提高办公档案管理效率的方法分析

尹晓莹

（洮南市商务信息服务中心，吉林 洮南 137100）

在信息技术和市场发展的背景下，档案信息的种类和数量都有增加的趋势，这无疑对办公档案管理提出了更高的要求，如果仍旧采用以往的纸质档案管理方式则很难适应当前的办公需要。鉴于此，要针对性地进行管理手段的创新，在确保管理质量稳定的基础上，实现管理效率的提高，缓解档案管理人员的工作压力。

1 提高办公档案管理意识

实现办公档案管理效率提升的前提保障是增强档案管理科学化、信息化以及全员化的意识，从而为各项方案的实施建立基础。首先，加强上层管理引导，通过宣传和宣导工作的开展，营造全员参与办公档案管理提速活动的氛围。充分发挥宣传看板、网络课程以及公众号等宣传媒介的优势作用，让大家树立科学管理意识的同时，加强对《档案法》的学习和了解。其次，制定并完善办公档案管理的适应性制度，帮助档案管理人员明确自身的工作职责和操作规范，为常规工作的开展提供指导意义。再次，进一步明确档案的收纳、发送以及借阅制度，一方面保证档案资源能够全面共享，另一方面也要“出”、“入”有度，特别对于涉密信息一定要加强程序化控制，降低泄漏风险。最后，要求各部门主动配合、积极参与，完成各自的档案管理任务。例如，设置专员进行档案资料的分类和归纳，从基础环节实现档案管理的效率提升[1]。

2 认真开展档案业务工作

办公档案管理工作是一项持久积累性的工作，其后续的管理是建立在日常的材料搜集和管理的基础之上的。对此，档案管理人员在开展此项工作时要与各部门之间保持密切的联系，保证档案信息的全面性。与此同时，还要在现有基础上进行档案搜集范围的拓展和深入挖掘，使所储存的档案内容逐渐的丰富起来。立足于单位档案信息的特征制定相应的管理规范，例如归档记录、保管期限以及立卷程序等。最重要的是要及时向领导以及各行政科室做好档案信息的报送，使办公档案信息的价值充分地发挥出来，从而形成良性的档案管理运行机制。值得注意的是，虽然电子档案已经逐步的取代了纸质档案，但仍要做好底稿的留存，保持档案环境的适宜，防止受潮、虫咬等问题的发生。档案管理人员要明确自身工作的重要性，保持良好的管理行为习惯，确保档案信息的有序和可追溯性。

3 合理运用现代化技术

在信息社会的时代背景下，办公档案管理趋于现代化和信息化已经成为必然的趋势，管理效率的提升也正基于此。合理运用现代化技术进行档案管理主要体现在以下两个方面：第一方面，以现代化技术为依托能够缓解传统档案管理的人工压力和难度，从而将大量的档案信息进行系统化的处理，同时也为后续的阅览检索建立基础。因此，各单位要做好各类信息设备的引进，例如扫描仪、打印机等，具备将档案信息转换为电子资源的能力。第二方面，档案管理的信息化还能提高文档一体化水平，从而提高部门间的联系性，防止重复操作的现象发生。例如，通过信息平台进行档案的传送，突破了空间和工作时间的限制，并且具有提示功能，能够显示档案阅览的情况，从而降低传阅盲区的出现。值得注意的是，运用现代化技术进行档案管理一定要做好内网保护，防止外网过渡过来的病毒对单位的信息平台造成侵扰，影响安全性。

4 发挥单位文化的优势特征

办公档案管理不仅仅是单位自身业务的串联过程，同时也体现着自身的文化形象，是展示文化价值建设成果的有形载体。所以在档案管理的过程中首先要立足文化站位，将企业的文化优势充分地发挥出来，便于档案管理新机制的融合。其次，在优化自身档案管理方式的同时，也要将管理成果向市场交流方面渗透，以多渠道、特色化的姿态实现信息的活化。由此观之，单位领导着要重视该项工作的投入，使档案管理成为经营业务的一部分，并与各类活动建立联系，从而打造集宣传、信息、教育、服务、业务为一体的档案管理文化基地，为各项交流建立基础保障。企业档案管理工作的效率提升和逐渐成熟，无论对内部运营还是外部市场都有良好的促进作用，甚至档案管理的精细化一定程度上还有助于树立企业品牌效应和形象，从而彰显运营生机，在自身长远发展的过程中，展现出良好的示范效应。

5 优化档案管理人员的结构

结合工作性质进行分析，不难发现办公档案管理完全属于文职工作范畴，其内容多样但是形式略显单一，因此各单位在进行档案管理人员的任命时对于其专业化要求相对较低，并且在聘选过程中不对技术背景做考量。与此同时，档案管理人员的薪资水平也处于单位中下游，管理人员的积极性不高。总之，由于上述种种原因，直接造成档案管理人员整体结构的不均衡，例如人员年龄大等，从而潜移默化的造成了档案管理效率的低下，限制了档案管理信息化的发展走向，不符合时代要求。鉴于此，可从以下几个方面进行适当的调整：首先，结合单位的档案重要性和工作量，做好必要的岗位普查，并根据普查结果进行专业管理人才的补充，保持业务的均衡性；其次，改变工资结构，以绩效考核的模式给予档案管理人员适当的工资补贴，提高职业吸引力；最后，与人才发展建立联系，例如，开展职称评级、档案管理知识竞赛等，健全人才培养机制，保证人员结构的稳定性[2]。

6 结论

对提高办公档案管理效率的方法进行分析，要结合所在单位的档案信息特点，在满足工作需要的基础上，进行管理方式的尝试。此外，还要加强对于涉密档案的管理控制，做好匹配性的制度调整，实现全方位的优化。总之，档案管理是一项长期的推进过程，需要各部门的配合和支持，从而构建特色化的管理体系。