现阶段办公室管理的困境与对策

谢剑云

摘 要：本来主要针对新时代背景下办公室管理工作中的困境进行了深入的探讨和详细的研究，同时笔者结合自身多年工作经验针对此类问题中所存在的不足之处指出了具有建设性的意见和建议，并且也给出了具体的解决策略，希望能够有效地提升目前我国办公室管理工作质量。

1、办公室管理概述

1.1办公室职能

第一，服务职能。办公室的职能主要体现在了职务的管理角度方面。办公室的职能需要在具体的应用过程当中为领导提供各项服务。除此之外，还应该服务于管理的部门和广大的员工。第二，协调职能。办公室的职能更加倾向于行政运作的总体调度方面。因此，办公室的职能既要负责好单位内部各项日常协调运作，除此之外，还应该针对办公室内部员工的工作进行有效的协调。在这一过程当中需要办公室部门处理协调会议和协调紧急突发状况等事宜。在协调过程当中，需要注重部门与部门之间的关联性以及单位与单位之间的互动性，员工与员工之间的合作性。第三，参谋职能。办公室职能在其实际应用过程当中必须要为领导层的决策提供可靠的相关信息，因此也就凸显出了办公室的参谋性职能。通常情况下，无论是何种类型企事业单位的办公室智能都必须要积极地收集各类相关信息，除此之外还需要针对这些信息进行调研和排查，进而获得最为全面和前沿的相关调研材料，进而能够为领导提供更加具有针对性的决策依据。第四，办公室的督办职能。办公室的督办职能主要体现在了检查办公室的各项工作是否能够严格地按照相关规定予以执行和落实方面。办公室的主督办职能能够在其实际经营过程当中起到较好的监督和落实效果。

1.2办公室管理的特点

首先，办公室管理具有政策性的特点。在职能角度上，办公室主要负责贯彻上级领导的相关部署，并且及时地处理相关的文件内容。因此，办公室的职能在一定角度上具有较强的政策性特点。与其他科室相比较而言，办公室在政策的把握上和研读上的能力能够直接地影响到领导决策部署质量。同时，它在一定程度上影响着企业的发展与进步。其次，办公室管理具有服务性特点。办公室是单位中各个部门之间沟通和协调的桥梁，因此在起到这一作用的过程中也突出了办公室的服务性特点。同时，办公室还具有开放性的特点。其主要原因是办公室是单位的窗口，能够在日常工作中针对领导的精神进行上传下达，同时广泛地听取各方意见。一方面办公室能够代表着单位的形象，另外一方面也能够凸显出单位的行政水平。

2、办公室业务管理过程中的安全保密隐患

2.1机要管理

机要管理作为缉私局办公室管理工作的重要补充部分之一，其主要的工作内容包括了机要文书的收发、缉私局公文的流转、机要视频会议管理等工作。缉私局的办公室中所要处理的机要文书内容相对较多，具有着数量庞大、种类繁杂密集程度高等特点。缉私局办公室针对绩效管理工作人员要求专人专岗，同时还建立了机要完成登记制度，从而使得所有的机要文件在流转过程当中必须要签字被查。传统形式下的机要文件管理依然自成体系，用纸质登记的方式进行流转和管理。由于缺乏信息化的管理方式，因此在机要文件的收发、借阅、流转、保管环节中缺乏了监控和监察手段，因此很难针对机要文件进行及时的清点，进而产生了缉私局相关的机要文件信息秩序范围扩大等问题。

2.2重要涉密办公场所管理。稽查局领导办公室和胜利会议室是等到节的生物会议工作的重要场所。经常负责重要事项的讨论和接待重要人员以及处理大量的说明文件。在使用办公室和会议室的过程当中，通常情况下会聚集单位中的重要信息，因此。缉私局领导办公室和设立会议室是单位中的重要生命与办公场所，一到这些成熟。对植入，窃听，窃照等相关设备。就会使得人员工勤人员在服务过程当中获取到国家机密进而严重地影响着信息的安全问题。

2.3领导个人信息管理

缉私局办公室中的个人信息主要涵盖了办公室工作人员的基本信息、出行信息、联系信息等相关内容。通常情况下，这类信息不属于国家机密信息。然而缉私局办公室的领导人不仅具有行政职务，除此之外还承担着国家的机密信息。因此，機密程度较高。如果缉私局办公室领导人信息和从事工作的身份信息相融合，在这种情况之下就有可能分析出相关内部信息。因此，针对缉私局领导人员的个人信息管理工作必须要严抓，谨防缉私局高层领导人的信息泄露问题。另外一方面也要做好出行信息的管理工作。

3、安全保密管理建议措施

3.1机要管理方面

在缉私局办公室信息管理方面，缉私局办公室首先要严格地落实相关信息的机要管理和全生命周期管理制度。促使缉私局办公室相关工作人员能够严格按照管理流程开展相关工作。其次，缉私局办公室必须要定期地针对相关纪要管理文件进行及时的处理，要严查相关文件是否在流转过程当中严格执行登记手续。

3.2重要涉密办公场所管理

首先，缉私局办公室相关领导人必须具备较强的安全风险防范意识。将各类的竞聘文件进行严格的保管。除此之外，还应该进一步的加强缉私局办公室涉密会议的管理力度。相关会议资料严禁随意丢弃。除此之外，还应该进一步的加强对于缉私局办公室相关工作人员的管理力度。针对工勤人员要开展上岗前的安全保密培训教育工作，同时还应该加入背景审查等内容。工勤人员在打扫领导办公室的过程当中必须要有办公室工作人员进行陪同和监督。

3.3领导个人信息管理方面

首先，缉私局办公室领导人员的相关信息必须要严格做好信息管理工作。通常情况下，办公室会预留相关领导人员的个人信息。如果因公需要使用这类信息时，必须要由相关领导人进行批准，明确其用途。除此之外，还应该做好领导人信息的防范提醒工作。缉私局办公室文秘应提醒领导注意出行过程中的安全保密问题。例如，是否携带与缉私局相关的涉密载体。同时要确保出行活动中涉密载体的安全性。

4、结束语

综上所述，随着时代的不断发展，缉私局办公室工作也变得更加多元化。缉私局办公室的安全保密工作在这一过程当中也面临着巨大的挑战。因此，缉私局办公室安全保密工作必须要进行创新与优化，提高相关工作人员的安全保密意识，从而将缉私局办公室安全保密工作融入到办公室日常工作中。使其及时地发现各类工作的薄弱环节，尽可能地消除安全保密隐患。

参考文献：

[1] 高利红. 新常态下企业办公室管理的困境与对策[J]. 中小企业管理与科技，2021（29）：10-12.

[2] 张贞记. 新常态下企业办公室管理的困境与对策[J]. 办公室业务，2021（9）：6-7. DOI：10.3969/j.issn.1004-647X.2021.09.003.

[3] 周雪娇. 新常态下企业办公室管理的困境与对策[J]. 善天下，2020（12）：791.

[4] 詹卫国，吴小军. 城市社区建设与管理的困境及对策探讨[J]. 理论视野，2013（11）：77-79. DOI：10.3969/j.issn.1008-1747.2013.11.022.

[5] 周夷申. 浅析办公室信息管理工作存在的困境与对策[J]. 文摘版：工程技术，2015，0（42）：191.