高校证明材料自助打印系统设计与建设研究

翟宜凯 刘金扬 郑剑

摘   要：高校学生服务的信息化与自助化是智慧校园建设的发展趋势，同时也是提升服务质量、提高工作效率的有力支撑。学生各类证明材料开具是高校各部门一项重要日常工作，学生需求量大，教职工工作量大。为了提供更加便捷、可靠、安全的证明材料自助打印服務，文章设计并实现了多方式登录、多材料批量打印、全流程无需值守的学生自助打印系统。文章从需求背景、设计原则、系统设计与实现、使用效果统计分析、实现过程中难点与问题等方面介绍系统的设计与建设经验。

关键词：自助打印系统;证明材料;智慧校园;校务服务;用户体验

中图分类号：TP393.18;G647   文献标志码：A 文章编号：1673-8454（2021）05-0083-04

一、需求背景

随着智慧校园建设的发展，如何让信息化技术更好地服务于师生成为高校从管理向服务转变的关键。[1]我校信息化办公室在多部门协同支持下，完成了学生自助打印系统建设。

在读情况、成绩单等各类证明是高校学生毕业、升学、求职的必要材料。在6-7月毕业季、10-12月求职或申请国外高校期间，各类证明材料办理需求量非常大，且办理材料种类多、份数多，办理时间随意性强。由于各种证明归属于不同部门，学生需要去不同部门或窗口开具证明材料。再加上部分学生前期材料准备不充分，往往会出现“办事多次跑、反复跑”等情况。另一方面，相关教职工很多时间和精力投入到重复性地解答学生咨询、开具证明材料上，依然难以解决业务高峰期人流量过大、等候时间过长等问题。且人工办理对开具的证明没有系统的统计和管理，已开具的证明无法查验真伪。现行人工管理服务模式已无法满足实际需求。

自助打印系统的优势可以总结为三个字——便、捷、全。“便”是方便，向学生提供时间随便、操作简便的证明开具服务，同时减少教职工繁杂的重复性工作。“捷”是快捷，学生办理证明从原来的多次跑变为只跑一趟，平均办理时间从半小时缩短到一分钟。“全”是全面，从前办理各类证明需要了解归属部门，一件事的多份证明材料可能要去不同部门或窗口，自助打印系统可以实现一次性批量打印各类证明材料。各业务部门办理的证明材料类型如表1所示。

二、设计原则

学生自助打印系统的核心功能是向符合条件的学生开具各类证明。开具证明的关键是各部门提供证明所涉及的权威数据，部分证明还存在涉及多部门数据的情况。因此，数据共享是自助证明打印系统建设的基本要求。在数据共享的基础上，为打造一个证明种类齐全、功能完善的学生自助打印系统，从系统服务角度应当实现信息化、自助化，从用户使用角度应当具备便捷性、可靠性、安全性。[2]

1.信息化

证明打印服务信息化，要求实现权威准确的数据共享、实现平台化可扩展。实现准确的用户数据、业务数据共享。自助打印系统作为开具证明的权威途径，应当进行严格的身份认证，需要对接准确全面的用户数据。根据打印材料的不同，需要对接不同部门的权威业务数据，根据业务数据确定打印权限和打印内容。实现平台化可扩展。为满足全校各部门各种类型证明材料打印需求，应当提供丰富的软件接口，支持方便地进行应用服务和打印事项扩展。[3]

2.自助化

证明打印服务自助化，通过标准化流程实现用户全程操作无需指导，通过智能化监管实现统一管理维护和异常预警。我校自助打印系统借鉴外卖订餐操作流程，并在关键步骤提供清晰的图示说明，直观易用，保证用户无需指导可以自助完成证明打印。后台管理系统对设备、用户、证明类型、打印日志等进行监控和分析。对设备异常情况向用户进行直接提醒，对管理员进行短信实时提醒，满足无人值守需求。

3.便捷性

为提供良好的用户体验，自助打印服务强调方便易用和高效快捷。方便易用要求系统满足不同用户各式需求，且全流程操作简单明了，用最简化的步骤完成证明打印;高效快捷要求系统提供快速的响应，材料生成、打印、盖章能够在较短时间内完成。此外自助机的投放数量和地点的合理选择、自助打印证明种类的不断丰富，会进一步增强打印服务的便捷性。[4]

4.可靠性

保证自助机可靠性，要求系统正常运行时间长、故障时间短、故障修复迅速。要求自助打印设备稳定性强、耐久性好，设计时充分考虑系统易操作性、增强设计可靠性。系统运维管理后台通过完整记录打印日志、多维度监控分析，全面监控设备软、硬件，异常情况如耗材不足或网络异常，都会通过实时短信提醒管理员进行修缮。支持断点记忆功能，保证用户打印项目不受设备故障影响。

