新时代档案管理工作改进对策分析

陈继桥

（阳朔县人力资源档案室，广西 桂林 541999）

档案对于过去重要信息的保存起着非常重要的作用，无论是对于事业单位还是大中专院校的毕业生来讲，档案的保存已经是日常工作当中不可缺少的一部分，甚至是重中之重的工作。但是就目前的档案存放来看，仍然存在着工作质效低下等一系列现象，其主要原因是缺乏管理意识、管理制度不够完善，在档案存放的工作中并没有很系统或者是规范。因此，在档案的管理上应当加以重视，并改善管理措施。

1 事业在编人员档案管理的特点

1）具有较强的现实性。事业单位在个人进入单位之前需要了解员工的基本信息，而事业单位正是通过查阅档案的方式来了解他们的信息。这一点也恰巧地证明了认真地去做好人事档案管理是极为重要的，只有通过档案来了解员工的情况才是较为客观公正的，从他们的档案当中可以分析出他们的品行如何、工作经验如何，这样也是实现人才资源合理利用的有效途径之一。除此之外，倘若需要对现有的员工进行调动或者加薪等等行为，也离不开人事档案资料的应用；所以，在以上的情况当中足以证明事业单位档案的管理工作是不可代替，也是无法忽视的工作。

2）具有较强的真实性。随着事业单位改革强化地不断地深入和发展，它对于档案管理的要求也在不断地提高，尤其是对于档案存放的真实性要求更加严格、也更为保密。譬如：在档案管理期间，会出现岗位迁移的现象，这时不仅仅需要管理日常所需的档案资料，还要额外地进行一些资料查询，以此保证档案的更加真实和可靠；但同时在岗位迁移时的档案更改也会更加地注重保密。

3）具有较强的保密性。虽然每个单位的档案都不可向外泄露、保密性很强，但是事业单位的档案管理还要比普通工作岗位的强一些；这一特点在事业单位的工作中起着无法替代的作用；不管是事业单位的工作人员还是把整个事业单位看作一个整体来讲，它都是需要使用档案来记录过去发生的事，而且如果要想很好地保存下来就必须遵循保密性的原则。因此，作为事业单位就必须加强对档案以及档案管理的保密性。

2 大中专毕业生的档案管理的特点

1）具有多样性的特点。由于大中专毕业生都来自不同的专业，他们所学的知识和个人简历都是独一无二的。所以，大多数的大专院校的档案材料会出现复杂化和多样化的趋势。除此之外，因为高校档案资料性质比较特殊，它的特殊性主要体现在档案记录了学生的成绩资料、获奖材料以及处分资料等等，还会包括老师们的学历资料以及教学经验等等。正是因为如此，大中专毕业生档案具有的多样性的特点。

2）具有动态性的特点。这里所提到的动态性特点主要是指：老师们和学生们的学习地点、工作地点以及学籍等会出现变化的原因会对档案管理带来的影响。学生和老师的档案是他们的表现力的一个记录；另外，随着高校毕业生地不断扩招和每一年都会有毕业生离开学校，也会增加其流动性。所以，大中专毕业生的档案管理存在着动态性的特点。

3 优化档案管理的原因

1）档案管理的重要性。“信息”是现在以及未来最为重要的国家资源，而档案的管理工作便是对信息管理的一种持续性、不间断的性质，譬如：事业单位的档案管理，它不仅仅每一天都会有新的数据录入、新的资料产生；而且还需要对单位人员以前的经历进行深入地分析和了解，准确地掌握第一手资料。然而，资料的收集和管理就是提供这些一手资料的重要来源，同时也为日常工作带来了极大的便利，自然而然地就能够彰显出档案管理的重要性。

2）档案管理的必要性。拿事业单位为例来讲，它的档案管理是整个国家档案管理的一个重要的组成部分，也是我国档案管理的一个核心要素。譬如：在单位进行期末人事考核的时候，就会从平时的档案记录里来借鉴和参考，如此一来，才可以很好地、客观地对职工进行期末考核和发放年终奖励。假如没有平时并没有进行档案管理来记录大家的平时工作成果，那么又将如何进行期末评定呢？所以，对于事业在编人员而言，档案的管理是很有必要的。

3）档案管理的意义。无论是事业在编人员的档案管理，还是大中专毕业生的档案管理，它们都具有重要的意义。首先，从档案的内容上来看，在今天之前所发生的归档内容就是今天的档案；而今天正在逐渐形成的、需要归档的内容便是“活生生”的档案。其次，从属性方面来讲，它具有信息属性、社会属性、知识属性以及文献属性。

4 档案管理的现状

1）档案管理制度缺乏规范化。虽然目前的档案管理制度较为先进，建立了专属的档案室，但是他们却过于重视形式、重视经济效益，而忽略了制度的规范化管理，尚未形成良好的制度保障。在实际记录档案时，并没有可以遵循的制度，进而导致了无法可依、无章可循的现象频频出现；每个工作人员的职能也不够明确，出现问题也将无法责任到个人，会在出现问题时相互推卸责任，撇清关系，进而使档案管理工作无法正常有效地进行。

2）档案管理制度缺乏管理理念。截至目前来看，大多数事业单位没有甚至很少拥有恰当的档案管理理念，进而导致档案管理的工作效率不高，甚至还会出现错误的情况。在实际的档案管理工作当中，大部分的管理人员往往会将工作的重点放到保管档案上，在他们的认识里，认为管理档案就是对现有的档案进行保管罢了，而忽视了对档案的收集和整理工作。这就使得档案管理人员对管理理念的理解出现了偏差，影响了管理档案工作的进程。因此，档案管理制度需要有正确的管理理念才可以促进档案管理工作顺利、高效地进行。

5 解决新时代档案管理现状的措施

1）改变观念，提升管理水平。想要对档案的管理有着最高的效率，就必须从思想上去改变管理的观念，将所有的档案分门别类的摆放好，要学会利用大数据时代将档案电子化管理，这样不仅减少了档案存放空间，还能够使得档案更加完好的保存。另外，如果还需要提升档案的管理水平，就需要档案规范化建设加速进行。所以，建立一个专业的档案管理团队是一种较为可靠的选择，指派一名能力较强者，有着较高的素质和较强的责任心作为组长，起着带头作用，全面安排档案管理工作。

2）档案管理要跟随时代的脚步。所谓的跟随时代的脚步，就是指对整个档案管理办公系统进行数字化改革、紧追随大数据信息时代，也应将适当地扩大档案库房和档案查阅室的整体面积，并且也要适当增加计算机设施的配备，增加空调设施以及消毒器具等等，这样才能够保证以往纸质版的档案保存良好；另外，要在保存纸质版的档案同时还需形成一份电子版进行备案。这样才能够档案的查阅和管理的效率得到有效提高。

6 结束语

综上所述，我国新时代的背景下的档案管理工作虽然还是很重要，但是仍然存在着一些问题，上述内容已经提到了改进的方法，所以，只要把管理手段进行到位、积极地改进档案管理方式等等，那么档案管理工作的水平一定会有着比较大地提升。