谈企业流程管理的思路

◎ 黄树洪 广州港股份有限公司新港港务分公司

企业流程管理运用图与表的表述形成流程图和流程管理标准，可以展示过程、分析进程、指示工作或信息流、跟踪效率等，清楚表明过程间各环节的关系。起到指示或说明的作用，适用于多个领域，应用较为广泛。但是，在实际应用中，经常见到流程图的符号应用不当，或缺少流程管理标准的现象，甚至凭个人喜好随意绘制，样式五花八门，花巧复杂，让人费解。因此，只有每位员工都熟知企业流程管理的作用、标准，以及流程管理职责，才能更加有效推广应用流程管理。

1.流程管理的作用

企业流程管理运用图与表的形式表述具有直观性，无论是操作执行，还是管理监督，各个环节都清楚明白、一目了然，不但管理变得简单，也更方便员工执行，是企业管理实现标准化和程序化的重要手段。流程管理在员工流动性较大的企业显得尤为重要，不但能够提升员工培训上岗的效能，也是确保各项工作持续有序进行的重要保证。另外，流程管理也是促进企业从粗放型管理、经验型管理过渡到规范化管理、精细化管理的重要手段。重视流程管理的企业，均从实践中获得了巨大的发展动力，尤其是通过PDCA循环进行动态管理，不断优化流程，管理效能更加明显。

1.1 优化流程节约成本

企业运营管理中，优化流程可节约企业经营成本。例如：港口企业的货物卸船作业装卸工艺流程，协调装卸作业的相关方，将船-堆的操作过程优化为船-车的操作方式，可减少流程中不必要的人力物力消耗，优化流程缩短周期提高作业效率，实现节约成本。

1.2 运用流程提升效能

流程从开始、过程、结束是一个完整的行为过程，通过剔除流程中的多余环节，选择最佳方式固化流程标准，形成有效的运行方式，可以减少消耗，提高整体效率，从而有效提升管理效能。

1.3 规范流程推进信息化建设

规范的流程管理，除了利于企业运行管理外，还有助于信息化建设。例如：企业的生产业务管理系统，OA办公管理系统等方面的信息化建设，如果没有规范标准的数据信息、规范流程标准，就需要花费大量的人力和时间去做前期研究，梳理流程，制定规范标准等工作。由此可见，企业要重视流程管理的推广应用。

1.4 强化流程内部控制

企业的内部运作，无论是现场生产作业管理，还是职能事务管理，通常重视制度管理，而忽视流程管理。但是缺少流程管理，容易导致管理混乱无序，相反流程管理规范标准的，有事前的评估，事中的控制监督，以及事后的评价管理，全程运行必然有序顺畅。因此，强化流程管理，加强内部控制，可以有效避免管理风险。

2.识别流程的标准

所谓无规矩不成方圆，企业流程管理要简洁明了，顺畅运行，发挥效用。员工必须熟悉流程的类型、层级，正确使用标准的符号，掌握流程设计方法，才能正确应用流程管理。

2.1 流程的类型

企业流程概括起来可以分为三类：一是业务流程，例如：物资采购流程、货物疏运流程等；二是管理流程，例如：职务聘任管理流程、生产管理流程等；三是辅助流程，例如：员工入职流程、费用报销流程等。

2.2 流程的层级

图1 常用流程图符号及说明

图2 人力资源文件印发流程管理图

企业流程一般分为四级，一级是公司级流程，例如：公司级的决策流程；二级是部门级流程，例如：部门之间的业务流程；三级是部门内具体工作的流程，例如：员工入职的流程；四级是岗位流程，例如;薪酬岗位的流程。各级流程应是环环相扣的，上个级别流程节点，可编制下个级别的流程。例如：在二级流程的人力资源流程中，薪酬管理节点可编制三级流程中的薪酬流程。

流程管理图有多种形式，应用最为广泛的是“矩阵式流程图”，该流程图分为纵向、横向两个方向，纵向表示工作的先后顺序，横向表示承担该项工作的部门和职位。

2.3 流程的图标

设计流程图，首先应熟悉流程图的符号标准，然后结合管理工作的实际需要绘制。流程图是由一些图框和流程线组成的，其中图框表示各种操作的方式，图框中的文字和符号表示操作的内容，流程线表示操作的先后次序。常用流程图符号及说明如图1所示。

2.4 流程图的绘制

在认识流程图类型和标准符号的基础上，根据流程管理级别，通过主管领导或专家（有经验的业务人员）进行讨论，集思广益，确定流程，再由专人负责绘制所需的流程图，然后装订成册应用。流程图除了手工绘制之外，可借助Microsoft Office Word、Visio，WPS文字等计算机软件快捷绘制，这此软件里面有标准的流程符号，应用软件绘制流程图既规范又方便修改流程。

掌握上述流程图的类型、符号标准和绘制方法后，就可以结合管理实际需要灵活应用标准的图形符号设计制作流程图，例如：某企业人力资源文件印发流程管理图的设计样式如图2。

3.流程管理的思路

流程的制定、完善、发布、执行、监督等管理工作需要符合规定，因此，必须建立管理机构、编制管理标准、及时完善，保证流程管理各项工作有序高效进行。

3.1 建立流程管理机构

3.1.1 流程管理会审机构

成立流程管理会审机构。会审机构成员由分管副总经理、主管部门及相关部门负责人组成，负责对流程进行会审，提出会审意见。

3.1.2 流程管理主管部门

图3 人力资源印发文件流程管理标准

设置流程管理主管部门。负责流程制定与管理工作，统筹协调流程管理体系建设。主要包括组织开展流程审查，定期进行有效性、符合性评价，以及流程的印发、整理、汇编等工作。

3.1.3 流程管理责任部门

设置流程管理责任部门。负责本部职责相关流程的调查、草拟、送审、报批工作，监控现行流程执行，及时修改、废止、规范流程。协助其他部门改善流程，做好流程宣贯、培训工作，贯彻执行上级的流程。

3.2 编制流程管理标准

在设计绘制流程管理图时，辅助编制流程管理标准，按照先图形,后表格及文字说明的原则，形成图表结合的整套管理行为规范，有利于明确流程各环节的工作重点、时限等事项，确保工作落到实处。以上述人力资源印发文件流程管理图为例，相应的管理标准样式如图3。

3.3 完善流程

企业流程管理过程中，运行不顺畅或落实不到位的，应及时梳理，并对现有流程进行分析和诊断，找出原因，制定对策，优化完善流程。

3.3.1 清除流程

企业现有流程在运行过程中，如果流程存在不必要的多余环节，应及时改进，清除流程中的多余环节。

3.3.2 简化流程

企业现有的各类流程，在梳理检查中，发现流程环节可以简化的，经过征求执行者的意见，以及充分论证，可以对流程环节进行简化，提高流程运行效率。

3.3.3 整合流程

企业现有的各类流程，要定期进行分析和诊断，结合实际对流程中的各个环节进行整合，保证流程的有效性、符合性。

3.3.4 再造流程

企业发展或经营环境变化，企业的经营方式和管理方式也会转变。现有流程运行机制，不能满足企业经营发展的需要，要考虑流程再造。实施流程再造，要做好流程设计、可行性分析、过程控制、监测评估等方面的工作，降低流程再造失败的风险。

4.结语

企业要常态化推广应用流程管理，让广大员工真正认识和理解流程管理，使流程管理成为日常工作必须掌握的技能，实现全员应用流程管理。同时，企业要进行动态管理持续改善流程，保持流程的有效性、符合性，才能够充分发挥流程管理的作用。