5.安全性

硬件方面，应保证设备内印章和水印纸的绝对安全。可在关键部件采用金属防爆外壳并加装多道安全锁。确保用户等非管理人员无法接触实体章和打印纸。此外，可集成第三方厂商专业化设备，如人脸识别设备、校园卡读卡器，保证身份验证、缴费的安全高效。

软件方面，应保证用户信息安全和系统网络安全。系统登录、打印完成后默认设置倒计时退出，避免用户匆忙离开产生信息泄露，并根据用户身份对打印权限和份数进行限制。设备放置在室内环境里保证网络的物理安全，系统部署在校园内网环境的服务器上保证网络安全。

三、系统设计与实现

自助打印机样式类似银行自助取款机，用户通过触摸屏进行交互，完成用户登录、材料选择、缴费确认、打印盖章全流程操作，打印出的证明可以通过手机扫码检验真伪。管理员可以通过后台管理系统对设备、用户、证明类型、打印日志等软硬件进行全面的监控和管理。

自助打印系统遵循经典的三层架构，如图1所示，分为界面层、业务逻辑层、数据层。界面层为用户提供系统交互操作界面，包括用户使用的自助打印机、证明扫码验证平台以及管理员使用的系统管理平台。业务逻辑层实现各模块功能。数据层是系统整体数据资源的保障，通过数据共享，提供权威的学生人员数据、各业务部门数据、财务数据、校园卡数据。下面详细阐述业务逻辑层各模块功能。

1.登录模块

自助打印系统提供统一身份认证、基于微信企业号的扫码认证、校园卡刷卡、身份证刷卡等多种登录方式，满足不同用户需求。统一身份认证是高校学生最普遍最基础的用户名、密码验证方式，可以避免学生因没有带卡或手机而无法进行证明打印。基于学校官方微信企业号的扫码登录是一种安全快速的身份认证方式，在学校官方企业号验证个人信息后，仅需微信扫码即可快速登录自助机。校园卡、身份证刷卡都配合人脸识别功能进行二次验证，确保用户本人办理。身份证刷卡方式可以保证已毕业学生实现自助打印。

2.材料选择模块

自助打印系统借鉴外卖订餐操作流程，简单便捷，一目了然。学生可以根据需要预览材料并选择份数，支持一次性选择各类多份文件进行批量打印，通过详情确认环节确认本次所需打印的材料类型和份数。

证明材料根据是否需要审批分为“审批通过材料”和“自助打印材料”。需审批才可打印的材料通过网上服务大厅进行审批，审批完成后对接至自助打印系统进行打印，否则无法选择该材料。

本模块还支持已打印记录和未完成记录的查询。已打印记录为该用户完成的所有自助打印项目列表。未完成记录是该用户在确认打印详情后，因主观放弃或客观中断未完成打印的记录。系统支持断点记忆功能，未完成记录会保存三天后自动删除。如因卡纸等机器客观中断原因造成打印未完成，可以换一台机器登录该账号，在未完成记录中找到该记录完成打印。

3.缴费模块

缴费模块根据不同材料计费规则进行累计，提供清晰的价格明细展示，缴费完成后才能够完成打印。提供校园卡刷卡或移动支付两种支付方式，满足在校學生和已毕业学生缴费需求。[5]

4.打印盖章模块

通过对各高校和公司的充分调研，选择内置鲜章支持自动加盖的自助打印设备，避免机器需要提供人工盖章的空白打印纸，真正减少人力投入。[6]单份材料打印和盖章时间在10s之内，每增加一份材料等待时间增加3s，缩短证明办理等待时间，大大提高办理效率。

上述登录、材料选择、缴费和打印盖章模块形成了学生使用自助打印系统的主要工作流程，如图2所示。

5.证明验证模块

每一份证明材料均带有防伪验证的二维码，用户可以通过手机扫码在证明验证平台上进行原文件PDF比对。并设置扫码累加计数器限制查验次数，保护用户隐私。

6.系统管理模块

系统管理员可以通过系统管理平台对设备、用户、证明、打印日志、验证平台等进行全面监控，对设备异常情况进行实时提醒或预警。并提供不同时间维度的打印日志监控分析图表，方便发现不同材料的打印需求变化情况。

四、使用效果统计分析

学生自助打印系统投入使用后，首先上线了“本科生在读证明（中/英文版）”、“本科生成绩单”、“研究生成绩单”等量大面广需求迫切的证明。主要用于学生申请国外高校、保研、求职、实习、申请奖学金等各种需求场景。

