做好新时期办公室行政管理工作的思考

毕睿莹 李家明 陈 刚 张向阳

（1.云南省烟草公司昆明市公司石林分公司，云南 昆明 652200；2.云南省烟草公司昆明市公司，云南 昆明 652200）

1 办公室行政管理的意识

1）大局意识。办公室行政管理是一项具有政策意义和全局意义的工作。做好这项工作，必须有自己的全局意识。也就是，我们应该非常清楚各部门的工作，善于把各部门工作组织结合起来，这样才能创造性地、顺利地开展这项行政管理工作。

2）服务意识。为行政部门和员工服务是办公室最重要的职责。为了更好地完成办公室的各项任务，首先要加强和提高工作人员的服务意识。衡量一个办公室绩效的标准是看它所从事的服务是否能让领导和员工满意。要自觉提出更高标准、更严格措施、更务实工作，不断扩大服务范围和水平，提高服务水平。

3）参谋意识。办公室本身是负责领导和决策的人事部门。办公室的工作人员不仅要服从命令，而且要紧紧围绕这项工作的核心，全心全意为他们服务。一是更加贴近领导的工作思路。为了领导着想，积极主动寻找工作中的各种问题，并解决问题关键。二是必须提前操作。在决策前，要对每个岗位进行调查研究，结合实际情况提出一些具体建议，供领导借鉴。

2 办公室行政管理工作现状

一是办公效率普遍低下，无法实现及时上传和发布问题。办公室在文件和信息的宏观沟通、执行、服务和微观处理等方面具有协调和联系的职能。二是办公室的工作职能规划越来越细化，很多传递和组织工作都由办公室承担。而传达各种任务和领导指示有时要经过很多部门和人员，这些都是办公室管理效率不高的原因。第三，办公室工作人员能力有限，工作琐碎，缺乏实事求是、认真负责的精神。使得工作的实施朝着意想不到的方向发展。工作人员缺乏服务精神，素质不高，工作中总是摆出面向群众的架子，这些问题影响了办公室的形象。

3 办公室行政管理的内容和要求

1）定岗、确立岗位负责，保障了政府权力的有效制衡。在实践中，要严格遵循岗位设置基本原则与职责设置之间的要求。对于各级机关的岗位职责设置结构管理制度，需要进一步研究、建立并不断完善。其中，岗位设置的主要目的是根据当前企业管理办公室的工作职能和具体的企业工作管理流程，科学规划设置企业工作岗位的区域节点；所谓的职责定位和标准则主要目的就是按照对企业局部或整个总体工作功能的成本最小化管理要求，把企业管理的工作标准直接分解和传给到具体的企业工作岗位上，从而建立一个完全科学合理的企业工作职责规范。

2）流程的管理优化和成本运作管理得到了有序的有效保障。科学、简便的办公室行政管理业务流程，对于推进办公室行政管理的科学化、精细化具有十分重要的指导意义。基于现代企业行政管理理念，办公室的行政管理工作和流程管理逐步优化和完善。公司根据自己的业务职能，进行了相关业务信息和数据分析，这大大促进了公司其他办公流程的顺利进行，能够按照工作流程进行。对于这一业务流程，在整个业务流程设计的操作过程中，不仅要保证业务目标清晰明了，而且最重要的是实现各个环节的无缝衔接和有效合作。

3）考核建立评议和绩效改善。首先需要明确考核的标准与技术要求，对于程序性和容易被量化的事务处理办公室项目，应该尽可能多地做到保障质量考核的目标和设计科学性；非程序性或者主观性比较强的项目，应当针对其特点进行稳定性评估指标的设计。通过采用科学合理和技术手段，结合现代行政管理的信息系统，生成一套科学的行政管理工作指标。对于实践中难以被量化为基础的指标，可以采用人工手段的方式加以优化，从而提高考核之有效性。

4）制度的不断完善，夯实了理论基础。建立健全从国家烟草专卖执法部门和烟草企业双重身份各项工作服务管理机制，尽可能多地避免了目前存在的服务管理体制空白。同时也尤其需要特别注意的是建立健全各类重大决策事项的企业集体民主决策和组织相关企业专家的决策咨询、听证以及企业决策结果评价等民主决策的工作机制，并以此机制为理论基础不断提高企业相应的专家辅助企业决策咨询工作的服务质量。对当前的企业管理机制和政策措施都进行充分清理，从而真正建立运行起一个更加科学、完善、有效的企业经营管理制度。

4 做好新时期办公室行政管理工作的措施

1）推进制度化。为了保证办公室行政管理方案的实施，达到既定的效果，必须建立激励约束机制。在实施行政管理之前，要总结出一套健全、系统、详细的规章制度，作为实施行政管理的依据。企业为了自身生存和发展的需要，制定了制度化、专业化的统一法律规定和准则，要求全体员工按照各自的职责、行为和管理目标行事和工作，并按照与企业的经营、生产和管理密切相关的规范和方针。如果企业没有这样一个统一的标准，就没有机会实现未来的发展战略。

2）全面提高员工的素质。要实现行政管理的专业化、精细化，必须培养一大批优秀的专业技术人才，实现管理全过程的专业化、规范化。企业需要高度重视细节的管理，虽然这些细节的管理不难落实，但要一如既往地坚持发展将变得非常困难。在办公室每月编制的月度工作计划中，可根据月初计划对办公室各领域工作进行量化、细化和分解，明确各工作阶段的主要负责人和任务，使工作成果和工作状态一目了然。

加强办公室行政管理，必须高度重视组织行政管理人员的学习和培训。首先要重视加强企业行政管理的重要性，增强工作人员对行政管理工作的高度重视和敏感性，只有增强工作者的责任意识，从思想上加强管理工作，才能保证在实际工作中不会出现所谓的变化。对于一些管理实践能力较差的管理人员，需要定期进行更有针对性地管理知识库讲解和管理技能提升培训，使他们的工作更主动地跟上政治思想，从而有效提高办公室行政管理人员的政治思想素质。

5 结束语

办公室管理是一个组织不可缺少的组成部分，它对组织的正常运转和各项事务的顺利处理起着桥梁作用。它是协调的纽带，是服务工作的核心。然而，现阶段办公室管理存在的问题主要表现在组织的复杂性和人员的冗余性导致的效率低下、提高人员素质的需要以及外部社会认知的偏差。针对这些问题，需要简化和规范办公室的行政机构，提高办事效率；职工要不断学习，树立正确的思想观念，更好地开展行政工作；同时，各机构、各部门要努力纠正外界的认知偏差，使之成为自身改进工作的不竭动力。