新形势下建设工程招标档案管理策略分析

窦敏

随着建筑工程项目规模的不断提升，建筑工程项目数量在鞥家，实际建筑工程档案管理工作的复杂程度也在提升，此时就需要以更加严谨有效的建筑工程招标档案管理方案，去做好对应建筑工程招标档案管理工作。本文从这个角度入手，首先对于建筑工程招标档案管理工作的价值进行分析，继而从新形势下去审视当前建筑工程招标档案管理工作存在的问题，并且提出了对应建筑工程招标档案管理工作问题改善方案。

建筑工程项目的周期是比较长的，无论是在安全质量标准上，还是在施工工艺要求上，乃至是在项目参与主体上，都处于更加复杂的状态，其中很多环节会产生很多的管理资料或者技术资料，这些资料必须要纳入到健全的招标档案管理工作体系中去，这样才能够确保实际的招标档案管理工作质量和效益得到不断提升。

一、新形势下建筑工程招标档案管理工作的价值分析

（一）有利于项目预算方案的编制

对于建筑工程而言，其中一般包括人工费用，材料费用，机械消耗费用，固定资产费用，机具器具购置费用等，这些在整个建筑工程推动的过程中都会产生。在实际预算编制的过程中，会将往期的建筑工程档案拿出来，寻找其中的数据信息和文件资料，将其作为重要的参考，由此确保项目档案管理工作与实际预算计划之间关联起来。此时如果所需要的资料或者文件难以提供，或者对应信息存在不全面或者失真的情况，都可能对于实际预算方案的编制造成极大的不良影响。从这个角度来看，有效的建筑工程招标档案管理工作，可以使得预算方案的编制朝着更加有效的方向进展。

（二）有利于引导工程质量控制工作的進展

建筑工程质量，是确保建筑施工企业可持续发展的前提和基础。在实际施工的前期，施工企业会对于投入施工过程中的各项资源信息进行归结，此时档案管理工作可以提供确凿的数据信息，继而引导施工技术方案朝着更加有效的方向进展。也就是说，有了这些技术性电子料，实际的质量控制目标才会更加精准，工程建设项目的质量管理也能够步入到更加理想的状态。

（三）有利于质量验收和竣工使用维护工作的开展

在建筑工程接近尾声的时候，施工企业需要向质量监督管理部门提供健全的资料去进行审核，此时很多资料都是档案管理中的资料。因此做好实际的招标档案管理工作，可以为后续质量验收工作奠定良好的基础。再者，在实际工程建设项目投入使用的时候，如果出现了质量隐患，就可能需要进行一定程度的维修，此时还是需要依照对应的档案资料来进行，招标档案在此时就起到了良好的效能。

二、新形势下建筑工程招标档案管理工作存在的问题分析

对于众多建筑工程招标档案管理工作进行实践调研，了解实际数据和信息，希望可以对于此版块的工作有着深刻全面的认知。详细来讲述，建筑工程招标档案管理工作问题集中反馈在：

（一）部分地区建筑工程招标档案管理制度建设落后

从全国范围来看，不同的地区在建筑工程招标档案管理方面的关注度不一样，在此方面的认知也有差异，实际的投入也处于参差不齐的状态，部分地区在此方面的改革意识比较强，并且迅速的部署实施，探究出了适合自身地区的建筑工程招标档案管理模式。但是部分地区建筑工程招标档案管理制度建设落后，也成为十分普遍的现实。有些地方虽然从名义上办法了招投标档案管理办法，但是实际招投标管理办法处于粗放化的状态，与地方相关管理工作和制度之间的吻合性不强，或者说对应制度并没有被严格的贯彻执行下去，这样也会对于实际建筑工程招标档案管理制度的有效发展造成极大的不良影响。在制度建设方面，除了上述的缺陷之外，还有很多需要改善的节点，比如实际负责建筑工程招标档案管理的行为主体应该如何去界定，在实际制度建设过程中哪些部分需要参与进去，如何确保彼此之间的协调性，这些都是需要深度思考的问题，但是多数情况下都处于相对混乱的状态。

（二）档案管理工作难以进入到细致化的状态

建筑工程招标档案管理工作在开展的过程中，会发现总是会存在档案不完整或者档案质量不高的问题，也就是说在实际档案收集的时候，对应的操作人员并没有切实的依照实际的要求来进行，或者是档案内容生产的时候也没有做到严谨对待，这样即使将其纳入到实际的档案中去，也难以确保实际招标档案管理工作效益的发挥。如果在此期间档案信息存在失真的情况，或者不完善的地方，就可能使得档案的多维度效用难以发挥;再者，档案文件的内容处于监督管理的状态，而实际监督管理制度不完善，监督管理人员工作不认真，没有对于档案的质量进行检查，这样就难以发挥其在实际招标档案管理工作中的主导性效能。还有一个环节就是，档案文件的鉴定环节，没有对应鉴定基准，实际鉴定工作多数都是依照经验来进行判定，后续的维护和管理方法也没有达到细化的状态，这样就使得实际档案鉴定处于相对粗放化的状态，从这个角度来看，实际建设工程招标档案管理工作的质量是处于堪忧状态的。

