新形势下行政事业单位档案管理的新方式

唐银花

（阿勒泰市北屯镇社会事务（统计）服务中心（退役军人服务站），新疆 阿勒泰 836300）

现阶段，我国信息技术的发展速度越来越快，人们的日常生活和信息化之间的关系越来越紧密，各个行业的发展以及创新都与信息化技术有着非常直接的联系。在新形势之下，行政事业单位也必须要对时代的发展以及变化进行适应，对传统化的模式进行转变，积极创新档案管理思路，对信息化时代背景下档案管理工作水平进行持续性提高。

1 新形势之下行政事业单位档案管理期间所存在的问题

1）档案管理信息化思维较为落后。行政事业单位在实施档案管理期间比较轻视信息化管理理念，使得行政单位中的人力以及财力等等方面的支持存在较大的不足，日常的监督力度也比较低，虽然已经将档案管理信息化归入年度工作计划中，但是依旧没有形成比较完善的保障机制，影响到档案管理工作的整体效率。

2）管理人员素质不高。行政单位在实施档案管理工作期间必须对国家政策性要求进行严格遵循，具有非常高的技术要求。但是当前我国行政事业单位当中的档案管理工作人员大多身兼有数职，无论是时间或者是精力都无法对档案的质量以及水平进行保障。还有部分行政事业单位当中的档案管理人员对于相关的业务知识了解程度不深，无法按时进行立卷归档、分类以及移交至单位当中的档案室等等工作[1]。

3）档案管理现代化水平较低。当前，我国科学技术发展速度较快，行政事业档案管理工作当中所应用的先进设备以及先进技术越来越多，但是因为这类所引入的设备以及技术仍然没有被充分运用，使得目前事业单位档案管理工作中的现代化水平较低，单位内的档案管理机构设置比较混乱，使得档案管理工作中存在较为严重的盲目性以及随意性。除此之外，行政事业单位在实施档案管理期间还存在安全防范意识较差，管理力度不足以及没有对档案管理目标以及管理手段进行明确的情况。

2 新形势下行政事业单位档案管理的主要方式

1）合理运用数字化技术。当前我国科学技术水平越来越高，数字化技术也得到了较大的进步。为了让行政事业单位档案管理工作和时代接轨，必须将数字化技术进行合理引入，对单位当中的档案管理工作效率以及科学化程度进行提升。在实际的应用过程中，必须对物资力量进行合理化分配，以时效性作为基础，让所收集、整合以及反馈的数据能够更加具备有效性以及准确性，对档案管理整体工作质量进行全面优化。与此同时，想要对档案管理工作效率进行提升，必须要相关部分强化基础设施的建设力度，对先进性的技术设备进行合理化引入，完成好相关的维修以及管理工作，对机器运转效率进行提高[2]。以往所采取的传统档案管理工作当中，往往采取大量的文字来存储档案，这一方式在某种程度上将会对档案存储的时间以及数据的安全性造成影响。因此，必须将数据逐渐由纸质资料存储转变成为计算机存储，且不断加密以及更新数据。在实施档案存储工作期间必须提前完成好档案资料分类的工作，借助数据资料保密程度对资料进行存储，提升数据安全性以及数据资料的实际存储效率，提高数据信息共享程度，进而对整体数据资源利用进行全面优化，实现较好的数据信息传输模式。

2）提升以及优化档案管理工作质量。为了对档案管理工作水平以及质量进行保证，全面优化以及提升行政事业单位档案管理工作质量，必须要创建更加完善以及全面的档案管理系统，可以以地区实际情况为立足点，大胆创新目前的组织机构模式，确保行政事业单位中档案管理工作能够切实落实到每一个行政事业单位工作人员中，提升档案管理工作人员的确切性以及细致性，防止单位当中发生职责不明确以及互相推脱的情况[3]。同时，还需要进一步提高对档案管理工作的监督以及管理力度，采取高质量的管理模式以及有效的监督方式对档案管理工作水平和质量进行提升，提高档案管理工作整体效率、为提升档案管理工作的合理性以及科学性，必须始终坚持以社会发展作为时代背景，符合目前我国行政事业单位的发展需要，将质量以及数量作为档案管理工作的评价标准，提升其工作的公平性。就领导部门来说，其必须要将分级化管理以及动态化管理方式作为行政事业单位档案管理工作的一大重心，形成较好的引导机制。在对工作目标进行设立期间，必须将国家所颁布的法律法规作为基础，逐渐形成有法可依和有法必依的管理格局，对档案管理工作中的监督以及管理有序性以及规范性进行提高，实现档案管理工作的良性循环[4]。

3）提高整体档案管理安全性。由于行政职业单位当中的数据必须进行保密，其数据可能和国家的政治、文化以及经济建设具有非常紧密的联系，因此，必须将档案管理安全性进行优化以及提升作为行政事业单位中档案管理工作的关键。因此，必须要对国家法律法规进行结合，对数据文件保密程度进行不断提高以及优化，为国家的健康有序发展奠定基础。虽然现阶段行政事业单位当中的库房基础设施比较完善，但是还是有部分的单位缺少对其的重视，使得信息数据被泄露，发生难以挽回的情况[5]。因此，行政事业单位必须在完善好库房等等设施的基础之上，强化监督以及管理力度，对相关工作人员的责任意识以及安全意识进行提升，进而对档案管理水平进行优化。在实际的建设工作期间，必须和地区间的实际情况进行结合，提升监管以及防盗力度，采取划分好办公区域以及档案管理区域的方式来对行政事业单位档案管理水进行优化，防止一些无关人员随机对信息进行翻阅以及盗取，强化违法行为的惩治力度，真正地形成有法可依以及有法必依的环境。在资料的保管期间，还需要对保管的期限进行明确，将其分成短期、长期以及永久三个主要的保管期间，完成好档案资料整合以及管理的工作，对档案信息安全性进行提升[6]。

3 结语

总而言之，事业单位内部的核心在为档案管理工作，其工作效率将会对事业单位的顺利运行造成直接性的影响，因此，必须对行政事业单位的档案管理工作进行积极发展。现代市场经济社会的趋势为标准化以及规范化，想要达到这一标准就必须要将规范化以及标准化作为行政事业单位档案管理工作的开展目标，采取相关的制度对档案管理专业程度进行提升，为这一工作的开展奠定良好的基础，提升行政事业单位档案管理工作的高效性。