有轨电车PPP项目工程档案质量管理探析

高东帅

PPP模式作为城市轨道交通建设的一种重要模式，有轨电车行业也参与采用PPP项目的建设方式实施，主要原因为PPP项目的建设模式为政府与社会投资人共同为社会打造公共服务项目，在特许经营协议期间由建设单位自主建设运营，协议期到期之后将所有权、经营权移交政府，这种模式的实施不仅保障履行政府公共职能的同时，还可以减轻政府投资建设压力，同時也可以带动社会企业经济效益，便于促进某一行业的规模发展。

然而，PPP模式有其优点的同时也存在不可避免的弊端，如由于投资主体不唯一，建设工程复杂，工程建设周期长等原因，都给PPP模式下的有轨电车档案管理带来一定的难度与一系列的问题，如何提高PPP模式下有轨电车档案管理质量成为一个值得探讨的问题。

一、PPP模式下有轨电车工程档案的产生与管理模式

1、PPP模式下有轨电车档案产生过程与内容

PPP模式的有轨电车档案产生是根据整体项目建设程序推进依次产生，因此根据有轨电车建设过程产生三个重要的档案阶段，概括为：有轨电车建设前期阶段、施工阶段、竣工验收阶段。

三个阶段主要产生的工程档案内容分别为：（1）基建文件：主要包括项目前期的可行性研究报告及批复等相关立项文件、专家建议、土地或项目规划许可文件、前期勘察设计初审文件、招投标合同、工程开工许可等审批文件以及开工前的项目原貌声像档案等;（2）施工阶段：施工及监理日志、相关施工人员及实验室资质、施工物资材料构配件的进场记录及相关合格证明文件，实验报告、施工过程记录管理文件等;（3）竣工验收阶段：过程验收资料、工程竣工质量验收资料、竣工图、竣工后工程新貌声像档案等。

2、PPP模式下有轨电车档案管理模式

PPP模式下的工程档案管理一般由项目建设单位档案管理人员进行档案管理，政府通过项目招标筛选出适合的社会投资人进行项目建设，虽然中标的建设单位具备建设资质，由于有轨电车工程项目建设的复杂性，涉及土建、轨道、车辆、智能控制、供电、勘察、设计、监理等多专业领域、往往在项目建设过程中，建设单位选择分专业进行再次施工单位招标。简而言之，PPP项目有轨电车档案管理模式概括为：建设单位档案管理人员负责收集整理工程前期档案、监督并指导施工单位档案人员完成施工过程档案，以及组织各施工单位完成档案竣工验收等工作。

二、PPP模式下有轨电车项目档案管理难点与问题分析

1、 主体的变更导致前期基建档案的缺失，档案完整性难以保证

PPP模式下有轨电车的工程档案的产生与常规工程档案不同，由于PPP的实施主体涉及到政府与社会投资人多重主体，因此，项目的前期一些立项、可行性研究等前期工作是由政府或者相关企业来实施办理，很多政府内部为文件电子化办公，或产生的立项等批复文件原件留在政府或相关企业存档，后期社会企业作为建设单位，政府对前期档案进行移交，部分前期建设的政府审批文件原件留在了政府办理部门存档，导致后期建设单位在整理前期基建文件中立项等批复文件原件缺失。

2、施工档案管理专业性强、数量大，档案质量难以把控

根据PPP有轨电车档案管理模式来看，建设单位档案管理人员需要定期检查监督及指导各施工单位档案人员的档案业务，而施工单位需要跟随工程进度及时记录施工现场的材料、步骤及工艺过程产生工程档案，同时，有轨电车项目档案涉及的专业复杂，工程档案数量庞大，因此，对于各专业的工程档案在建设施工期间的检查任务量巨大，检查复查耗费时间长，对数量庞大的档案质量难以把控。

3、档案整理标准多元化

由于PPP模式建设的有轨电车项目建设单位作为特许经营期内的产权单位，需要遵循建设单位或单位上级的档案部门管理标准，而政府作最终真正的产权单位也有自己档案标准，因此，档案需要遵守不同的行业的标准，包括档案整理的方式、顺数、数量、归档内容等，这就导致了需要召开多次会议对多重档案整理标准进行宣贯及培训 ，并且各参建单位需要按照不同的档案规范进行多次整理，整理难度大。

4、 工程周期长，档案问题难以及时解决

PPP模式的有轨电车建设周期较长，在工程竣工验收前需要提前进行全方位详细的档案检查，以保证档案竣工验收的顺利通过，经过检查产生一些问题，例如施工单位人员资质文件缺失、或者期间技术人员变更缺少表更手续、施工日志部分缺失、施工日志与监理日志部分内容不符等，由于工程时间较长，项目人员已经调到其他项目，或者已经错过的内容没有及时发现问题无法进行档案的弥补，导致档案的缺失;同时各施工单位档案管理人员在这期间也时常发生人员变更，使档案管理难度大。

三、如何提高PPP模式有轨电车档案管理质量探析

1、应尽早确定采取PPP模式的建设模式，及时移交档案

PPP项目优势明显，政府应尽早确定有轨电车项目建设方式为PPP模式，并且确定中标单位后尽量减少建设主体的变更，使建设初期建设单位就参与项目前期的事务办理，如不得已发生变更，应及时办理前期档案全部移交工作，保证档案的完整性与连贯性，由此可以减少前期基建档案批复文件的缺失。

2、建设单位档案管理人员应具备综合工程专业知识并参与现场检查

建设单位档案管理人员在有有轨电车PPP模式档案管理中扮演着纽带的作用，既要听从上级政府（最终产权单位）及接收档案馆的双方要求，同时也要负责对各施工单位进行档案规范的传达与指导，把控整个工程项目档案的节奏与质量，因此对于建设单位档案管理人员选择至关重要，应具有丰富的工程建设管理经验或有专家辅导，可以对各阶段产生的档案质量及时把控甄别问题，同时建设档案管理人员应参与工地现场检查，以便及时了解工程真实现状，与工程档案及时匹配。

3、统一整理标准

PPP有轨电车项目除了作为轨道交通行业的建设工程，需要遵循城市轨道交通工程资料管理规定地方标准，同时有的项目不同的产权单位要求遵守全国轨道交通行业规范，不同的规范有不同的要求与内容，因此应对于不同的产权单位统一规范，减少规范行业类别，以行业要求最严格标准作为统一的PPP有轨电车行业标准进行统一整理，形成档案标准化整。

4、及时全方位检查并关注各参见单位工程档案，避免遗留问题

应提前尽早开始定期对各单位档案全方位详细检查，在档案整理过程严格把控，对于发现的问题进行纸质记录并且逐一复查核销检查问题，避免将问题遗留到工程竣工阶段解决。