数字化档案管理中存在的问题及对策

周京秋

（山东省临沂市沂水县四十里堡镇便民服务中心，山东 临沂 276408）

随着国家科技经济等国力的飞速发展，近年来，单位在档案管理的工作进展中普遍应用到了数字化管理的办法。数字化档案管理办法的正确运用可以极大的降低档案管理的时间成本、人力财力成本。在信息逐渐碎片化、知识愈加丰富多样的今天，数字化档案管理技术的实施显得尤为重要。

1 数字化档案管理的意义

1）方便提供利用。档案管理是指档案馆或者个人对档案实体和档案信息进行管理并提供利用服务的各项业务工作的总称。数字化管理是在传统档案管理的基础上利用电脑信息技术，将纸质信息扫描录入到电脑数据库中进行保存管理。也是单位在生产经营活动过程中的原始凭证和原始记录，是单位日常经营管理中的重要环节，具有高度的真实性和不可替代的作用。并且，在单位的发展建设过程中起到了重要的基础作用[1]。数字化档案管理是档案管理部门在技术上的一次革新，它不仅可以充分发挥其信息优势，还可以为利用者提供及时、准确、系统的，有较高参考价值的文献资料。

2）节约人力物力成本。传统意义上的档案管理在工作开展中，由于储存量巨大，在找寻可利用的信息时，需要耗费大量的时间和人力，而数字化档案管理办法，只需要在电脑数据库当中，输入关键字进行检索就能迅速罗列出与之相关的信息。在传统的档案管理过程中，纸质档案载体容量非常有限，极大的耗费了物力，就像在古代，人们夸一个人博才多学会说他学富五车，那是因为当时的载体只有竹简等，所以用车为单位来衡量，后来蔡伦造纸极大的优化了知识的客观载体。在今天来说，数字化档案管理办法的创新比当时造纸技术对于竹简的优化意义更要重要的多。比如在日常我们去图书馆买书，庞大的书本储存体系，我们往往要找到一本书需要耗费太多时间。但是随着近几年数字化档案管理办法的应用，在一些大型图书馆都配备有一台图书检索电脑，我们只需要在屏幕上输入书名或者作者，图书检索电脑就会一目了解的指出所需图书的具体位置，届时我们只需要根据对应书架编号去找就能马上找到，很大程度的便捷了人们的学习生活。

3）为社会保存记忆。此外，也因数字化管理占用空间小，便于保存和备份，极大的减少了档案管理工作者的日常工作量和难度[1]。同时也有效提高了档案管理的安全性和保密性。从历史的意义上来说更是鉴定和选择社会记忆的重要指南，为生生不息的人类认识过往社会历史提供可靠准确的真实依据。

2 目前数字化档案管理工作中存在的问题

目前数字化管理办法在理论上得到了普遍应用，但其实在日常的工作实践中，因为缺乏重视，在配套系统设备的投入中显得力度还是有所不足。导致单位或企业在数字化档案管理的日常工作中，时常出现内存不够的情况，使数字化档案管理的效果达不到理想的预期。

同时，因为单位对数字化档案管理的重要性认知较为浅薄，一般聘用的工作人员都是年龄偏大的赋闲人员，因为其对电脑技术的应用不够熟悉，从根本上难以适应数字化档案管理的精细工作，不太具备创新管理的能力。所以数字化档案管理由于专业型人才较少，缺乏统一的教研培养，使目前数字化档案管理的日常工作很难进一步提升[2]。

数字化档案管理不仅需要硬件设施的支持，更是需要尖端科技技术水平软件的开发配合。目前数字化档案管理方法的应用软件功能还是较为单一，在档案管理上仍然需要改善和充分的完备，以适应新时期社会快速发展下数字化档案管理的迫切需要。

3 提升数字化档案管理工作的具体策略

1）加强数字化档案管理工作人员的培养。在开展数字化档案管理工作的实际过程中，相关部门领导应该首先提高对数字化档案管理的重视程度。从思想意识上高度体会到数字化档案管理工作的重要性。从而对相关政策和指导方针进行贯彻性的落实。在对数字化档案管理在任职人员的要求中，除了对其基本职业素养的考核之外，应该更加注重思想政治教育的提升，极大的提高认知工作的思想境界和觉悟，认识到档案管理工作的神圣性义务和职责，从而自主提升自身的逻辑思维能力、对相关需要保密的档案有高度的警觉性，不应疏漏大意造成档案信息的泄露，从而对企业单位等切身利益造成负面影响和损失。在思想认知提升的同时，更应该丰富自身知识储备，以便得心应手的管理各类档案，比如对英语能力的提升[2]。随着国家经济文化的发展，国际间的学习交流活动更加密切频繁，为了更好的学习国际先进知识并进行储备，数字化档案管理工作者也应该顺应潮流，与时俱进，不断拓宽自己的知识面，壮大个人力量，积极有效的投入到国家经济文化发展的建设中去。

2）配备齐全的软硬件管理设施。在大规模爆炸式的档案信息面前，必须使用功能过硬的软件系统和硬件设施。先进的软件系统在其交互的设计上往往更加符合人们的逻辑思维惯性，在使用的过程中更加简单便捷，容易熟练掌握。对数字化档案管理的工作人员来说降低了劳动成本，减轻学习压力，更能助涨数字化档案管理工作者对本职工作的热情，增强对档案管理工作的自信心[3]。

同时，先进的软件系统可以快速精准的进行多部门对接，方便有效的建立数字化档案管理网路体系，便于为有需要的信息利用者及时找到更详细全面的档案信息。从硬件设施上来讲，优质的硬件设施在对信息的处理运作方面更加的迅捷通畅，可以极大的提高数字化档案管理工作者工作效率。

3）加强档案管理数字化的推广。目前，包括高校在内的很多单位部门，对于数字化档案管理的普遍认识和了解还是较为淡薄的。致使数字化档案管理的工作无法得到重视和认可，即便有的单位部门配备有数字化档案管理工作系统设配及人员，也对其缺乏应有的尊重和关怀。所以，为了更好的加强数字化档案管理的建设开展工作，可以在工作初期进行较大力度的宣传和推广。从日常工作中对员工的好处为切入点去逐步渗透和加强。

集体工作说到底是个人工作的合力效果，因此，在创新技术的推广和实践中，应该由表及里、由点及面的去缓缓推进。只有让员工认识到了数字化管理档案的科学有效性，才能更好的参与其中。在经济文化快速发展的当今时代，只有合作互助才能实现共赢局面。数字化档案管理的工作也不是一人一物的单一工作，而是需要单位各个部门团结合作，共建基础信息的采集和记录，才可以更有效建立起庞大的数据库[3]。此外，可以在工作的进展中，对单位中相关部门的档案信息进行数字化管理和应用，并对其效果进行评价，总结优势与不足，及时展开探讨进行方式方法上的改善和补充。在必要的环节中适当的下发硬性规定，促进数字化档案管理工作扎实有效的良好发展。

4 结束语

数字化档案管理是未来办公的必然发展趋势。虽然在目前的工作建设中仍然存在具体多样性的问题，但是随着时代的发展和迫切需要，在相关部门的大力推广和支持投入下，以及对数字化档案管理工作者的重视和培养中，采用具体的科学办法和策略设施。相信在不久的将来数字化档案管理效果会逐步稳健的增强，其应用的广泛性和实用性也会得到大力提升，从而更好的提高日常工作效率，解放相关工作需要的劳动力。在数字化档案管理规范全面发展的协同工作中更好的提升产业效益，促进经济的可持续发展。