图书资料档案实施信息化管理的优势分析讨论

卢小芳

（钟山县图书馆，广西 贺州 542699）

1 传统的图书资料档案管理在现阶段存在的问题

1）现阶段的学生，以及初入社会的毕业生群体，更倾向于读长篇大论的文学作品，虽然到图书馆去读长篇大论的小说、散文类兴致也较高，这也在一定程度上影响了图书馆管理者的行为，对图书资料管理工作重视不够。这一认识的不足还表现在对图书资料和档案的分类以及各存放地点所属类别范围的熟练掌握不够，以至于在后续的收集和归纳过程中，工作效率不高，完成归置的资料和档案的内容过于零散，同时甚至有部分资料没有及时归档。这也反映出目前我国在涉及图书资料与档案的管理制度方面还需要进一步加强和完善，并在制度制定的内容上对相关工作人员的归档与管理行为进行约束，促进图书资料与档案的全面、完整[1]。

2）书籍资料档案的管理和分类，可以直接反映出相关管理人员的劳动成果，而且在整个部门的工作中处于主要的管理地位，因此，需要相关管理人员加强对图书资料档案的重视和管理。但由于最初对图书管理人员思想认识上没有深入强调，只是个人的认识使其在开展图书资料档案管理归纳工作时，受到了认识差距的影响，大家在对资料档案进行整理时的重视和相关举措存在一定的偏差，导致相应的工作进度滞后。对图书资料档案工作重视不够，忽视了在当前我国加强社会主义文化事业建设的背景下，对图书资料档案进行有效管理的重要性，对图书资料档案的整修工作缺乏主动性。

3）目前，对图书、档案的管理仍采用传统的管理方式，以纸为相关文字材料载体，虽然在人们浏览图书、档案时更加直观，但纸材材料与档案在存放时间长后会变黄变旧，纸材的质量也受到一定影响[2]。同种图书资料和档案的整理整理都需要有规范的分类摆放，如果放置资料档案的空间有限，难免要大量堆积如山的资料和档案，查阅时拿取很不方便，同时，有些年代久远的纸张极易发生折断现象，而如果相关图书馆的清洁、防潮及防虫工作不到位，资料和档案就难以避免地遭到损坏。

2 对图书类资料档案实行信息化管理的重要意义

1）中国人口基数巨大，而目前图书类资料和档案的数量庞大，仍采用传统的管理措施进行管理，将导致众多档案的利用率无法有效实现和提高。据相关调查统计数据显示，目前我国图书馆共有一千八百多家，藏书约七亿册，这些图书馆为了提高图书资料、档案等资源的利用率，已在图书馆内部建立了相应的高科技数据化设备，并结合高新信息技术，实现了对资源的有效利用。伴随着馆藏的不断扩大，馆藏的内容也越来越丰富，实行信息化管理后，图书资源与相应的数字化信息资源也更加丰富。而且有些高校图书馆的资源来源渠道更为广泛，藏书种类比公共图书馆多出数倍以上。但在一些尚未实现信息化管理的高校中，图书资源、档案资料等闲置现象极为普遍，使资源在一定程度上被浪费，并失去其自身所具有的价值意义[3]。

2）对图书资料档案实行信息化管理，可以在一定程度上加强相关高校的建设，通过建设相关高新技术和数字化信息设备，可以使高校图书馆的规模不断扩大。与此同时，大学图书馆向社会开放，信息化带来的便利可以吸引更多社会人士到学校进行图书资源的共享，在此过程中，大学图书馆也向社会提供了更多的服务，加深了人们对大学的认同，加强了与外界的联系，提高了大学的知名度，吸引了更多人来学校参观，增强了学龄儿童的报考意愿。利用计算机等现代化设备，提高了相关高校图书资源档案管理的效率，有利于高校图书馆乃至高校的发展和建设。

3）对图书资料、档案等进行信息化管理，在一定程度上促进了社会精神文明建设，促进了社会主义文化事业的发展。对图书资料档案的传统管理方法使各种资料的整理、整理和归置相对规范，但在查阅过程中便捷度不够，容易造成其它资料顺序混乱，同时也容易造成资料损坏。而且有些资料可能因常年无人涉猎，管理人员不重视，久而久之甚至造成资料被角落遗忘，造成档案资料断层。并且采用信息化的图书资料档案管理模式，将图书馆各种图书资料进行现有文字资源的录入，配合新近引进的先进设备对管理服务提供支持，并配备专业的资源管理人员，能充分满足人们对图书资料档案等资源的需求。

3 对图书资料档案实行信息化管理的相关有效举措

3.1 加强对图书资料档案管理有关人员的管理意识培养

图书资料档案的相关管理人员对文学资源的保护以及其他影响都是至关重要的，想要实现对图书类的资料和档案的信息化管理，仅仅通过相关高科技电子设备的引进远远不够，还需要充分重视管理人员自身的主体作用。从管理人员自身加强对管理意识的提升，加强图书管理人员对资料以及档案管理的重视程度，还需对其进行信息化设备的使用步骤及注意事项的培训，让管理人员能够清晰地认识到信息化管理技术的便捷性，并熟练的在后续工作中对信息化辅助设备完成对图书资料和档案的高效管理，最终达到图书资源的利用率的提升。

3.2 加强高校图书馆与公共管理的联系

为了实现图书资料档案管理信息化，还应采取相应的措施，加强高校图书馆与社会公共管理的联系，避免读者在利用图书馆的信息资源时受到高校图书资源的局限。加强高校图书馆与公共管理部门的联系，实现图书资源的传递、交换和共享，对高校图书馆实行开放，使校外读者也能充分利用这些资源。大学图书馆应充分利用自身的资源优势，优先建设数据库，录入图书馆内的图书资源，加强与社会各方面文化机构的联系，实现数据库资源共享。

4 结论

总之，随着国家社会主义文化事业的建设和高科技信息技术的发展，要求人们切实提高自己的文化素质和修养，以适应和服务于当今社会和人民的需要，图书资料档案管理要与时俱进，紧跟时代的步伐，引进信息化的技术管理。并且在实施信息化管理的同时，及时更新数据信息，加强图书资源档案数据库建设，最大限度地发挥图书档案实施信息化管理的优势，切实解决当今传统管理模式中存在的问题。从长远看，通过采取相应的措施，运用信息技术实现图书资料档案资源共享，为大众服务，促进我国文化事业建设。