就可以利用OA自动化办公系统，再辅助以主流设备，搭建起适合企业自身发展的网络平台，在企业的发展过程当中，一个合适的网络信息平台，对企业来说有着非常重要的作用，而OA自动化办公系统的基础就是信息技术，所以说在利用信息技术的过程当中，完全就可以融合OA自動化办公系统，在融合一些企业发展过程当中所需要的特殊软件，结合这一系列条件，为企业创建一个合适自身发展的平台。就以企业的管理方式为例，在企业管理的过程中应用OA自动化办公系统，管理人员就可以在很大程度上减少工作量，在管理的过程中只要设置好相应的流程，就可以缩短管理到执行的距离，节省很多时间，提升人员之间的协作沟通效率。

（二）研发管理体系

同时利用OA自动化办公系统，也可以建立出一套合适的管理体系，在企业的发展过程当中，一定会应用到一定的信息技术，在应用这些信息技术的同时，以计算机网络作为发展基础，在融合OA自动化办公系统，就可以建立起一套完善的监管体系。就以人事部门的监督为例，人事部门会涉及到一系列的申请流程，向加班申请、请假申请或者是培训计划等等，如果这些申请都要人力来批改的话，就会耗费很多的资源，但是如果利用OA自动化办公系统来批改，只需要在系统中填写好相应的申请类型，然后在紧急程度上设置好优先还是延后，再适当的加一些备注，这样设置好了以后，如果一旦有员工想要发出申请，那么只需要填写好表格，以后交由系统批改就可以了，就可以节省很多的人力。

（三）建立企业数据库

为自动化办公系统的主要作用之一，就是可以对文字文档或者是财务报表等数据进行处理和分析，那么 企业在发展的过程当中就完全可以利用OA自动化办公系统来建立起企业完善的数据库，在任何企业的发展过程当中，都一定会涉及到一些需要储存的数据，以便于在未来利用这些数据作为参考，而OA自动化办公系统就是一个非常不错的移动数据库，在企业发展的进程当中，就可以将一些对企业有影响的大事件的日期以及内容记录到OA自动化办公系统当中，系统会根据数据的特点进行分类处理，然后储存起来，以便于在以后需要的时候可以随时查找。就像企业在发展的过程当中就会涉及到一系列订单的交易时间以及要点，这些数据都完全可以储存在OA自动化办公系统当中。

结束语：

OA办公系统在企业当中有着非常重要的应用，它可以帮企业搜寻新的市场，也可以应用信息技术来整合各个部门之间的职能，提高管理效率，与此同时，OA系统也可以借助企业内部的信息平台来掌握企业内部的情况，也可以通过OA系统强化企业的办公设置，优化企业内的信息传递效率。

参考文献：

[1]周筠. OA办公系统在公司管理中的应用与实施[J]. 价值工程， 2018（12）：223-224.

[2]李佳英. OA系统在工程项目管理中的应用探讨[J]. 科学与信息化， 2019， 000（012）：160-160.

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