简析事业单位档案管理工作的优化措施

乌兰格日勒

（红山区民族少儿图书馆，内蒙古 赤峰 024000）

现阶段我国经济正处在飞速发展时期，科学技术也在不断地发展，这对于事业单位档案管理工作来说既是机遇也是挑战，要知道档案管理工作直接关系到事业单位的管理水平和科学决策，因此各个阶层人员必须要充分重视档案管理工作，在发展的过程中结合时代特点来优化事业单位档案管理工作，全面提升档案管理工作的效率，充分发挥其价值，为事业单位能够科学合理地应用档案资源创造有利条件。

1 档案管理工作开展的现状及存在的问题

在我国经济建设呈现新常态且国家产业结构不断优化调整之后相关部门开始认识到事业单位档案管理工作的重要性，各个地区也开始结合本地区事业单位档案管理工作展开的要求不断地推进档案管理工作改革，在发展的过程中不断地摸索档案管理工作开展的新思路，但是从当前我国各大事业单位档案管理工作开展的实际情况来看，还是有很多事业单位的领导由于对档案管理工作缺乏认识，对档案管理工作存在一定的误解，他们认为档案管理工作就是简单地对资料进行整理、分类，并将其保存在档，在工作时无需将现代信息技术手段应用到档案管理工作中，这样档案管理工作的效率自然会受到影响；另外，当前有很多单位甚至都没有设置专门的档案管理部门，档案管理工作都是由其他行政人员兼职管理，这样一来工作的积极性就会受到很大影响，再加上兼职档案管理人员自身的业务能力不是很高，档案管理工作的质量无法得到保障[1]。

2 加强档案管理工作管理的必要性

档案是记录事业单位发展历史的资料，是保证事业单位生产、经营管理工作顺利开展的基础，同时档案也是事业单位的一笔宝贵财富，是事业单位的重要凭证，规范的档案可以在关键时刻保护事业单位的合法权益，展现事业单位的发展历程，让员工可以产生集体荣誉感和认同感，对事业单位的忠诚度自然也会提升。正规的档案室需要配备专业档案管理人员，并对档案管理人员进行培训，这样才可以保证档案管理工作的顺利开展，但是目前我国还是有少数单位并不是很关注档案管理工作，或者说有的事业单位配备档案管理人员，但是档案管理人员并不能及时地搜集数据并对数据进行整理，这样就会给事业单位造成不可避免的损失，影响事业单位的可持续发展[2]。

3 加强档案管理工作的方法

1）做好统筹领导工作。首先档案管理单位应当设置和本单位相结合的组织管理工作，同时也应当建立档案管理专项工作小组，工作小组人员应当首先明确自己的任务，之后再切实做好档案工作中的业务建设、库房建设工作。另外，事业单位也应当将档案业务经费加入到单位财务计划中，逐步加大资金投入，做好基础设施建设工作，并结合档案数量来配备相应的档案管理人员，这样才可以充分保证档案管理工作的实际效果。

2）做好制度队伍建设工作。档案管理工作必须要符合《中华人民共和国档案法》的相关规章制度，让档案管理人员在开展日常工作的同时不断地探索新问题，并且在工作中也应当结合实际情况以及具体的档案类别来优化相关的管理规章制度，这样才可以保证档案管理工作的规范化。

3）加强队伍建设工作。档案管理工作人员的素质直接关系到档案管理工作的质量，因此各大事业单位必须要对档案管理人员进行严格要求，定期开展教育培训工作来提升档案管理人员的思想认识，让档案管理人员可以在日常工作过程中严格遵守相关的规章制度，与此同时也应当不断地学习新知识、新技术，这样才可以保证档案事业的蓬勃发展。用人单位也应当不断地选拔能够吃苦耐劳的人才，在工作人员上岗之前应当组织相关的知识技能培训，让工作人员可以学习先进的管理理念，积累丰富的管理经验，并对档案管理人员的储备技能进行考核，这样才可以更好地保证档案管理人员的综合素质以及事业单位档案管理工作的质量[3]。

4）关注基础工作，提升执行力度。档案管理工作关乎我国社会的发展，它不仅可以记录历史也可以传承文明造福社会，因此档案管理人员应当严格贯彻党中央的各项要求，在工作中认真履行自己的职责。并且也应当从长远的角度来对近期的工作计划进行规划，让档案管理工作可以更加科学性[4]。另外，档案管理人员也要结合各类档案立卷归档的要求来做好档案的收集、分类以及保管等工作，事业单位应当利用现代信息化手段将各类档案存入到目录数据库中，之后如果需要查阅档案则可以迅速、准确地对其进行检索，这样一来档案管理工作就可以更加规范化。如果在开展档案管理工作时有个人或者单位违反相关法律规定，管理人员可以依法追究其责任，如果情节严重也可以依法追究其法律责任。

5）将档案管理工作纳入目标绩效考核。档案管理工作涉及很多方面的内容，档案管理人员应当将档案管理工作纳入本单位的目标绩效管理中，将档案管理工作任务层层分解，每一层级工作人员一定要切实履行自己的责任，严格将档案管理工作落到实处。在对干部人事档案、科技档案等一些重要档案进行管理时一定要提前按照达标等级申报，这样才可以有效确保工作效率，让档案管理工作可以真正地为社会发展贡献力量。

6）严格落实监督检查工作。上级领导应当充分发挥自身的监督指导工作，深入到基层听取基层人员的工作汇报、了解基层人员的工作情况，并在此基础上做好档案的集中管理和审核工作，除此之外领导班子也要定期对基层人员进行考核，及时指出基层员工工作中存在的问题，督促基层单位及时做出整改措施，从而全面提升档案管理工作的整体效果[5]。

7）利用现代化手段来优化档案管理工作。当今社会是信息化社会，在开展档案管理工作时档案管理人员应当始终坚持现代化的档案管理理念，在展开档案管理工作时积极利用现代信息技术，不断地创新档案管理工作方式以此来推进档案管理工作的开展，切实做好档案的保护、管理工作，全面提升档案管理工作的效率。

4 结束语

总而言之，档案管理工作是一项需要长期积累的工作，认真贯彻落实党和国家制定的相关法律法规，让档案管理工作可以始终保持标准化和科学化。档案管理人员不仅要对档案进行记录还应当将档案充分地利用起来，让档案可以充分发挥其功能，要知道档案就是事业单位的固定资产，档案中记载着未公开的、未申请专利的知识，事业单位必须要利用好这些无形的资产才能够真正实现可持续、稳定发展。