对企业档案管理工作数字化转型路径研究分析

陈文芬 吴涛

摘 要：本文主要针对企业档案管理工作数字化转型路径进行了深入的探讨和详细的研究，同时笔者结合自身实践多年工作经验针对此类问题中所存在的一些不足之处指出了具有建设性的意见和建议，并且也给出了可行性较高的具体解决策略。希望能够为同行业工作者提供有效的参考，从而进一步的促进企业档案管理数字化的转型工作。

关键词：企业档案;档案管理;数字化转型

引言：无论是对于任何企业而言，企业的档案是企业知识资产以及信息资产资源中的一个关键部分，对于企业的发展经营和生产具有重要的作用。企业能够通过借助档案管理工作为不同的职能活动中所产生的文件信息进行有效的归档和整理，并且在这一过程当中能够为企业的生产经营管理工作提供更加全面的服务信息。由此可见，企业的档案为企业的生产经营管理工作奠定了强有力的基础。在信息时代的背景之下，档案的数字化转型工作必将成为企业管理面向数字化转型进程中的必经之路，为企业的数字化生产经营活动提供强有力的支持。下文将主要针对企业档案管理数字化转型工作进行简单的赘述。

1、企业档案管理数字化转型

企业档案管理的数字化转型工作其主要的实质是指企业的档案管理部门在开展档案管理工作中要将传统的纸质文件档案管理方式逐步的转变为数字化、智能化的文件档案管理模式。数字化的档案管理工作包括了档案信息的形成、捕获、利用、处理、归档的全生命周期。

2、企业档案管理数字化转型发展的意义

2.1企业档案管理数字化转型

企业档案管理数字化转型

主要目的是为了能够满足数字化时代档案利用的需求。在新的时代背景之下，企业的管理工作已经迈入了数字化时代和精细化时代浪潮中。在这一过程当中，企业的档案管理工作也必须要进行改革与优化。首先，电子档案在其实际应用过程当中与纸质的档案管理工作相比较而言具有存储数量大、不占用生物空间以及存储、调用、管理便捷等诸多优势，因此电子档案的利用率也变得越来越高。其次，企业管理的数字化时代背景之下，对于档案管理和档案利用的时间提出了更高的要求。档案的利用者希望能够在这段时间之内及时且准确的调取相关信息。第三，在数字化和精细化的企业管理背景之下，对于档案管理工作的便捷性也提出了更高的要求。在講求工作效率的大环境之下，档案利用者希望能够尽可能地简化档案的利用审批流程，并且借助网络信息资源便捷地获取开放性的内部档案信息。

1.2企业档案管理数字化的转型是为企业提供高效的档案利用服务

在进入到数字化管理时代的背景之下，企业的档案管理工作必须要起到辅助提升企业管理运营效率的作用。由此可见，为企业提供高效的档案利用服务是开展企业档案管理工作中的一个重点。企业开展档案的数字化转型工作之后，相关工作人员就能够在第一时间内阅取档案信息，从而提升了档案管理工作的灵敏性和高效性。除此之外，通过借助网络资源能够使得档案信息实现网上集成和解锁，从而为档案的使用者提供更加便捷且高效的档案信息服务方式。在档案信息的利用过程当中打破了在时间上以及地域上的局限性，能够使得档案的使用者实现档案信息的快速传输和便捷下载。同时，企业档案数字化管理转型工作在新的时代背景之下已经成为企业档案管理道路发展的必经之路。

3、企业档案管理数字化转型发展的具体策略

3.1调整档案管理工作者的传统性思想，在企业中树立全员档案管理意识

随着企业数字化管理时代的到来，企业的档案管理工作已经不单方面的是企业档案管理部门的工作内容。企业的档案管理工作逐步的渗透到了企业的各个部门和每一位员工的工作中。其主要的原因是由于，企业如果想要使得归档的电子文件能够附合于档案的归档要求，就必须要针对电子文件开展全面化的全过程的以及全员性的管理。由此可见，企业在开展档案管理转型工作中一方面需要依靠档案管理人员进行精细化的操作，另外一方面，企业的档案管理转型同样也需要企业的全员共同参与才能够保障企业的档案管理工作顺利转型。同时，企业的档案管理部门还需要针对档案的数字化管理工作开展相关的宣传教育和培训活动，从而有效地保障企业中的每一位员工都能够对档案的数字化转型有一个正确的认知，并且能够在开展数字化档案管理工作中严格遵守相关标准，进一步地加强企业数字化转型的进程，推动企业各个部门档案管理工作的整体协调和配合度。

3.2摒弃传统的档案管理思维，始终贯彻前端控制思想

随着时代的发展，不可否认，现阶段情况下传统企业档案管理和档案的后端管理模式已经不能满足于企业数字化的发展进程需求。档案管理工作的前端控制已然成为一种档案管理形式上的必经之路。其档案管理部门需要在各个业务系统文件形成的初期阶段细致地分析不同业务系统文件形成的内容结构以及格式背景，并且根据我国相关的档案管理规范和企业管理档案制度对企业文件的形成和积累工作进行监督与指导，进而使得企业的文件材料和档案信息能够在初始阶段就处于有效的掌控状态之中。进而形成全面化的，具有真实性的和实用性较高的档案信息。

3.3转变传统的档案服务方式提升档案的利用率

企业档案信息存在着数量大、范围广、内容多等诸多特点。因此，如果要等到企业人员主动到档案部门查询相关档案就会在较大程度上降低了企业档案的应用价值。因此，企业档案工作者需要在档案管理工作中改变传统的服务方式，对于档案信息资源进行深层次的加工和处理。通过借助信息化技术手段将纷繁复杂的档案信息材料能够在这段时间内及时且精准地推送到档案需求者的手中。通过采用线上服务模式针对一些开放性的电子档案以及经过数字化转移的纸质信息档案实行查阅和调用的权限设置，从而使得使用者能够突破时间上和空间上以及地域上的局限性，在最短时间内对档案信息进行解锁和查询。除此之外，相关工作人员还能够通过超链接超媒体的方式为使用者提供更加便捷的访问方式。通过借助此种方式能够使得档案的使用者获取更加多样化的档案使用途径。在线下档案管理工作中，档案利用者可以通过借助线上档案借阅审批和线下借阅实体档案的方式从而将实体档案借出或归还。这一方式极大地提升了档案管理者的工作效率，同时也为档案的使用者带来了便捷化且多元化的档案使用途径，极大地提升了档案的使用性能。

4、结束语

综上所述，在信息时代的背景之下，企业的管理已然迈入了数字化和信息化的历史进程中。企业的档案管理工作也同样如此。只有促进企业的档案管理工作，与时代同步才能够为企业的发展作出贡献。传统形式下的企业档案管理模式在这一过程当中必须要进行转型和升级。通过树立全员档案管理意识改变原有的后端控制模式、开展档案的形成积累整理全进程管理和精细化管理才能够进一步的提升档案信息资源的开发利用效果，进而满足企业档案服务的多元化需求，进而为企业数字化现代化的生产经营和管理工作提供可靠的保障和更加高效的服务。促使企业档案管理工作能够更好地发挥出其实际的应用价值，为企业的经营和发展创造出更多的经济效益。

参考文献：

[1] 宋芳. 企业档案管理工作的数字化转型路径研究[J]. 经济与社会发展研究，2021，2021（8）：131.

[2] 企业档案管理工作的数字化转型路径研究[J]. 经济与社会发展研究，2021，2021（8）：131.