（三）招标档案管理工作的信息化程度比较低

考虑到招标档案资料的多类别，资料数据信息的复杂性，招标档案管理工作应该积极使用信息技术来进行优化，这样才能够循序渐进的进入到理想的招标档案管理工作格局中去。对于此方面的投入和成效进行分析会发现，很多单位不是很重视招标档案管理工作信息化平台的构建，可能在此方面也进行了一定的投入，但是实际系统的覆盖面积不大，与对应招标档案管理工作整个流程之间的吻合性不强，这样就可能使得实际招标档案管理工作的信息化程度处于较低的状态，很明显这种做法，是存在对应缺陷和不足的，应该积极主动的采取措施去进行改善和调整。

三、新形势下建设工程招标档案管理工作问题改善策略

针对于当前建设工程招标档案管理工作存在的问题，需要树立改革的意识，树立优化的意识，继而驱动建设工程招标档案管理工作进入到更加理想的状态。详细来讲述，在此历程中需要做好如下几个方面的工作：

（一）建立完善的招标档案管理规章制度

制度建设，是引导建筑工程招标档案管理工作朝着有序性发展的前提和基础。结合当前招标档案管理工作的混乱局面，应该积极做好如下几个方面的工作：其一，积极对于当前关于建筑工程招标档案管理工作的相关办法或者制度进行有效性评价，思考实际制度建设中存在的问题，然后在原本制度框架基础上进行改革，以确保实际的招标档案管理制度与实际情况是吻合的。其二，可以尝试以上级行政主管机关与档案行政机关联合参与，实现招标档案管理规范性指导文件的生成，将其作为实际建筑工程招标档案管理制度设计的基础，这样可以使得对应文件的权威性得以提升，继而使得对应单位能够以更加严谨的态度去面对，这也将为后续实际规章制度的贯彻执行营造良好的氛围。其三，在宏观制度不断完善的过程中，还需要注重当前档案管理办法的修改，鼓励招标办和交易中心能够协作起来，切实的依照对应规章制度，对于实际的招标档案管理办法进行细化。也就是说不通的地区实际情况不同，此时就需要设定一个更加灵活的尺度，内部条例的完善性，可以使得后續的执行朝着更加有效的方向进展。

（二）引导建设工程招标档案管理进入规范管理状态

要想引导建设工程招标档案管理进入到规范管理的状态，就需要设定更加细化的节点，其主要包括如下几个方面的内容：其一，要树立精细化管理意识，实现实际档案资料收集过程的管理和控制。收集环节需要解决的问题，就是以维护档案完整性，提高档案卷宗质量为落脚点，使得制度保障与相关人员配合朝着更加融合的方向发展。档案的收集工作是谁来完成的，实际档案范围是如何的，归档文件的格式要求是怎样的，这些细节需要有明确的规定，这样才能够确保实际招标档案资料的真实性和有效性。对于招标办的业务人员，需要做好实际审批和监管工作，更需要做好实际的档案收集工作。在档案完整性上，要业务部门能够严格依照程序来操作，确保无论是纸张的大小，还是格式的调整，亦或是字体的使用，都需要达到理想的要求，并且积极建立初步鉴定制度，依照对应流程来进行移交，如果不符合实际情况，就需要进行整改，还需要做好报送资料的提交，这样才能够进入到招投标备案过程中去。其二，实现招标档案资料鉴定过程的管理和控制。招投标档案一次鉴定工作，必须要有专业的人员参与进去，主要关注于内容的完整性，卷宗的质量，确保达到对应要求之后，才能够进入到移交的状态。此时可以将其界定为二次鉴定的过程，在此环节对应的鉴定人员也需要切实的发挥自身的能动性，关注保存期限的问题，确保依照对应规章制度来执行。其三，在保管的环节，也需要树立精细化管理的意识，要对照实际保管的标准，从保管内容的维度，保管方式的维度来进行探讨，由此确保实际的保管制度朝着更加健全的方向发展。

（三）注重档案现代化管理手段的使用

档案现代化管理，是建筑工程档案管理的必然趋势之一，此时就需要将信息技术积极主动的使用到档案管理过程中去，在此历程中需要关注的问题主要有：其一，积极引入信息技术，建立招标档案管理信息化平台或者系统，确保多个部门可以参与进去，实现对应招标档案信息的共享，这样可以使得实际招标档案管理工作朝着更加有序的方向发展和进步;其二，注重招标档案管理人员信息素养的提升，确保信息技术与招标档案管理工作很好的融合起来，妥善的使用给对应的信息技术，引导实际的招标档案管理工作步入到更加有效的状态。

四、结语

综上所述，建筑工程档案管理工作面领着新形势，此时就需要以正确的态度去审视此问题，然后关注建筑工程档案管理制度的完善，建筑工程档案管理人才的培养，建筑工程档案管理信息化体系的构建，这样才能够达到理想的建筑工程档案管理工作格局。

（作者单位： 青海省路达交通建设招标有限公司）