办理量：用于申请国外高校的在读证明需提供中、英文两版，年办理人次达到300，办理份数为中英文各500余份，高峰期为10月至12月。用于求职、保研、奖学金申请等的在读证明只需开具中文版本，年办理量达到1000余份，常态化办理无明显高峰期。本、研毕业年级学生均为4000人左右，都需打印成绩单，人均3份。由学院统一报给相关部门，通过自助机进行全学院批量办理。目前95%的证明开具可通过自助机完成办理，剩余5%特殊情况进行线下办理。例如证明存在字段缺失或学生名字长度过长等特殊情况，自助机会提示用户线下办理相关信息，保证证明准确性和有效性。

办理时间：由于学生可以在自助机上集中办理各类证明，无需多部门多窗口咨询办理，平均办理时间从30分钟缩短到1分钟。学生节省了时间，避免了高峰期办理排长队等现象。同时，也大大减轻教职工重复性工作负担，能够有更多的时间精力投入到业务提升与创新中去。

五、实现过程中难点与问题

1.如何选择自助打印设备

自助打印设备的选择，首先要求机器具有内置鲜章，确保打印盖章这一核心功能真正实现自助化。其次要选择软硬件功能完善的设备，硬件应具有丰富的功能模块且布局合理，软件应支持标准接口能够方便地扩展应用服务。例如设备具有摄像头可以支持自动拍照或人脸识别，系统可以对接网上服务大厅进行证明材料审批。最后，软硬件开发厂商的选择也非常重要。双方需要有效配合，软件开发框架能快速实现不同形式的证明样式，具备对各类数据的对接能力，并通过打印日志提供数据分析及预测等增值服务。

2.如何设计系统操作流程

学生自助打印系统的设计紧扣便捷、可靠、安全的设计原则，充分结合实际需求，利用信息化发展成果，提供丰富全面的登录方式，实现无需指导的全流程操作。例如考虑到已毕业学生的打印需求，设计了身份证刷卡登录方式和移动支付缴费方式，避免因为没有统一认证账号和校园卡导致的无法打印。考虑到绝大多数学生都有点外卖的经验，借鉴通用的外卖点餐式流程和界面，设计符合用户操作习惯的流程并在关键步骤中提供简单准确的提示说明，实现全流程无需值守的自助打印。

3.如何确定服务事项，确保顺利推进

我校信息办联合机关党委召开自助打印证明专题讨论会，确定自助打印证明材料上线标准，确定权威的证明专用章和水印纸。并根据各部门证明需求量和条件成熟度确定首批自助打印事项。协同校园卡综合服务中心对接校园卡数据，协同财务处对接费用收缴数据，协同各部门确认证明内容、样式和数据，针对一份证明涉及多部门数据的情况通过讨论会确认各字段的权威数据源。

六、结语

本文介绍了高校学生自助打印系统设计与建设经验。以充分满足学生需求、减轻教师工作负担为宗旨，遵循服务信息化、自助化原则，设计并实现了便捷、可靠、安全的自助打印系统，提升了服务质量，提高了工作效率。现已上线在读证明、成绩单等多种服务项目，受到师生广泛好评。展望未来努力的方向，一方面在积累使用数据后，可以通过对各类材料、不同类别学生、不同时间段使用情况分析，进一步优化自助打印系统服务体验。例如，在毕业季对常用相关材料实现一键批量打印，节省查找和选择时间。在每年不同时段调整材料呈现顺序，方便学生查找。另一方面，可以不断丰富自助打印系统功能，例如集成“学生证火车票充磁”服务[7]，打造更多元化的自助服务设备[8]，不断提高智慧校园自助服务水平。

参考文献：

[1]教技[2012]5号.教育部关于印发《教育信息化十年发展规划（2011-2020年）》的通知[Z].

[2]徐青山，张建华，杨立华.高校智慧校园建设的顶层设计及实践应用——以“智慧北航”为例[J].现代教育技术，2016（12）：112-118.

[3]窦夏阳.高校统一自助打印系统建设研究[J].科技经济导刊，2018（30）：169-170.

[4]高杰.我国自助设备应用现状和发展趋势[J].中国金融电脑，2010（8）：21-23.

[5]李盾，李林校.完全学分制下高等院校成绩单自助打印系统的设计与实现——以北京理工大学珠海学院为例[J].科教导刊，2017（20）：13-15.

[6]姚立敏.浅析浙江大学成绩自助打印系统[J].考试周刊，2017（42）：139，141.

[7]刘芬，陆家兰.高校教务自助服务系统的设计与实现[J].中国教育信息化，2019（3）：94-96.

[8]徐博.基于自助服务设备的高校一站式服务大厅建设[J].科技创新导报，2017（28）：144，148.

（编辑：王天鹏）