提升事业单位档案管理信息化建设的措施研究

张永清

（灵丘县直属机关事务服务中心，山西 大同 034400）

市场经济的不断深入给事业单位注入了新鲜血液。但凡事都有两面性，事业单位在迎来新的发展机遇的同时也面临着诸多竞争与挑战。尤其是在档案信息管理方面，传统单一的档案管理模式已经满足不了各大事业单位在激烈竞争中的发展需求。各事业单位必须严重重视提高档案管理信息化方面的必要性，积极探索自身在档案管理信息化中的不足之处。并根据自身发展需求制定出科学规范的实施办法，来满足事业单位在激烈竞争中的需求。同时，也让档案信息管理在事业单位发展中发挥最大价值。

1 提升档案管理信息化的优势

1）使所有相关档案可以永久保存。纸质档案在管理过程中，受到温度湿度等因素影响，容易发生损坏或发霉的现象。所以造成了档案无法保留长久，甚至有的档案还会丢失。而相比之下，信息化档案管理就显示出了较强的优势，它主要以数字化形式对档案进行分类规划。并把档案储存到计算机磁盘内，与传统纸质档案相比，这种信息化档案管理方式不但节省储存空间，还可以实现永久保存。

2）提高档案管理的工作效率。传统档案管理过程步骤较多，对不同的档案需要进行分类处理，这种档案管理方式在查询和整理时会给工作人员造成许多不便。而对档案进行信息化管理，操作员只需登录相关程序按步骤进行查询即可。这样的档案管理方式既提高了相关员工的工作效率，又提升了档案查询工作的准确性。

3）转变管理方式方法。传统档案主要以纸张为基础，在管理方式上，主要通过人工录入法进行统一操作管理。而信息化档案管理则以网络为基础，通过网络将档案统一录入相关信息管理平台。这样的管理方式，也就是将传统档案管理的职能变化成信息资源的管理过程。档案信息化管理模式，可以有效提升档案管理效率，也在一定程度上加强了档案管理工作的稳定性与持续性。

2 档案信息化管理过程中出现的问题

1）不重视档案管理。档案管理在事业单位中算是比较复杂的工作，因此，在管理过程中会出现诸多问题。要想有效改善这种现象就要对信息设备不断优化。这样在档案管理的过程中，设备可以为档案管理过程提供良好的前提保障。但由于很多事业单位在对档案管理工作上仍保持传统观念，不重视档案信息化管理的重要性，进而造成信息化管理发挥不出应有的实效。还有大部分事业单位在档案管理方法上跟不上时代脚步，不愿多花时间与精力进行学习，所以造成信息化管理与档案工作不能有效融合，而且技术与设备水平都相对较低，进而导致相关工作无法顺利进行。若想档案管理发挥出应有的实效，就要不断提升事业单位对档案信息化建设方面的关注度，这样才能充分展现出档案管理信息化上的优势。

2）信息化管理体系相对落后。信息化管理体系是档案信息化建设当中的重要组成部分，完善的体系能够有效提升档案管理信息化建设的进程，但就当前发展趋势来看，许多事业单位还保留着原本传统的信息化管理体系。这种管理体系严重遏制了信息化管理体系的发展进程。还有些事业单位在信息化管理过程中，投入大量人力物力，但由于信息化管理体系相对落后，同样造成档案管理信息化过程中出现较多问题。更有事业单位偏激的认为信息化建设就是网络储存数据的过程，这样的想法也同遏制了信息化建设工作的进程。在档案管理与收集的过程中，若没有相对完善的管理系统，那么收集与整理工作就无法协调进行，这种情况会严重影响档案信息化建设的开展。要想有效解决这一窘境，事业单位就要加强优化自身的档案管理体系。

3 提升事业单位档案信息化管理建设的有效措施

1）增强对档案管理信息化建设的重视度。要想档案管理工作取得良好效果，必须加大对其重视程度，同时也要对相关机制不断进行优化。在实际工作当中，相关事业单位必须做到对自身档案工作的最大化了解，在日常工作中要不断对档案管理工作仔细分析认真解剖。在设备与技术上还用加强应用的广泛性。与此同时，资金充足的事业单位，还应根据档案区别与作用开发出多种相应管理软件。自主研发的软件会更有针对性，这样，当企业对档案进行操作管理时会更加流畅顺利。事业单位若想在档案管理工作中更上一个台阶，就必须增强对档案管理信息化建设的重视度。例如：可以采用对档案的专人专管法，在内部设独立协调机构，这样才能让档案信息化管理过程更加流畅。针对当前事业单位档案管理中出现的诸多问题，必须从根源抓起，不断加大对档案管理工作的认识程度，只有加强认识程度，才可以有效提升档案管理工作的实效性，才能让档案管理工作为其事业单位中其他部门提供最大化的帮助。

2）优化档案管理系统。任何事业单位在档案管理系统中都要不断勇于创新，因为只有创新才是促使其自身发展的必要基础，也只有通过创新才能让自身走得更稳更远。针对档案管理信息化建设来讲，事业单位必须要在创新中不断优化自己，这样才可以有效提升自身信息化建设水平。创新不光要重视信息化管理水平，同时更要有效协调企业内部组织，使事业单位中每个部门都能积极参与到信息化管理建设的每个过程，这样才能促使单位当中的每个部门都能朝一个目标前进。与此同时，也要不断优化信息化的管理与建设，使档案管理工作更好的服务于单位工作。在实际的工作当中，更要明确相关管理制度，这样才能更好地为档案工作进行辅助与协调，才能让档案工作发挥更大空间。

3）建立完善的信息管理平台。档案管理工作要获得一定的实效，还要必须不断扩大管理渠道。与此同时，相关事业单位也要强化信息管理平台的建设，这样就可将需要公布的档案上传至相关平台当中。由于缺乏完善的管理平台造成许多开放性的档案缺少浏览率，所以，必须完善档案信息平台。同时，事业单位的相关管理人员可以通过相关平台，对档案进行统一操作管理。也可以将档案信息分享与其他部门，这样会使事业单位整体工作率有所提升。随着现代信息科技的不断深入，大数据平台已成为档案信息收集与整理不可缺少的重要手段，它能准确有效的为事业单位提供相关参考数据。所以说有效的档案管理模式与完善的信息管理平台，是提升事业单位档案管理信息化建设的必要手段。

4 结束语

档案管理工作是事业单位中不可缺少的重要岗位，特别是在网络信息逐渐深入的全新时代，如何将档案管理与信息化建设有效结合，已成为各大事业单位尤为关注的话题之一。在管理过程中，相关事业单位必须加强对档案管理信息化的重视程度，同时优化档案管理系统与信息管理平台，这样才能有效提升事业单位档案管理信息化建设的进程，才能让档案管理工作更好的服务自身单位其他部门。